SitzungsmanagementFür die Zukunft gewappnet

Die Nachbereitung einer Sitzung ist aufwendig und zeitintensiv. Das wissen Schriftführer ganz genau. Sie müssen mitschreiben, Listen wälzen, Ergebnisse sortieren und das Ganze schließlich in einem standardisierten Protokoll zusammenfassen. Genau diese Aufgaben lassen sich jetzt delegieren. „Mit unserer KI-gestützten Protokollierung wird die Nachbereitung der Sitzung intelligent digitalisiert“, erklärt Sternberg-Geschäftsführer Jan-Christopher Reuscher. „Und das automatisch, flexibel und datenschutzkonform.“

Der Prozess ist schnell erklärt: Die mit Handy, Tablet oder Konferenztechnik aufgezeichnete Sitzung wird über eine Schnittstelle an den integrierten KI-Dienst weitergeleitet. Das gilt ebenso für Tagesordnung, Teilnehmerliste und Beschlüsse. Aus diesen Daten generiert die KI vollständige Protokolle in Form von Verlaufs-, Ergebnis- und Stichpunktprotokollen. Auf Wunsch sind auch Protokolle in Leichter Sprache oder in indirekter Rede möglich. „Die KI gliedert die Inhalte automatisch nach Tagesordnungspunkten“, fährt Reuscher fort. So entsteht ein professionelles, übersichtliches Protokoll ohne zusätzlichen Aufwand. Das finale Transkript landet automatisch im Sternberg-Sitzungsmanagement SD.NET. Dort kann es bei Bedarf nachbearbeitet und dann revisionssicher gespeichert werden. Die Nutzerinnen und Nutzer finden das Protokoll problemlos im gewohnten Interface inklusive Volltextsuche.

„Besonders wichtig ist uns, dass wir hier anbieterunabhängig arbeiten“, erläutert Reuscher. „Unsere Kunden können den KI-Transkriptionsdienst frei wählen.“ Auf Wunsch werden die Leistungen des externen Anbieters ohne zusätzlichen Vertragsaufwand direkt mit Sternberg abgerechnet. Damit bietet die neueste Lösung aus dem Hause Sternberg maximale Automatisierung, höchste Präzision und Entlastung im Alltag. Pilotkunden und solche, die ihre Protokolle bereits mittels Künstlicher Intelligenz erstellen, berichten von einer Zeitersparnis von 80 Prozent.

Ohne Papierstapel und Präsenzpflicht

Die Integration von KI-Diensten über eine Schnittstelle ist ein weiterer Schritt auf dem Weg, den das Unternehmen von Beginn an verfolgt. Das Ziel von Sternberg besteht darin, Verwaltungen dabei zu unterstützen, effizient, flexibel und zeitgemäß zu arbeiten. Von den Lösungen profitieren Kommunen, Verbände, Organisationen, Institute und Unternehmen in der gesamten DACH-Region. Dank des Komplettsystems für digitales Sitzungsmanagement konnten zahlreiche Verwaltungen Papierstapel und Präsenzpflicht hinter sich lassen und sich auf die digitale Zukunft einstellen.

Mit der hauseigenen Linie SD.NET sowie zahlreichen Apps und Modulen bildet Sternberg den gesamten Zyklus einer Sitzung mit maßgeschneiderten Produktpaketen ab. Die digitale Bereitstellung von Unterlagen online oder auf Tablets, die sichere Übermittlung umfangreicher Informationen, die Durchführung virtueller Sitzungen und die Organisation rechtssicherer Live-Abstimmungen von unterschiedlichen Orten aus sind per Mausklick möglich. All dies bewegt sich auf dem neuesten Stand der Technik.

Inzwischen nutzen über 900 Kommunen, Unternehmen und Institutionen die SD.NET-Lösung mit mehr als 31.000 Anwenderinnen und Anwendern. Etwa die Hälfte der Sternberg-Kunden verwendet darüber hinaus die S24-Cloud, in der sich Daten effizient und sicher speichern lassen. „Unsere Cloud spart Speicherplatz auf lokalen Geräten und bietet zudem sehr gute Sicherheitsmechanismen, um Daten vor Verlust oder Diebstahl zu schützen“, erklärt Reuscher.

Zuverlässig und unkompliziert

Regelmäßige Back-ups minimieren das Ausfallrisiko. Zudem ist eine schnelle Erweiterung der Kapazitäten jederzeit möglich. Die S24-Cloud ist ein sicherer, rechtskonformer und effizienter Weg, um sensible Daten und Prozesse einer Verwaltung zu speichern. Das Management der Server sowie die tägliche Vollsicherung sind im Cloud-Paket enthalten. Per Servicevertrag bietet Sternberg zudem die Möglichkeit, alle Anwendungen aktuell zu halten. So sparen sich die Kunden nicht nur Speicherplatz und Ausfallsorgen, sondern auch die regelmäßigen Programm-Updates.

Zu den Lösungen, die abbilden, was Kommunen im Alltag brauchen, gehört auch ABI.NET. Mit der Software lassen sich amtliche Bekanntmachungen im Handumdrehen mithilfe von MS Word oder alternativ ohne Word mit einem eigenen Textverarbeitungsprogramm digital veröffentlichen: schnell, termingerecht und unkompliziert. In wenigen Schritten ist das Amtsblatt mitsamt Inhaltsverzeichnis, Archiv und Volltextrecherche fertig. Redaktionsschluss und stressige Deadlines gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie lange Umwege und Absprachen mit Externen.

Eine maßgeschneiderte Lösung für die Bedürfnisse von Interessensvertretungen stellt darüber hinaus IV.NET dar. Die Lösung beendet stockende Umlaufprozesse. Mit IV.NET arbeiten Betriebs- und Personalräte nicht nur datenschutzkonform, unkompliziert und intuitiv, sondern auch komplett papierlos. Mitbestimmungspflichtige Vorgänge wie Einstellungen, Beförderungen oder Gehaltserhöhungen werden digital bearbeitet, geteilt und abgelegt. Die Daten stehen den richtigen Personen pünktlich zur Verfügung. Jan-Christopher Reuscher berichtet: „Für Betriebs- und Personalräte ist das eine echte Arbeitserleichterung und für Unternehmen und Behörden ein Erfolgsfaktor.“