E-AkteMit Plattform vernetzt

Die E-Akte ist eine der drei strategischen Säulen der Verwaltungsdigitalisierung – neben den Onlineservices und der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Sie erlaubt die strukturierte elektronische Aktenführung und orientiert sich dabei am Aufbau der herkömmlichen Papierakte. Die E-Akte unterstützt die Sachbearbeitung durch sofortige, ortsunabhängige Verfügbarkeit der Dokumente im Kontext der jeweiligen Vorgangsbearbeitung. Sie entbindet die Sachbearbeiterinnen und -bearbeiter von der Pflege und Ablage der Dokumente aus der laufenden Vorgangsbearbeitung heraus. Dokumente können über verschiedene Wege der E-Akte hinzugefügt werden – direkt elektronisch aus den kommunalen Fachanwendungen heraus oder über Digitalisierungsarbeitsplätze oder andere Eingangskanäle, wie beispielsweise E-Mail oder Fax. Bei den Fachverfahren stellt ekom21 bereits zahlreiche E-Akte-Lösungen zur Verfügung; beispielsweise für die Kraftfahrzeugzulassung, das Einwohnermeldewesen, das Gewerberegister, das Personalwesen, die Anwendung für wassergefährdende Stoffe, das Finanzwesen inklusive Steuern und Abgaben, Vollstreckung sowie Rechnungseingangsworkflow, den Sitzungsdienst, die Sammelakte im Personenstandsregister und das Ausländerwesen. Neue Stufe der Vernetzung Im vergangenen Jahr hat die ekom21 begonnen, die E-Akte mit ihrer Digitalisierungsplattform civento zu vernetzen. Es handelt sich dabei um eine innovative, modular aufgebaute und erweiterbare Lösung für modernes Verwaltungshandeln. civento digitalisiert Verwaltungsprozesse und bietet Bürgern sowie Unternehmen Online-Verwaltungsdienstleistungen. Die im Herbst 2023 fertiggestellte civento eAkte hat erfolgreich einen ersten Meilenstein erreicht, indem verschiedene Kommunen in Hessen in einer Pilotphase umgesetzt wurden. Nach dem Fertigstellen der Schnittstelle und darauffolgenden intensiven Tests ist es dann zum Jahresende gelungen, die E-Akte bei ersten Kunden, den hessischen Gemeinden Hasselroth, Friedewald, Hohenroda und Linsengericht, einzuführen und so erste civento-Prozesse über die komplette Antragsstrecke hinweg bis hin zur Ablage in der elektronischen Akte durchzudigitalisieren. Dadurch wurde eine neue Stufe der Vernetzung des ekom21-Produktportfolios mit den zwei zentralen Produkten eAkte und civento erfolgreich durchgeführt. Zeitgemäßes Aktenmanagement Der erste Schritt für einen ganzheitlichen Digitalisierungsansatz ist somit getan und die Umsetzung weiterer Kunden und komplexerer Prozesse erfolgt seitdem fortlaufend. Um Effizienz und Zufriedenheit in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten, ist ein ganzheitlicher Digitalisierungsansatz unerlässlich. Zu einer allumfassenden Digitalisierungsstrategie gehören maßgeblich die Einbettung und Integration der E-Akte für ein effizientes und modernes Aktenmanagement. Mit der Einführung der civento eAkte hat ekom21 bereits einen wichtigen Schritt in diese Richtung unternommen. So werden in und mit civento Verwaltungsprozesse erstellt, durchlaufen sowie bearbeitet und anschließend medienbruchfrei in der E-Akte abgelegt. Automatisierte, passgenaue Ablage Einmal aufgesetzt ist die civento eAkte in der Lage, jeden beim Kunden in civento angelegten Prozess automatisch in die dafür vorgesehene E-Akte zu leiten. So laufen die aus dem Prozess heraus erzeugten Dokumente in die dafür vorgesehene Stelle im Aktenplan ein. Um diese thematische Zuordnung so passgenau sicherstellen zu können, benötigt die civento eAkte lediglich ein eingerichtetes eAkte Office inklusive eines hinterlegten Aktenplans. Mit diesem Modul ist gewährleistet, dass Dokumente, die in Word oder anderen Office-Modulen erstellt oder bearbeitet wurden, sofort mittels Knopfdruck an die entsprechende E-Akte übergeben werden und jederzeit – ohne Fachverfahrensintegration – visualisiert zur Verfügung stehen.