Kommunale 2017Lösungen für die digitale Kommunikation

Ab dem Jahr 2022 – und in einigen Bundesländern bereits früher – wird die elektronische Kommunikation zwischen Anwälten, Behörden und Gerichten verbindlich. Was bis dahin zu tun ist und wie sich die Arbeitsabläufe schnell und einfach gestalten lassen, zeigt das Unternehmen Francotyp-Postalia (FP) auf der diesjährigen Kommunale (18. und 19. Oktober 2017, Nürnberg). Am Messestand vertreten sind auch die Tochterunternehmen FP IAB und FP Mentana-Claimsoft. Wie Francotyp-Postalia mitteilt, können Behörden etwa ihren Posteingang von FP IAB verarbeiten lassen und die Scan-Signatur-Infrastruktur von FP Mentana-Claimsoft nutzen, um Dokumente selbstständig und rechtskonform zu digitalisieren. Noch bearbeiteten viele Kommunen Postzustellungsaufträge (PZA) wie den „gelben Brief“ bei einem Verkehrsvergehen manuell. Da das Verfahren aus mehreren Arbeitsschritten bestehe, sei dies äußerst zeitaufwendig. Bei einigen Hunderten oder Tausenden PZAs seien die zuständigen Mitarbeiter schnell tagelang beschäftigt, so das Unternehmen. „Wir übernehmen diese Aufgabe und automatisieren sie – von der Datenkonvertierung über die Druckauslagerung und Kuvertierung bis hin zur Übergabe an das Zustellungsunternehmen. So können innerhalb kürzester Zeit umfangreiche PZAs abgearbeitet und versendet werden“, sagt Thomas Damian, Geschäftsführer der FP- Tochter IAB. Das Unternehmen hilft nach eigenen Angaben auch bei der Optimierung des Posteingangs: FP IAB prüft und validiert dazu die Eingangspost unabhängig vom Eingangskanal, extrahiert die Daten und führt sie automatisiert dem auf Kundenseite vorgesehenen Prozess zu. Für die Kommunen bringe dies Vorteile wie eine schnellere Kundenkommunikation und weniger Medienbrüche mit sich. Am Messestand auf der Kommunale 2017 informiert Francotyp-Postalia Interessierte über die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten seiner Software-Lösungen und demonstriert diese vor Ort. So können Entscheider in Kommunen, Behörden und Ämtern schon heute mit der Digitalisierung beginnen, statt zu warten, bis diese verpflichtend wird. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.