E-RechnungDer Umstieg kommt
E-Invoicing bedeutet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (wie etwa XRechnung und ZUGFeRD) zu erstellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert digital annehmen sowie verarbeiten kann. Öffentliche Auftraggeber müssen bereits seit April 2020 gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU technisch in der Lage sein, im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen anzunehmen. Dafür benötigen sie eine Software, welche die E-Rechnungen in nachfolgende ERP- oder Buchhaltungssysteme übernimmt und dort weiterverarbeitet. Derartige Software-Lösungen zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung sind bereits in zahlreichen öffentlichen Verwaltungen in Deutschland im Einsatz. Allerdings werden sie bislang kaum nachgefragt. Denn der Anteil der XRechnungen bewegt sich in den meisten Verwaltungen noch im einstelligen Bereich.
Das ändert sich nun: Hintergrund ist das Ende November 2023 verabschiedete Wachstumschancengesetz, das auch das Thema E-Rechnung betrifft. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CEN-Norm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung beziehungsweise eine vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen. Technisch erfüllen diese Anforderung die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x.
Übergangsregelung soll Umstieg erleichtern
Mit dem Wachstumschancengesetz wird auch für die Privatwirtschaft verbindlich, was für den öffentlichen Sektor bereits seit Jahren vorgegeben ist. Demnach muss mit Beginn des Jahres 2025 jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Gleiches gilt stufenweise ab dem Jahr 2027 beziehungsweise 2028 für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland, der dann elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen muss.
Um den technischen Umstieg zu erleichtern, sieht der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen vor. In den ersten zwei Jahren darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate. Die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab dem 1. Januar 2025 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – wie bereits erwähnt, ist der Empfänger zur Annahme verpflichtet. Für Kleinunternehmen (unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz) gilt die Ausnahmeregelung (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) noch ein Jahr länger, also bis Ende des Jahres 2027. Ab dem Jahr 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.
Versand von E-Rechnungen bedenken
Für öffentliche Verwaltungen hat das Thema somit zwei Seiten: die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen einerseits und die zu ihrem Versand andererseits. Beim Rechnungseingang sind öffentliche Verwaltungen der Privatwirtschaft bereits einen Schritt voraus. Ihre bisherigen Ansätze im öffentlichen Bereich für die Annahme und Verarbeitung von Rechnungen im XML-Format sollten sie allerdings auf den Prüfstand stellen. Ist die Skalierbarkeit gegeben? Sind sie in SAP FI, MM oder PSM/PSCD integriert, um so die Schritte der Rechnungsbearbeitung wirklich zu erleichtern und zu beschleunigen? Sind sie auch noch geeignet, wenn ab dem Jahr 2028 die E-Rechnung das vorherrschende Format ist und der Anteil eintreffender XML-Rechnungen im öffentlichen Sektor plötzlich deutlich über 50 Prozent ansteigt? Gleichzeitig muss sich der öffentliche Sektor darauf einstellen, elektronische Rechnungen auch versenden zu können. Dies gilt für alle Einrichtungen, die steuerpflichtig sind, wie Eigenbetriebe und KMU.
Software mit passendem Workflow
Alle öffentlichen Auftraggeber mit SAP im Einsatz stehen derzeit vor einer Migration auf die neue Produktversion S/4HANA. Sie sollten das Thema priorisieren, denn die Zeit drängt und die Ressourcen, konkret die Consultants, sind knapp. Elektronische Rechnungsverarbeitung ist dabei in doppelter Hinsicht interessant, denn ein hoher Digitalisierungsgrad ist zugleich die Voraussetzung für standardisierte und automatisierte Prozesse. Und dafür braucht es geeignete Software-Lösungen. SAP geht mit S/4HANA klar in Richtung Cloud und stellt mit der SAP Business Technology Platform (BTP) einen Werkzeugkasten bereit, der die zukünftige Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden soll. Die xSuite Group hat auf dieser Plattform einen neuen Workflow zur vollständigen Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung entwickelt. Er basiert auf dem Kernprodukt xSuite Invoice, das dazu um einen cloudnative Technologie-Stack erweitert wurde.
Weniger Aufwand, vertraute Oberfläche
Der Vorteil für Verwaltungen besteht darin, dass sie mit einer Entscheidung für die Cloud und die passenden Anwendungen eine Clean-Core-Strategie umsetzen können. Das heißt, sie erhalten technologisch einheitliche Prozesse und Systeme und verringern damit ihren administrativen Aufwand. Fachbereiche arbeiten weiterhin mit einem auf sie zugeschnittenen Rechnungsworkflow und in einer ihnen vertrauten Oberfläche. Das Kernprodukt von xSuite, die standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung, ist unter Berücksichtigung der SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie dem Kommunalmaster Finanzen bereits bei zahlreichen öffentlichen Auftraggebern deutschlandweit im Einsatz.
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2024 von Kommune21 im Schwerpunkt Finanzwesen erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.
Borkum: Darlehensverwaltung mit VOIS
[28.11.2024] Das Fachverfahren VOIS|DALE für die Darlehensverwaltung führt die ostfriesische Stadt Borkum ein. Eine entsprechende Bestellung ging bei Anbieter ab-data ein. mehr...
d.velop / Nagarro: Rechnungsprozesse in der Cloud
[14.10.2024] Die Unternehmen d.velop und Nagarro haben eine Kooperation vereinbart. Ziel ist es, den gemeinsamen Kunden durchgängig digitale Rechnungsprozesse basierend auf der SAP-S/4HANA-Cloud anzubieten, die über die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) bezogen werden können. mehr...
Salzlandkreis: Neue Finanzmanagement-Lösung
[11.10.2024] Der Salzlandkreis arbeitet seit Jahresanfang mit der Finanzmanagement-Lösung der KDO. Der nächste Meilenstein ist der Wechsel auf SAP S/4HANA. mehr...
Gewerbesteuerbescheid: Digitalisierung nimmt Fahrt auf
[10.10.2024] Entwicklung, Anbindung und Erprobung des digitalen Gewerbesteuerbescheids kommen gut voran. Kommunen können von dem Verfahren stark profitieren – und erhalten noch bis Jahresende Unterstützung bei der Einführung. mehr...
Hamburg: Haushaltsplan-Entwurf online
[23.07.2024] Der Haushaltsplan-Entwurf für die Jahre 2025 und 2026 der Freien und Hansestadt Hamburg ist jetzt online verfügbar. Neben dem aktuellen Entwurf sind nun auch die historische Entwicklung der Hamburger Finanzdaten ab dem Jahr 2017 und frühere Haushaltspläne einzusehen. mehr...
Kreis Fürth: E-Signatur vereinfacht Rechnungsworkflow
[09.07.2024] Der Landkreis Fürth hatte sich im Jahr 2022 entschlossen, den Signaturservice der AKDB einzuführen und damit den Rechnungsworkflow zu beschleunigen. Mit dem Ergebnis ist die Kommune mehr als zufrieden. mehr...
Leipzig: IT-gestütztes Vertragsmanagement
[03.07.2024] Mithilfe von IT-Dienstleister GISA führt die Stadtverwaltung Leipzig ein IT-gestütztes Vertragsmanagement ein. Die Lösung soll einen entscheidenden Beitrag zur Verwaltung von Verträgen in den verschiedenen Fachbereichen leisten. mehr...
E-Rechnung: Pflicht als Chance
[25.06.2024] Das Wachstumschancengesetz verpflichtet in Deutschland ansässige Unternehmen ab 2025 zur elektronischen Rechnungsstellung für inländische B2B-Umsätze. Dies könnte auch für die öffentliche Verwaltung eine Chance sein, den digitalen Wandel voranzutreiben. mehr...
E-Rechnungsgipfel 2024: Rechtliche Aspekte im Fokus
[21.06.2024] Insbesondere mit den rechtlichen Vorgaben und Anforderungen im Zusammenhang mit der Pflicht zur Einführung der E-Rechnung hat sich der diesjährige E-Rechnungsgipfel beschäftigt. mehr...
E-Rechnung: Für den Ansturm rüsten
[20.06.2024] Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt. Kommunen sollten jetzt ihre IT darauf ausrichten. Ein Sechs-Stufen-Plan, der als roter Faden Wege und technologische Lösungsmöglichkeiten aufzeigt, kann dabei helfen. mehr...
Monheim am Rhein: KI ordnet Bankbelege
[27.03.2024] Die nordrhein-westfälische Stadt Monheim am Rhein optimiert die Zuordnung von Bankbelegen mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Mit diesem Projekt konnte sich die Kommune unter anderem einen Finalistenplatz beim Axians Infoma Innovationspreis 2023 sichern. mehr...
Saskia: Vorhang auf für die neue Finanz-Software
[20.03.2024] Das Unternehmen Saskia startet mit der Auslieferung seiner neuen webbasierten Finanz-Software SASKIA.H2R. Im Laufe dieses Jahres soll die Lösung das Vorgängerverfahren SASKIA.de-IFR abgelöst haben. mehr...
Bad Nauheim: Zahlungen schneller abwickeln
[26.01.2024] Anfang Januar hat die Stadt Bad Nauheim Steuerbescheide erstmals mit der Finanz-Software von Anbieter Datev erstellt. Der Systemwechsel bringt unter anderem eine einfachere und schnellere Zahlungsabwicklung mit sich. mehr...
Dortmund: Interaktive Haushaltsdaten
[23.01.2024] Für mehr Transparenz stellt die Stadt Dortmund ihre Haushaltskennzahlen ab sofort auch interaktiv bereit. Der Anspruch dabei ist, für möglichst viel Verständlichkeit zu sorgen. mehr...