Mittwoch, 11. Dezember 2024

BarsbüttelMit System zur E-Akte

[25.09.2024] Wie auch kleine Gemeinden in Rekordzeit die E-Akte einführen können, macht Barsbüttel vor. Eine leistungsstarke, vielseitige Lösung, regelmäßige Schulungen und der Austausch mit anderen Anwendern gehören zum Erfolgsrezept.
Barsbüttel beschleunigt die digitale Transformation.

Barsbüttel beschleunigt die digitale Transformation.

(Bildquelle: Gemeinde Barsbüttel)

In kurzer Zeit ist es Barsbüttel, einer kleinen Gemeinde in Schleswig-Holstein, gelungen, die E-Akte einzuführen. Aufgrund begrenzter finanzieller Mittel hatte sie eine integrierte Lösung für die digitale Transformation der Verwaltung gesucht. Entschieden hat sie sich für start:E von regisafe. Das Produkt bietet als Startpaket fünf Kernlösungen mit insgesamt über 30 Modulen und praxisnahen Funktionen. Dazu kommt der passende Support von regisafe. Eine der fünf Kernlösungen von start:E ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es hat die Arbeitsabläufe in Barsbüttel deutlich optimiert, die Zusammenarbeit im Team ist systematischer und strukturierter als je zuvor. Die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter können nun alle Dokumente einheitlich nach dem digitalen Aktenplan ablegen, indexieren und verwalten. Zudem ermöglicht das DMS die rechtskonforme und fälschungssichere Ablage digitaler Dokumente. Papierakten können bei Bedarf übernommen und in das digitale System integriert werden. Bis 2027 medienbruchfrei Ihren Papieraktenbestand hat die Gemeinde bereits so weit reduziert, dass ein neuer Arbeitsplatz für einen Auszubildenden eingerichtet werden kann. Der Zugriff auf die digitalen Akten erleichtert wiede­rum das ortsunabhängige Arbeiten und die standortübergreifende Zusammenarbeit, zum Beispiel im Homeoffice. Und auch die Bürokommunikation hat Barsbüttel via start:E vernetzt. Im Handumdrehen lassen sich damit Termine koordinieren, Adressen verwalten und Arbeitsabläufe automatisieren. Als nächstes will die Gemeinde den Postlauf digitalisieren, um eingehende Dokumente schneller und effizienter erfassen zu können. Der Barsbütteler Projektplan sieht vor, bis zum Jahr 2027 alle Prozesse komplett medienbruchfrei zu gestalten. Langfristig soll eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung umgesetzt werden, um die digitale Transformation vollumfänglich zu realisieren. Durch den modularen Aufbau des regisafe-Produkts können die einzelnen Funktionen schrittweise eingeführt und bestehende analoge Abläufe sukzessive in digitale Verwaltungsprozesse überführt werden. Support aus einer Hand Wertvolle Unterstützung bietet der Kommune das große regisafe-Netzwerk in Schleswig-Holstein. Durch den intensiven Austausch mit Anwendern aus der Region konnte die Verwaltung Detailfragen klären sowie Feedback und praktische Tipps einholen. Hinzu kommt die kontinuierliche Unterstützung durch den Hersteller. Von der Aktenplanberatung über die Schulung bis hin zur qualifizierten Nachbetreuung kommt alles aus einer Hand. „Der Support hat unsere Erwartungen absolut übertroffen“, resümiert Marc Fischer, der als Sachgebietsleiter IT in Barsbüttel vor allem die technischen Aspekte der Digitalisierungsprojekte betreut. Mit diesen Rahmenbedingungen fiel es der Gemeinde leicht, zügig voranzukommen. In Rekordzeit waren die Personalakten zu 100 Prozent digitalisiert. Heute sind bereits zwei von vier Fachbereichen fast vollständig digitalisiert. Dazu trug auch die volle Rückendeckung durch den Bürgermeister und die breite Akzeptanz bei den insgesamt rund 60 Anwendern bei. Mit den örtlichen Kindertagesstätten, die ebenfalls Interesse an der regisafe-Lösung bekundet haben, werden absehbar weitere Nutzer hinzukommen. Besonders erwähnenswert ist an dieser Stelle das so genannte Concurrent-User-Modell von regisafe: Besitzt ein Kunde beispielsweise 20 Concurrent-User-Lizenzen, können bis zu 50 Benutzer eingerichtet werden, von denen maximal 20 gleichzeitig mit der Software arbeiten dürfen – eine Lösung, die der Kommune eine hohe Flexibilität bietet. Know-how auffrischen oder vertiefen Gut geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter und stehen stärker hinter der Digitalisierung. In Barsbüttel nehmen deshalb alle Teammitglieder an Grundlagenseminaren teil. Dank des breit gefächerten Angebots der regisafe Akademie kann vorhandenes Know-how gezielt aufgefrischt oder vertieft werden. Ebenso können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und zielgerichtet in die Anwendung eingeführt werden. Regisafe bietet sowohl Schulungen beim Kunden vor Ort als auch regionale Schulungen an. Auch die Zusammenarbeit mit Marc Fischer hat sich bewährt. „Nur Mut“, ist seine Devise, weshalb er viel ausprobiert und die technischen Möglichkeiten in Eigeninitiative so weit wie möglich ausschöpft. Durch die Arbeitsteilung mit dem IT-Leiter kann sich der lokale Digitalisierungsmanager Oke Baumann ganz auf die Planung, die Fortbildungsstrategie und den Newsletter konzentrieren, der die Anwender mit Tipps und Tricks versorgt und das Thema regisafe als Dauerbrenner am Leben erhält.

Oke Baumann ist Digitalisierungsmanager der Kommune Barsbüttel und verantwortet unter anderem die Digitalisierungs- und Schulungsstrategie der Gemeinde.




Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: Dokumenten-Management

d.velop: Beteiligung an optiGov

[17.10.2024] Mit der Beteiligung an der Firma optiGov kann das Unternehmen d.velop künftig eine ganzheitliche Digitalisierungslösung anbieten – von der Authentifizierung über die interne Abwicklung in den Fachbereichen bis hin zur rechtlich konformen Zustellung von Dokumenten. mehr...

Leichlingen: Umstieg auf die E-Akte

[09.10.2024] Die Einführung der elektronischen Aktenführung sowie die fortschreitende Digitalisierung von Dienstleistungen im Bereich Bürgerservice stehen im Fokus der aktuellen E-Government-Strategie der Blütenstadt Leichlingen. mehr...

3D-Outlines eines Briefumschlages mit @-Zeichen, dargestellt vor einem blauen Hintergrund.

Lecos: E-Mail-Archiv für die Stadt Leipzig

[09.10.2024] Mit der Einführung eines zentralen E-Mail-Archivs unterstützt IT-Dienstleister Lecos die Mitarbeitenden der Stadt Leipzig dabei, ihre Postfächer effizient zu organisieren. E-Mails, die älter als ein Jahr sind, werden automatisch archiviert, um das System zu entlasten. Die Lösung verspricht mehr Sicherheit, und die Mitarbeitenden sparen Zeit. mehr...

bericht

Bremerhaven: Ganz oder gar nicht

[26.09.2024] Das Projekt zur Umsetzung einer vollständig medienbruchfreien elektronischen Rechnungsbearbeitung hat sich in Bremerhaven als Erfolgsgeschichte erwiesen. Mittlerweile wurden alle 87 Organisationseinheiten der Stadt an die E-Rechnung angeschlossen. mehr...

Die E-Akte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung.
bericht

E-Akte: Mit Plattform vernetzt

[11.09.2024] Der IT-Dienstleister ekom21 hat die E-Akte und die Digitalisierungsplattform civento vernetzt. Ende 2023 wurden bei ersten Kunden civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage vollständig digitalisiert. mehr...

Die Langzeitaufbewahrungslösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon wurde vom BSI nach TR-ESOR 1.3 zertifiziert.

procilon: BSI-Zertifikat für den Archiv-Manager

[09.09.2024] Bei der elektronischen Speicherung von Dokumenten sind Unternehmen und Institutionen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Die BSI-Richtlinie TR-ESOR will zur Beweiswerterhaltung solcher Dokumente beitragen. Die Lösung proNEXT Archive Manager des Herstellers procilon erhält nun als erste Lösung das BSI-Zertifikat in der aktuellen Version 3.1. mehr...

Bremen: Posteingang wird digital erfasst

[03.09.2024] Mit der Einführung einer Software für das Falleingangsmanagement will das Bremer Amt für Soziale Dienste sicherstellen, dass eingehende Anträge künftig zentral erfasst werden. Bei einer Überprüfung waren zuvor mehrere hundert Schriftstücke im Datenmüll gefunden worden, die noch nicht hätten entsorgt werden dürfen. mehr...

Bei der Hamburger Verwaltung eingehende Papierpost wird künftig digitalisiert.

Hamburg: Papierpost wird digital

[27.08.2024] Hamburg führt eine elektronische Posteingangsbearbeitung ein. Diese sorgt dafür, dass eingehende Papierpost vollständig digitalisiert und automatisch vorsortiert wird, rasch an die richtigen Stellen kommt und dort zügig bearbeitet werden kann. Das Verfahren ergänzt die bereits etablierte E-Akte. mehr...

Im Odenwald gehen vier Kommunen die Herausforderungen der Digitalisierung gemeinsam an.

Hessen: Interkommunale Zusammenarbeit im Odenwald

[25.07.2024] Die vier Kommunen Erbach, Michelstadt, Oberzent und Brombachtal gehen den Weg von einem papierbasierten Verwaltungsmodell hin zu einer digital agierenden Verwaltungsorganisation gemeinsam. Die Zusammenarbeit bewährt sich – und wird vom Land Hessen gefördert. mehr...

Akten der Stuttgarter Ausländerbehörde werden digitalisiert.

Stuttgart: Ausländerbehörde stellt auf E‐Akte um

[16.07.2024] Die Ausländerbehörde in Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Der Gemeinderat hat nun die Mittel zur Finanzierung des Projekts beschlossen. Rund 1,6 Millionen Euro werden für die Digitalisierung der Akten veranschlagt. mehr...

Lorenz Orga/ekom21: Wirksames Akten-Management

[20.06.2024] Die Unternehmen Lorenz Orga-Systeme und ekom21 haben ihr Produktportfolio vernetzt: Die elektronische Akte von Lorenz Orga-Systeme wurde Teil von civento, der Digitalisierungsplattform der hessischen Kommunen. Damit wird ein wirksames Akten-Management möglich. mehr...

regisafe: Umfassendes Update

[08.05.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...

Die Integration generativer KI erweitert das Anwendungsspektrum einer intelligenten Such-Software.

Generative KI: Wenn die E-Akte auf Fragen antwortet

[08.05.2024] Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten, gleichzeitig erwarten die Bürger immer schnellere Services. Intelligente Such-Software hilft den Behörden dabei, diesen Spagat zu meistern. Noch mehr Möglichkeiten bietet die Integration generativer KI. mehr...

Sagen der Arbeit im Aktenarchiv ade: Elena Taboada

Ehringshausen: E-Akte optimiert Arbeitsgrundlage

[02.05.2024] Binnen drei Monaten konnte die Gemeinde Ehringshausen alle ihre Bauakten in die elektronische Akte transferieren. Da die bisherigen Daten der Papierakten um Metadaten aus dem Geo-Informationssystem ergänzt wurden, fand mit der Digitalisierung auch eine qualitative Aufwertung statt. mehr...