Kreis Minden-LübbeckeE-Akte eingeführt

Mit Unterstützung des Dienstleisters OWL-IT hat der Kreis Minden-Lübbecke die Aktenführung im Jugendamt digitalisiert. 140 Beschäftigte arbeiten jetzt mit der E-Akte. Ein zentraler Faktor war nach Angaben von OWL-IT die enge Verzahnung des DMS nscale mit dem bestehenden Fachverfahren, in diesem Fall die Entwicklung der Schnittstelle zwischen PROSOZ 14+ und dem DMS, die in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung und Informationstechnik umgesetzt wurde. Ziel war es, Dokumente automatisiert, strukturiert und fachlich korrekt aus dem Fachverfahren in die digitale Akte zu überführen.

„Uns ging es von Anfang an nicht darum, Papier einfach nur zu scannen“, sagt Markus Jun, IT-Koordinator im Jugendamt. „Wir wollten Prozesse neu denken und die digitale Akte so in den Arbeitsalltag integrieren, dass sie echte Entlastung bringt.“ Jun hat das Projekt, welches insgesamt knapp zwei Jahre dauerte, aus fachlicher Sicht intensiv begleitet, heißt es von OWL-IT.

Intensive Abstimmung

Im Rahmen verschiedener Workshops haben alle Beteiligten zum Start die bestehenden Abläufe analysiert und Zielprozesse für die zukünftige digitale Aktenführung erarbeitet. Parallel dazu wurden technische Möglichkeiten bewertet, insbesondere hinsichtlich Datenübermittlung, Dokumentenklassifizierung und der passgenauen Abbildung von Aktenstrukturen im DMS. Die intensive Abstimmung ermöglichte es, bereits früh ein belastbares technisches und fachliches Gesamtkonzept zu entwickeln.

Auf Basis des Konzepts begann die technische Umsetzung. OWL-IT entwickelte eigenen Angaben zufolge schnell eine erste funktionsfähige Version. In Testläufen ergaben sich immer wieder Anpassungsbedarfe von Datenfeldern, Metadatenstrukturen und Übergabemechanismen, bevor die Lösung im ersten Sachgebiet aktiv geschaltet und auf Herz und Nieren geprüft wurde. Dabei taten sich weitere Verbesserungsmöglichkeiten, wie Optimierungen bei der Dokumentenzuordnung sowie Anpassungen der Akten- und Vorgangsstruktur, auf, bevor das gesamte Jugendamt in den Produktivbetrieb wechselte.

Blaupause für weitere Projekte

Das DMS dient seitdem nicht nur als digitales Archiv, sondern als zentrale Plattform für strukturierte, revisionssichere Aktenführung, teilt OWL-IT des Weiteren mit. Dokumente würden nicht isoliert abgelegt, sondern direkt den richtigen Vorgängen und Akten zugeordnet. Das schaffe Übersicht, spare Zeit und ermögliche moderne Arbeitsplätze sowie flexibles Arbeiten – auch im Homeoffice.

„Das Dokumentenmanagement ist für uns ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalen Verwaltung“, sagt Sören Staas, Amtsleiter IT & Digitalisierung. „Es schafft die Basis, um Prozesse künftig weiter zu automatisieren und gleichzeitig rechtssicher zu bleiben. Die Einführung im Jugendamt kann als erfolgreiche Blaupause für weitere Projekte dienen, hat aber auch gezeigt, wie wichtig das Zusammenspiel von Fachbereich, zentraler IT und externem Dienstleister ist, um digitale Lösungen zu schaffen, die im Arbeitsalltag optimal unterstützen.“