OWL-ITGemeinsam zu Low Code

Als wichtigen Schritt für die Digitalisierung der Verwaltungen hat der kommunale Zweckverband Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT) eine Low-Code-Plattform für sich und seine Verbandskommunen beschafft. Sie soll die Kommunen dabei unterstützen, eigenständig Verwaltungsabläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Aber auch beim Zweckverband wird die Plattform genutzt, um interne Workflows effizienter zu machen. Die neue Lösung wird mittelfristig und sukzessive die bestehende Business-Process-Management-Software Metastorm ablösen, während die damit entwickelten Workflows weiter betrieben und in die neue Plattform übernommen werden.

Das Prinzip und der Vorteil von Low Code besteht darin, dass mithilfe von visuellen Applikationsdesign-Werkzeugen Prozesse nach dem Baukastenprinzip und mit vorgefertigten Modulen digital abgebildet werden können. Die grafischen Modellierungsverfahren machen dies auch ohne die Kenntnis von klassischen textbasierten Programmiersprachen möglich. Verwaltungsbeschäftigte können dadurch ihr Fachwissen und gelebte Expertise relativ einfach in digitale Prozesse umwandeln.

Die Beschaffung und der Einsatz der Plattform sind ein Projekt, das die 2024 zur Ostwestfalen-Lippe-IT fusionierten IT-Dienstleister GKD Paderborn, krz Lemgo und OWL-IT bereits 2023 gemeinsam mit ihren Verbandsmitgliedern ins Leben gerufen haben. Die bisherige Lösung hatte es der OWL-IT seit ihrer Einführung vor über 15 Jahren ermöglicht, auf die wachsenden Anforderungen flexibel zu reagieren und neue Anwendungen schnell zu implementieren. Da der Hersteller jedoch angekündigt hat, den Support für das System im Jahr 2027 einzustellen, mussten frühzeitig die Weichen für eine Ablösung gestellt werden.

Skalierbar, flexibel und agil

Die Auswahl eines neuen Systems hat OWL-IT sorgfältig geplant und durchgeführt. Hierzu wurden bereits Anfang 2023 mittels einer Ausschreibung im wettbewerblichen Dialog die Vorarbeiten getroffen. Dabei wurden die Verbandskommunen von Beginn an involviert, sodass sie ihre Sicht und Anforderungen einbringen konnten und jederzeit die notwendige Transparenz gegeben war. Schließlich sollen die Kunden im gleichen Maße mit dem Produkt arbeiten und Low-Code-Anwendungen erstellen können. „An der Stelle möchten wir uns nochmal explizit bei den Teilnehmenden für die Begleitung während der mehr als zwölfmonatigen Ausschreibung bedanken. Aufgrund der Beteiligung von einigen Kreisen aus dem Verbandsgebiet wie auch größeren und kleineren Gemeinden ist es uns gelungen, einen repräsentativen Querschnitt aus dem Verbandsgebiet abzubilden. Während des Projekts haben sich die Mitwirkenden engagiert eingebracht und sich konstruktiv mit uns über die Anforderungen und Bedingungen für den Einsatz von Low Code ausgetauscht“, berichtet Marco Schwabe, der die Ausschreibung leitete.

Aufgrund des gemeinsamen Kriterienkatalogs mit über 150 Punkten fiel die Wahl auf Axon Ivy, deren Angebot alle Anforderungen erfüllte und durch Skalierbarkeit, Flexibilität und Agilität überzeugt. Die Axon-Ivy-Automatisierungsplattform mit Low-Code-Unterstützung ermöglicht die Gestaltung von durchgängigen und medienbruchfreien Workflows, die zeitintensive Aufgaben ersetzen. Das Ergebnis präsentiert sich auf einer individualisierbaren intuitiven Benutzeroberfläche. So sind beispielsweise nur die Aufgaben zu sehen, die für den jeweiligen Nutzer relevant sind. Ein automatisierter Workflow führt den Anwender durch jeden Schritt des Prozesses, wobei tiefgehendes Systemwissen nicht mehr erforderlich ist. Darüber hinaus erleichtert die Plattform die Zusammenarbeit zwischen der IT und den Fachbereichen und unterstützt so die gemeinsame Entwicklung von Anwendungen mit einem höheren Komplexitätsgrad.

Fortdauernder Erfahrungsaustausch

Nicht nur die gemeinsame Beschaffung, sondern auch die gemeinsame Nutzung und die Koordinierung durch die OWL-IT sind wichtige Aspekte des Projekts. In einer eigens dafür geschaffenen Community will der Zweckverband nicht nur die Plattform und die Entwicklungssysteme zur Verfügung stellen, sondern auch eine enge Zusammenarbeit und einen kontinuierlichen Austausch von Wissen und Erfahrungen unter den Anwendern in den Kommunen – den so genannten Citizen Developern – fördern. Hier sollen auch zukünftige Aspekte des Einsatzes thematisiert werden. Dazu gehören langfristig die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI), die Anwendung von Robotic Process Automation (RPA) und andere neue Technologien sowie Schnittstellen zu Fachverfahren, die sich in den kommenden Jahren ergeben werden. Neben einem verlässlichen Betrieb durch die OWL-IT steht die Anbindung von vor- und nachgelagerten Verfahren wie zum Beispiel dem Dokumentenmanagementsystem im Fokus, um die Automatisierung von Abläufen mit durchgängig digitalen und medienbruchfreien Prozessen zu gewährleisten. 

Durch den strukturierten Austausch und die enge Zusammenarbeit innerhalb der Community können innovative Lösungen entwickelt und die Effizienz der Verwaltung nachhaltig gesteigert werden. Dabei können Kunden Projekte auch unabhängig von der Community in Eigenregie umsetzen. 

Mittel- und langfristige Ziele

Im Jahr 2025 will die Ostwestfalen-Lippe-IT das System den Kunden zur Verfügung stellen, sodass diese die Möglichkeit haben, mit ihren Anforderungen und Ideen auf der Plattform zu starten. Derzeit arbeitet der Zweckverband eng mit einigen Pilotkommunen daran, das System auf eine solide Basis zu stellen.

Mittel- und langfristig soll die Low-Code-Plattform zudem bereichsübergreifend im gesamten Unternehmen implementiert werden, um eine einheitliche und effiziente Lösung für unterschiedlichste Anwendungsfälle zu schaffen. Ziel ist es beispielsweise, die Plattform in zentrale Bereiche wie Geo-Informationssystemen (GIS), Dokumentenmanagement und Finanzwesen zu integrieren. Durch diesen ganzheitlichen Ansatz werden Silos aufgebrochen und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht. Ebenso sollen die Kunden von einer umfassenden Integration profitieren und mit ihren Prozessen fachverfahrens­unabhängiger werden.

Die gemeinsame und intuitive Entwicklung zusammen mit den IT-affinen Beschäftigten in den Fachabteilungen der Behörden sorgt nicht zuletzt dafür, die Verpflichtungen aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) schneller umzusetzen. So sollen auch solche Prozesse automatisiert und medienbruchfrei gestaltet werden können, für die es bislang keine Behördensoftware gibt, etwa aufgrund zu geringer Fallzahlen. „Wir sehen die Low-Code-Plattform damit auch als ein Mittel, dem Fachkräftemangel zu begegnen. Die Sachbearbeitenden in den Verwaltungen können eigene Anwendungen erstellen und entlasten damit die Kolleginnen und Kollegen, die kommunale IT und ihre Dienstleister“, beschreibt Projektleiter Dhany Ballgobind einen Effekt der Plattform.