Digitale TransformationBeschäftigte mitnehmen

Ohne Technik und Digitalisierung geht heute fast nichts mehr. Der Erste Bürgermeister der baden-württembergischen Landeshauptstadt Stuttgart, Fabian Mayer, gab deshalb im Jahr 2018 den Startschuss für einen Strategieentwicklungsprozess, an dessen Ende die Digitalisierungsstrategie Digital MoveS stand. Der Gemeinderat bewilligte zum damaligen Haushalt die beachtliche Summe von 64 Millionen Euro für die Digitalisierung der Verwaltung. Als Pendant zur Digitalisierungsstrategie wurde im Mai 2022 zwischen der Gesamtpersonalratsvorsitzenden Claudia Häußler und Oberbürgermeister Frank Nopper die Rahmendienstvereinbarung zur Digitalisierung und IT bei der Landeshauptstadt geschlossen (wir berichteten).
Die Vereinbarung bildet den großen Rahmen für die Stuttgarter Digitalisierungs- und IT-Vorhaben. Sie soll nicht nur die Chancen und Möglichkeiten der Digitalisierung für die Beschäftigten aufzeigen, sondern auch die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Personalvertretung stärken und effizient gestalten. Durch ein transparentes und strukturiertes Beteiligungsverfahren wird der Abstimmungsprozess beschleunigt und die Vertragspartnerinnen und -partner erhalten Handlungssicherheit.
Begonnen haben die Verhandlungen unter Leitung der Organisationsabteilung in einem Kern-Team, bestehend aus Gesamtpersonalratsmitgliedern, Vertretenden aus der IT-Abteilung, der Digitalisierungsbeauftragten und einer Juristin. Auch wurden die wichtigsten Fachexpertinnen und -experten hinzugezogen. So wurden zum Beispiel der Datenschutz, der Arbeits- und Gesundheitsschutz, die Schwerbehindertenvertretung, die Behindertenbeauftragte und der Bereich der Aus- und Fortbildung eingebunden. Über zwei Jahre hinweg wurden so Themen strukturiert und kompakt zusammengefasst.

Wichtiges Signal für die Mitarbeitenden

Zukunftsweisend ist die Zusage zur Beschäftigungssicherung, die betriebsbedingte Kündigungen im Rahmen der Digitalisierung ausschließt. In der Präambel der Vereinbarung heißt es: „Den Vertragsparteien ist es wichtig, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, die Beschäftigten, also die Mitarbeiterschaft, in den Transformationsprozess einzubinden und mitzunehmen. Die Beschäftigten werden bei der digitalen Transformation durch permanente Personalentwicklungs- und Qualifizierungsmaßnahmen sowie durch das Changemanagement unterstützt und begleitet.“
Bürgermeister Fabian Mayer ist überzeugt, dass Digitalisierung nur mit motivierten und engagierten Mitarbeitenden gelingen kann. Entsprechend bedeutsam sei diese mit der Arbeitnehmervertretung geschlossene Regelung: „Die Landeshauptstadt legt bei der Digitalisierung mittlerweile ein beachtliches Tempo vor. Die abgeschlossene Rahmendienstvereinbarung stellt einen weiteren großen Schritt dar und bietet den Beschäftigten Sicherheit. Dadurch soll auch die Motivation gestärkt werden, sich auf den Digitalisierungsprozess einzulassen und aktiv mit voranzubringen. Die Beschäftigungssicherung ist ein wichtiges Signal für die Mitarbeiterschaft und unterstützt den digitalen Transformationsprozess.“
Herzstück der Vereinbarung ist das strukturierte und transparente Beteiligungsverfahren. Die Vereinbarung geht nicht über die gesetzlichen Regelungen des Landespersonalvertretungsgesetzes Baden-Württemberg hinaus, es wurde aber zusätzlich ein Schema für die Einteilung der verschiedenen IT-Vorhaben festgelegt. In der täglichen Arbeit können die Mitarbeitenden und die jeweilige Führungskraft so schnell herausfinden, ob ein Vorhaben in den Bereich der förmlichen Beteiligung fällt oder nicht. Außerdem können Patches und Updates, die geringe Auswirkungen auf die Anwendenden haben, direkt umgesetzt werden.

Vereinbarung am Puls der Zeit

Ergänzt wird das Beteiligungsverfahren um zwei neue Gesprächsformate zwischen Personalvertretung und Verwaltung. Im so genannten Zukunftsdialog soll frühzeitig ein Austausch über wichtige, größere oder innovative Digitalisierungs- und IT-Vorhaben stattfinden. So können auch eventuelle Beteiligungstatbestände geklärt werden. Im Spezifikationsdialog soll an konkreten Projekten die Thematik der künstlichen Intelligenz (KI) diskutiert werden, um verbindliche Anforderungen an die Gestaltung einer vertrauenswürdigen KI zu formulieren. Anfang des Jahres 2023 sollen die beiden Dialoge zum ersten Mal stattfinden. Sicher wird man die genauen Inhalte und die Ausgestaltung noch verfeinern müssen, aber es ist ein weiterer Schritt für eine gute Zusammenarbeit zum Wohl der Beschäftigten.
Die Stuttgarter Strategie Digital MoveS und die verwaltungsinterne Rahmendienstvereinbarung zur Digitalisierung und IT müssen noch mit Leben gefüllt werden. Dafür zeichnet das im Jahr 2022 bei der Stadt Stuttgart gegründete Amt DO.IT – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT zuständig. Für Amtsleiter Thomas Bönig sind die Mitarbeitenden bei der Digitalisierung das größte Potenzial für den Erfolg von Digital MoveS. Sie bei der Digitalisierung mitzunehmen, weiterzubilden und dabei neue, wie auch bessere Perspektiven zu eröffnen, ist eine überaus wertvolle Investition in die digitale Zukunft der Landeshauptstadt. „Ich bin sehr für Bürokratieabbau und begrüße es stets, wenn Regelungen zu einer Verfahrensbeschleunigung führen“, sagt Thomas Bönig. „Die Vorgaben der Rahmendienstvereinbarung müssen sich nun in der Praxis bewähren und werden gerade am Projekt HCL Sametime live angewandt. Gut ist auch, dass die Vereinbarung leben soll. In einem Verbesserungsprozess soll sie also immer wieder fortgeschrieben werden und bleibt damit am Puls der Zeit.“