Bad HonnefE-Akten erleichtern die Arbeit

„Die Digitalisierung der Akten ist ein unverzichtbarer Schritt für eine moderne Verwaltung, sie beschleunigt die Antragsbearbeitung, erspart zeitaufwendige Aktenrecherchen und macht teuren Raum für wichtigere Zwecke nutzbar.“ Das sagt Bad Honnefs Bürgermeister Otto Neuhoff mit Blick auf ein Vorhaben der nordrhein-westfälischen Kommune. Im Herbst 2015 hat die Stadt laut eigenen Angaben mit einem Digitalisierungsprojekt begonnen. Ziel sei es, den Mitarbeitern der Stadt einen schnellen und effizienten Zugriff auf die Daten der Akten zu ermöglichen. 24 Meter Akten seien bereits verarbeitet. Akten in Papierform, die eingescannt worden sind, werden entweder vernichtet oder haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Pilotabeilung für die Digitalisierung sei das städtische Steueramt. Mitarbeiter des IT-Fachdienstes haben die benötigte Hard- und Software eingerichtet. Akten über die von der Stadt Bad Honnef erhobenen Steuern und die Steuerzahlenden wurden eingescannt und erste Erfahrungen gesammelt. Nachdem das Projekt erfolgreich angelaufen war, wurden Akten aus weiteren Fachdiensten wie Soziales, Asyl und Ordnung übernommen. Die Stadt setzt laut eigenen Angaben ein revisionssicheres Archivsystem ein. Somit sind Änderungen zwar möglich, sie werden allerdings angezeigt, sodass das Originaldokument intakt bleibt und aufgerufen werden kann. Zugriff auf persönliche Daten haben laut der Stadt nur Mitarbeiter, die eine Zugangsberechtigung haben und die Akten bearbeiten. Wie der Meldung zu entnehmen ist, konnten die Kosten gering gehalten werden. Das Verarbeitungsprogramm, durch das die eingelesenen Seiten gespeichert werden, sei schon vorhanden gewesen. Lediglich einige Dokumenten-Scanner waren zu beschaffen. Die Scanarbeiten selbst werden von städtischen Mitarbeitern durchgeführt, die geschult wurden. Im Rathaus werde außerdem Wert darauf gelegt, dass erst gar keine Papierakten entstehen. Beispielsweise das Rechnungswesen werde digital abgewickelt. Eingehende Rechnungen werden in das Dokumenten-Management-System im Computer eingelesen, das Bestandteil der Finanz-Software sei. Die Rathausmitarbeiter bekommen die Rechnung danach nur noch am Bildschirm angezeigt.