StudieNachnutzung braucht Strukturen

Als das Onlinezugangsgesetz 2017 verabschiedet wurde, klang ein Versprechen besonders verheißungsvoll: das Einer-für-Alle-Prinzip (EfA). Der Kerngedanke: Ein Land digitalisiert eine Verwaltungsleistung, alle anderen Länder oder Kommunen können diese anschließend nachnutzen. Ziel ist es, die – im äußersten Fall – hundertfache Entwicklung identischer Online-Verwaltungsleistungen auf kommunaler Ebene zu vermeiden. Das EfA-Prinzip gilt als Motor der OZG-Umsetzung und als Katalysator für die effiziente Verwaltungsdigitalisierung. Gleichzeitig zeigen Entwicklungen zu Themen wie dem Deutschland-Stack und NOOTS, dass ein hoher Bedarf an einer gemeinsamen interoperablen IT-Infrastruktur als Grundlage für digitale Verwaltungslösungen besteht. Ab Ende 2022 entstand der Marktplatz für EfA-Leistungen – ein Produkt des IT-Planungsrats in Verantwortung der FITKO – als zentrale Nachnutzungsplattform für Bund, Länder und Kommunen.

Wie hat sich das Prinzip inzwischen bewährt? In einer aktuellen Studie untersucht Fraunhofer FOKUS die länderspezifische Organisation der kommunalen Nachnutzung von EfA-Leistungen und die Rolle des Marktplatzes für EfA-Leistungen. Auftraggeber der Studie war die Tech-Genossenschaft govdigital, der Betreiber des Marktplatzes. Die Ergebnisse machen deutlich, dass die Länder intensiv daran arbeiten, die Organisation der kommunalen Nachnutzung möglichst effizient zu gestalten. Ein anderes Bild zeigt sich auf kommunaler Ebene: „Während einige Bundesländer beim EfA-Roll-out sichtbare Fortschritte erzielen, ringen viele Kommunen mit komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen und begrenzten Ressourcen“, sagt Alinka Rother, Mitautorin der Studie.

Umsetzungsmodelle der Länder

Die Autorinnen betrachten zunächst die verschiedenen Umsetzungsmodelle der Nachnutzung von EfA-Leistungen in den Bundesländern und zeigen, wie der EfA-Roll-out in den Ländern organisiert ist. Zwei Drittel der Bundesländer setzen demnach auf eine zentrale Koordination durch landeseigene Einrichtungen oder spezielle Koordinierungsstellen. Andere Länder sorgen für mehr Autonomie der Kommunen durch einen höheren Grad an Dezentralisierung. Der EfA-Marktplatz als bundesweite föderale Austauschplattform für EfA-Leistungen wird von vielen Ländern genutzt, das volle Leistungsspek­trum von der Recherche über den Bezug bis hin zur Vertragsabwicklung jedoch noch nicht von allen Akteuren ausgeschöpft.

„Ein föderaler Marktplatz ist ein wichtiger Baustein, um die Nachnutzung von EfA-Leistungen zu vereinfachen“, betont Clemens Fell, Produktmanager für den EfA-Marktplatz bei der FITKO. Aktuell sind über den EfA-Marktplatz 133 EfA-Leistungen verfügbar, 554 Nachnutzungsverträge konnten seit Ende 2022 geschlossen werden. Die Studie sieht die Vorteile des EfA-Marktplatzes unter anderem in eindeutigen Bestell- und Genehmigungsprozessen und einem geringeren Aufwand bei der Anpassung von Verträgen. Die Abläufe im Marktplatz müssten jedoch vereinfacht werden, um dessen Attraktivität zu erhöhen. Darüber hinaus benötige es ein breites Angebot an abrufbaren EfA-Leistungen.

Studie empfiehlt Handlungsfelder

Der Grundgedanke der zentralen Bereitstellung und der kommunalen Nachnutzung wird von den Macherinnen der Studie bestätigt. Damit EfA seine Wirkung noch breiter entfalten kann, empfehlen sie mehrere Handlungsfelder: „Planungssicherheit ist die Grundvo­raussetzung für einen erfolgreichen EfA-Roll-out. Es bedarf verbindlicher Finanzierungszusagen und langfristiger Planungshorizonte für Kommunen, insbesondere auf Landesebene“, so die Autorinnen. Die derzeitige Handhabung von Einer-für-Alle führe auf kommunaler Ebene zu Unsicherheiten, beispielsweise bei vergaberechtlichen oder finanziellen Fragestellungen. Herausforderungen für die Kommunen entstehen auch, wenn die Integration einer EfA-Leistung in eine bestehende IT-Landschaft ein hohes Fachwissen voraussetzt.

„Eine stärker vereinheitlichte Organisation der EfA-Nachnutzung könnte perspektivisch dazu beitragen, bestehende Herausforderungen zu verringern“, stellen die Autorinnen der Studie fest. Darüber hinaus empfiehlt die Studie die breite Anerkennung bestehender vergaberechtlicher Intermediäre unter den Akteuren. Dies kann den Roll-out von EfA-Leistungen auf der Basis vergleichbarer Strukturen beschleunigen. Bündelungseinrichtungen können Kommunen passgenau bei der Nachnutzung von EfA-Leistungen unterstützen. Wichtig ist, dass die Einrichtungen als verlässliche Ansprechpartner für die Kommunen agieren.

Das umfassendste Angebot für die Verwaltung

Mit Blick auf den EfA-Marktplatz hat der IT-Planungsrat bereits eine richtungsweisende Entscheidung getroffen. So sollen die Leistungen aus EfA-Marktplatz und FIT-Store sowie die Services der Deutschen Verwaltungscloud (DVC) künftig über einen gemeinsamen Marktplatz abrufbar sein: „In den vergangenen Jahren ist auf allen föderalen Ebenen die Erkenntnis gereift, dass die Beschaffung von IT-Lösungen für die Verwaltung insgesamt sehr aufwendig ist. Mit dem Marktplatz Deutschland Digital schaffen wir einen umfassenden und attraktiven Zugang zu einem breiten Portfolio an IT-Lösungen für Behörden“, erklärt Stephan Bartholmei, Leiter Produktmanagement bei der ­FITKO.

Mit der Bündelung geprüfter digitaler Lösungen für die öffentliche Verwaltung an einem Ort wird 2026 das bisher umfassendste Angebot für die Verwaltung entstehen. Im Fokus stehen die Vergleichbarkeit von IT-Lösungen, einheitliche Nutzungsbedingungen und transparente Preismodelle für Inbetriebnahme, Wartung, Roll-out und Support. Dies soll zu einer hohen Sicherheit und Vergleichbarkeit für Behörden bei der Nachnutzung von Angeboten führen.

Einer für Alle als langfristiger Erfolg

Als technische Basis des geplanten Marktplatzes Deutschland Digital soll das Serviceportal der DVC fungieren. Verantwortlich für die Umsetzung ist die FITKO im Auftrag des IT-Planungsrats: „Unsere bisherigen Erfahrungen und Erkenntnisse aus der Arbeit an EfA-Marktplatz, FIT-Store und Deutscher Verwaltungscloud fließen in den Marktplatz Deutschland Digital ein. Behörden sollen zukünftig von noch einfacheren und einheitlichen Prozessen im Marktplatz Deutschland Digital profitieren“, so Produktmanager Fell. Perspektivisch sollen zudem weitere Marktplatzangebote und auch Angebote privater Anbieter in Deutschland Digital aufgenommen werden können.

Auch im Bereich der Finanzierung sorgen Bund und Länder für Sicherheit: So hat der IT-Planungsrat beschlossen, die Arbeit der bisherigen Projektgruppe EfA-Finanzierung in eine dauerhafte Lenkungsgruppe zu überführen. Damit werden die koordinierte Finanzierung und Weiterentwicklung der nach dem EfA-Prinzip entwickelten digitalen Verwaltungsleistungen langfristig ermöglicht. Mit seinen Beschlüssen hat der IT-Planungsrat bereits wichtige Maßnahmen in die Wege geleitet, die auch mit den Erkenntnissen der Studie von Fraunhofer FOKUS einhergehen. Er schafft damit die Voraussetzungen dafür, dass aus Einer für Alle ein langfristiger Erfolg für Alle wird und sich das Versprechen des EfA-Prinzips immer weiter erfüllt.