komXworkMehr als eine Dokumentenablage

Dokumente zentral ablegen, bearbeiten und aus Fachverfahren heraus nutzen: Diese Aufgaben übernimmt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) komXwork seit 2006 in Verwaltungen. Zum 20-jährigen Bestehen blickt die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) in einer Mitteilung auf die Entwicklung zurück. Verantwortlich für das Produkt ist heute das Softwarehaus digitalfabriX, eine hundertprozentige Tochter des kommunalen IT-Dienstleisters. Aus der ursprünglichen Dokumentenverwaltung wurde nach dessen Darstellung eine Plattform für Informationsmanagement und digitale Zusammenarbeit.

Ausgangspunkt waren Anfang der 2000er-Jahre Informationen, die vielerorts auf Papierakten, E-Mails, Fachverfahren und Dateiablagen verteilt waren. Verwaltungen mussten Daten strukturiert erfassen und Dokumente revisionssicher archivieren. Die digitale Bearbeitung war laut der Mitteilung jedoch nur eingeschränkt möglich. Gemeinsam mit Technologiepartnern wie den Softwareherstellern Microsoft und Adobe entstand deshalb ein Ansatz, der über die reine Ablage hinausging: Dokumente, Informationen und Fachanwendungen sollten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg digital nutzbar bleiben.

Ganzheitlicher Ansatz

Die Entwicklung erfolgte im Unternehmensverbund: Der heute für komXwork zuständige Softwarebereich war zunächst unter dem Namen LivingData Software Teil des IT-Systemhauses LivingData. Seit 2021 arbeitet digitalfabriX als eigenständiges Softwarehaus. „Mit komXpress hatten wir bereits eine leistungsfähige Plattform. Mit komXwork haben wir dann 2006 die Dokumente und Akten in den Mittelpunkt gestellt und damit die Grundlage für digitale Verwaltungsprozesse geschaffen“, erinnert sich der damalige Produktverantwortliche Thomas Schweizer. Bereits von Beginn an konnten Dokumente, Formulare, E-Mails und Bilder zentral abgelegt, recherchiert und bearbeitet werden.

Ein wichtiger Entwicklungsschritt folgte 2009: komXwork wurde zur zentralen Dokumentenmanagementplattform für die E-Akten der OK.Fachverfahren von AKDB. Seitdem können diese Anwendungen Dokumente direkt im DMS speichern und verwalten. Beschäftigte greifen entweder aus ihrem Fachverfahren oder über die Oberfläche von komXwork auf die Informationen zu. Die zentrale Bereitstellung soll nach Angaben des IT-Dienstleisters Mehrfachablagen vermeiden, Suchzeiten verkürzen und die Bearbeitung beschleunigen. Technische Grundlagen der Lösung bildeten Microsoft SQL Server und das EASY-Archiv für die revisionssichere Speicherung.

Fachverfahren direkt angebunden

Im Laufe der Jahre kamen weitere Komponenten hinzu. Ein PDF-Server übernimmt die automatisierte Dokumentenkonvertierung, ein Workflow-Server unterstützt die Digitalisierung von Prozessen und ein Index-Server ermöglicht Volltextsuchen. Über komXsuite ist zudem ein webbasierter Zugriff möglich. Die Anbindung an Fachverfahren und digitale Aktenlösungen wurde ebenfalls ausgebaut. Als Nutzen nennt AKDB neben der zentralen, revisionssicheren Ablage medienbruchfreie Prozesse und kürzere Recherche- und Bearbeitungszeiten. Die Weiterentwicklung liegt bei digitalfabriX.