DöhlauIT-Sorgen los

Kommunen stehen bezüglich ihrer IT vor immer höheren Anforderungen, was Betriebsarchitekturen, Technologiewechsel oder Systemsicherheit angeht. Ein sicheres Outsourcing kann hier von Routineaufgaben entlasten. Die elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der oberfränkischen Gemeinde Döhlau im Landkreis Hof sind fast täglich im Rathaus und kümmern sich um die Anliegen von knapp 4.000 Bürgerinnen und Bürgern. 2020 hätte die Server-Hardware der Gemeinde erneuert werden müssen. Verwaltungsleiter Markus Gold war sich gemeinsam mit der Rathausspitze schnell einig, dass die Herausforderung eines autonomen Betriebs von der Gemeinde eigentlich nicht mehr zu stemmen war. Eine IT-Fachkraft konnte von der Gemeinde weder Vollzeit ausgelastet noch bezahlt werden. Wie in vielen anderen kleineren Gemeinden wurde auch in Döhlau die IT bislang nebenamtlich betreut, in diesem Fall vom Verwaltungsleiter. Nach gründlicher Beratung entschied sich die Gemeindeverwaltung dafür, das Outsourcing-Angebot der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) und ihrer Systemhaustochter LivingData anzunehmen und die IT-Infrastruktur direkt in deren Cloud auszulagern. Keine Server mehr vor Ort Im Vordergrund des Projekts stand für die Gemeinde und den Dienstleister eine ausführliche und korrekte Planung. Gemeinsam wurde rund ein halbes Jahr am Umstellungsprozess gearbeitet und zunächst unter anderem ein detailliertes Konzeptionsgespräch geführt. So war beispielsweise zu entscheiden, ob die IT zu 100 Prozent outgesourct wird oder doch noch ein Hybrid-Server vor Ort eingesetzt werden soll. Aufgrund ihrer schnellen Internetanbindung wählte die Gemeinde gleich die so genannte Serverless-Variante. Da in Döhlau größtenteils AKDB-Software genutzt wird, waren vor dem Outsourcing auch keine Anpassungen oder Veränderungen notwendig. Nach einer internen Abstimmung konnte letztlich alles wie geplant umgesetzt werden. Seit Mitte 2021 arbeitet Döhlau nun mit der Outsourcing-Lösung NextGO in der Cloud. Ob Verzeichnisdienst, Mailserver oder Dateiablage: Nichts davon steht mehr im Rathaus. Softwareverteilung, Patch-Management, Datensicherung und Endpoint Security – um das und viele andere Dinge kümmern sich nun AKDB und LivingData. NextGO unterstützt die Gemeinde dabei, die Dinge gelassener zu sehen, was den IT-Bereich betrifft. Im Zuge der Umstellung wurde gleichzeitig die Hardware im Rathaus erneuert, also beispielsweise Laptops, Arbeitsplatz-PCs oder Bildschirme. Dieser Hardware-Austausch stellte denn auch die größte Umstellung für die Mitarbeitenden dar, weil sich an der eigentlichen Arbeit durch das Outsourcing nichts geändert hat. Betriebsverantwortung abgegeben Daten- und Cybersicherheit, regelmäßige Updates und Wartungen werden für die öffentliche Verwaltung ständig anspruchsvoller und die Gefahren durch Cyberangriffe nehmen weiter zu. Die Gemeinde Döhlau hat nun die Betriebsverantwortung hierfür abgegeben, denn LivingData übernimmt auch die Verantwortung für die Firewall. Falls doch etwas passiert, fühlt sich die Kommune mit einem Softwarehaus wie der AKDB im Rücken sicherer, dass keine Daten verloren gehen. Selbstverständlich gilt es nach wie vor, die Verwaltungsmitarbeitenden in puncto IT-Sicherheit ständig zu sensibilisieren und zu schulen, insbesondere was den Umgang mit E-Mails und Datei-Anhängen angeht. Hat sich die Umstellung vom autonomen Betrieb zu NextGO für Döhlau also gelohnt? Wenn man aufsummiert, was eine neue Hardware samt Betreuung die Gemeinde gekostet hätte, ist sie mit NextGO sozusagen gut dabei. Im Vordergrund stehen natürlich Sicherheit, Einfachheit und die Übergabe der Verantwortung an einen renommierten IT-Dienstleister. Dass IT Geld kostet, ist allen bewusst. Hätte die oberfränkische Gemeinde neue Server gekauft und im Rathaus als On-Premise-Lösung genutzt, hätte sie auch den Betrieb verantworten müssen, personell wie finanziell. Mit der Cloudlösung ist sie diese Sorge los.