BauwesenLudwigsburg genehmigt virtuell

Herr Fazekas, nach welchen Kriterien haben Sie eine Lösung für das virtuelle Bauamt ausgesucht?

Wir haben zunächst unsere Anforderungen zusammengefasst und parallel dazu mit Kommunen in ähnlicher Situation über deren Erfahrungen gesprochen. Uns war es wichtig, dass wir auch in Zukunft an den gewohnten Abläufen im Fachverfahren festhalten und gleichzeitig flexibel individuelle Anpassungen umsetzen können. Außerdem haben wir uns mit dem Hersteller unseres Fachverfahrens, der Profi AG, ausgetauscht. Letztendlich hat uns das Angebot von cit aus Dettingen unter Teck überzeugt. Die Lösung ist sehr ausgereift und weit verbreitet. Besonders gefällt uns, dass wir das virtuelle Bauamt im Look-and-Feel der Stadt anbieten und auch individuelle Wünsche umsetzen können.

Welche Vorteile ziehen Bauherren und andere Beteiligte aus dem virtuellen Bauamt?

Die Anwendung ist übersichtlich und leicht zu bedienen. Auf Basis des Feedbacks der Nutzenden haben wir die Lösung in der Haptik und in Bezug auf rechtliche Aspekte optimiert. Außerdem ist bei uns die vollständig digitale Abwicklung des Baugenehmigungsprozesses möglich, und der digitale Austausch funktioniert in beide Richtungen. Damit profitieren die Bauherren und Antragstellenden von einem übersichtlichen Antragsverfahren sowie schnelleren Antworten, da überflüssige Postwegzeiten entfallen. Zudem ist es natürlich toll, dass alle Beteiligten online Einsicht in die Unterlagen nehmen können.

Welche Vorteile ziehen die Verwaltung und ihre Mitarbeitenden aus dem digitalen Verfahren?

Wir sparen jetzt Zeit durch sternförmige Beteiligungswege. Dadurch können wir alle Fachbehörden gleichzeitig beteiligen statt wie bisher nacheinander im Umlauf. Darüber hinaus sparen wir uns intern einige Wege. Natürlich mussten sich unsere Beschäftigten an die digitale Arbeit mit Plänen im DIN-A0-Format erst gewöhnen, aber insgesamt überwiegen die Vorteile deutlich.

„Die Kundinnen und Kunden wussten nicht, dass es die ­Möglichkeit zur digitalen Einreichung gibt.“

Hat sich das Antragsverhalten geändert, seit Sie Anträge digital entgegennehmen?

Durch das digitale Verfahren werden die Antragstellerinnen und Antragsteller deutlich besser dabei unterstützt, vollständige und plausible Anträge zu stellen. Mit der Einführung haben wir festgelegt, dass Unterlagen grundsätzlich nur über das virtuelle Bauamt einzureichen sind. Das sorgt für eine stringentere Kommunikation und Dokumentation des Verfahrensablaufs.

Gibt es Zahlen über die Nutzung?

Nach rund zweieinhalb Jahren liegt der Prozentsatz der vollständig digital abgewickelten Bauanträge bei rund 40 Prozent der Bauantrags- oder Baugenehmigungsverfahren pro Jahr, die wir bearbeiten. Dabei erstrecken sich die Verfahren allerdings über die gesamte Bandbreite – von einfachen Garagen bis hin zu komplexen industriellen Bestandsumbauten. Wir haben anfangs eine individuelle Affinität der einzelnen Antragstellenden für digitale Verfahren festgestellt und die Hürden sowie Gründe der zögerlichen Nutzenden evaluiert. Dabei haben wir herausgefunden, dass die Kundinnen und Kunden schlicht nicht wussten, dass es die Möglichkeit zur digitalen Einreichung gibt. Auch heute, zwei Jahre nach dem Start der digitalen Plattform, stoßen wir oft noch auf Unkenntnis über das Angebot. Wir haben im Herbst im Rahmen einer Veranstaltung mit der lokalen Kammergruppe den Architektinnen und Architekten die Möglichkeiten nochmals vorgestellt. Ab dem 1. Januar 2025 ist der digitale Antrag dann ohnehin die Regel. Ab diesem Zeitpunkt werden wir vo­raussichtlich auch die Annahme analoger Antragsunterlagen ablehnen.

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen dem Baugenehmigungsverfahren der Profi AG und der Virtuellen-Bauamtslösung von cit?

Das Zusammenspiel beider Systeme funktioniert mittlerweile sehr gut. Das ist auch der entsprechenden Standardisierung durch XBau geschuldet. Der Versand der XBau-Nachrichten hängt von der Integration in die jeweilige Programmversion des virtuellen Bauamts und des Fachverfahrens ab. Hierzu verlief die Zusammenarbeit im Team mit den beiden Herstellern durch regelmäßige Abstimmungsrunden zielgerichtet und konstruktiv. Die Plattform cit intelliForm, auf der das virtuelle Bauamt basiert, bietet von Haus aus viele Inte­grationsmöglichkeiten und fertige Bausteine.

Was gilt es für andere Kommunen bei der Einführung eines virtuellen Bauamts zu berücksichtigen?

Man muss damit rechnen, dass die Einführung eines virtuellen Bauamts ein komplexes Projekt sein kann. Auch wir hatten immer wieder mit externen Widerständen zu kämpfen. Deshalb waren wir froh, mit cit einen im Bereich virtuelles Bauamt erfahrenen Partner zu haben, der Probleme nutzer­orientiert angeht und löst. Für ein solches Projekt ist es sehr wichtig, entsprechende Kapazitäten freizustellen – das ist nichts, was man im Tagesgeschäft nebenher machen kann. Ich würde jedem empfehlen, sich verschiedene Lösungen anzusehen und mit Referenzkunden zu sprechen. Auch kann man davon ausgehen, dass die eigenen Arbeitsprozesse bei der Umstellung von Papier auf digital überdacht und angepasst werden müssen. Letztendlich sind wir mit unserem Projekt sehr erfolgreich und froh darüber, die Digitalisierung früh angegangen zu sein.