WagenfeldE-Akte sorgt für Transparenz

Die 7.000-Einwohner-Gemeinde Wagenfeld im niedersächsischen Kreis Diepholz hat innerhalb weniger Wochen eine digitale Aktenlösung im Bau- und Steuerbereich sowie den digitalen Rechnungseingangsworkflow eingeführt. Wie die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mitteilt, gewährleistet das System – zum Einsatz kommt die Lösung nscale von Anbieter Ceyoniq – absolute Transparenz bei der Bearbeitung von Dokumenten und Rechnungen und beschleunigt die Abläufe. Damit hat die Gemeinde Wagenfeld nach Angaben von Bürgermeister Matthias Kreye ihr selbst gestecktes Ziel erreicht: „Wir wollten die Verwaltungsabläufe beschleunigen und mit wenig Aufwand eine erkennbare Verbesserung schaffen. Heute können wir zum Beispiel auf Knopfdruck abrufen, wo sich eine Rechnung befindet und welche Rechnungen noch zur Zahlung anstehen.“ Darüber hinaus können laut KDO nun auch die Mitarbeiter in den Außenstellen, zum Beispiel in den Schulen, auf Workflows, Akten und Dokumente im Rathaus zugreifen. „Ein Papierdokument kann immer nur bei einem Mitarbeiter in Bearbeitung sein. Jetzt können – je nach Berechtigung – mehrere Sachbearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Allein das spart schon immens viel Zeit“, freut sich Bürgermeister Kreye. Ein weiterer Vorteil sei die voll integrierte Anbindung von nscale an die SAP-Lösung KDO-doppik&more. Rechnungen werden dabei über einen Workflow im Finanzwesen verbucht.
Mit dem Start in die neue digitale Bearbeitung zeigt sich Matthias Kreye denn auch sehr zufrieden: „Viele glauben, dass die Einführung eines Dokumenten-Managements erst einmal erhebliche Aufwände in der Verwaltung verursacht. Unser Projekt hat gezeigt, dass es auch anders gehen kann. Die Mitarbeiter hier im Rathaus haben in kürzester Zeit gemeinsam mit der KDO einen großen Schritt in Richtung digitale Verwaltungsarbeit vollzogen.“