ZeiterfassungRessourcen effizient nutzen

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden: Arbeitgeber in der Europäischen Union müssen künftig die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Was bisher nur für Überstunden galt, wird dadurch auf die gesamte Arbeitszeit ausgeweitet. Das EuGH-Urteil hat zur Konsequenz, dass das nationale Recht angepasst werden soll. Damit werden Maßnahmen eingeführt, welche die Einhaltung der Mindestruhezeiten gewährleisten und die Überschreitung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit verhindern. Das soll über die Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems geschehen.
Wie genau das Urteil in Deutschland umgesetzt wird, ist derzeit noch unklar. Unternehmen wie öffentliche Arbeitgeber tun aber sicher gut daran, sich auch unabhängig davon mit der Zeiterfassung zu beschäftigen. Denn im Wesentlichen ist die Arbeitszeiterfassung ja bisher schon im Arbeitszeitgesetz geregelt und nachgeordnet durch Tarifverträge wie den TVöD und entsprechende Dienstvereinbarungen. Bei allen kontroversen Debatten, die man zu diesem EuGH-Urteil nun verfolgen kann, sollte nicht verkannt werden, dass die Arbeitszeiterfassung in vielen Fällen die Umsetzung der Tarifverträge erst möglich und effizient gemacht hat. Wer will denn im öffentlichen Dienst eine Wechselschichtzulage und eine Urlaubsanspruchsermittlung noch mit Aufschrieben oder Excel-Tabellen errechnen?

Digitalisierung ist das Hilfsmittel schlechthin

In vielen Tarifwerken ist das Führen von Arbeitszeitkonten seit Langem verankert. Außerdem leisten die Systeme heute von der Personaleinsatzplanung bis zur Zeitwirtschaft wesentlich mehr, als nur die Arbeitszeit zu berechnen. Die Digitalisierung der Zeitwirtschaft ist das Hilfsmittel schlechthin, um im Personalbereich effizient zu arbeiten, weil nahezu alles automatisiert werden kann. Insbesondere für Mitarbeiter, die unterwegs oder im Homeoffice tätig sind, ist die Zeiterfassung über das Internet oder mit der App ZEUS mobile von Anbieter ISGUS vom Smartphone und Tablet aus eine sinnvolle Angelegenheit. Über mobile Lösungen können diese Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und den erzielten Projektfortschritt ohne Mehraufwand dokumentieren.
Jeder Arbeitgeber hat neben den Mitarbeitern, die nach flexibler Arbeitszeit und Arbeitsorganisation streben auch Beschäftigte, die weiterhin die traditionellen Arbeitszeiten schätzen und beibehalten werden. Zudem eignet sich nicht jede Tätigkeit für Modelle, die unter der Überschrift New Work gerade populär werden. In diesem Spannungsfeld trägt eine moderne digitale Zeiterfassung zur Gleichbehandlung und Akzeptanz unterschiedlicher Mitarbeitergruppen bei und hilft den Betriebsfrieden zu erhalten.
Vom EuGH-Urteil wird vo­raussichtlich in erster Line die Vertrauensarbeit betroffen sein, sofern bisher auf die Erfassung der Regelarbeitszeit verzichtet und lediglich Mehrarbeit aufgezeichnet wurde, oft vom Arbeitnehmer selbst. Für diejenigen, die die geleistete Arbeitszeit nicht erfasst, dokumentiert und auch nicht kapitalisiert haben, ändert sich nun, dass durch das Urteil die Pflicht zur Dokumentation der gesamten Arbeitszeit kommen und diese auf den Arbeitgeber übertragen wird. Andererseits ist der Arbeitgeber auch bisher schon in der Pflicht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Das Ende der Vertrauensarbeitszeit ist somit also nicht zu befürchten. Nur die Kontrollmöglichkeiten durch die Arbeitsschutzbehörden könnten sich gegebenenfalls verbessern, je nachdem wie die Umsetzung in nationales Recht erfolgt und welche Spielräume dabei genutzt werden.

Lösung ZEUS als Wegbereiter zur Arbeit 4.0

In der ISGUS-Lösung ZEUS erledigen Workflows die Datenpflege wie Buchungs- und Kontenkorrekturen oder Anträge für Dienstreisen und Fehlzeiten automatisch und papierlos. Den Antragstellern stehen individuelle Genehmigungshierarchien zur Verfügung und sorgen dafür, dass kein Antrag unbearbeitet im System hängen bleibt. Genehmigte Anträge landen direkt im persönlichen Kalender und werden richtig verrechnet. Durch die Zeiterfassung wird also keine zusätzliche Bürokratie geschaffen, sondern werden im Gegenteil die Arbeitszeiterfassung, die tarifgenaue Verrechnung und Zulagenermittlung wie auch die gesamte Fehlzeitplanung und -verwaltung automatisiert. Die Digitalisierung der Zeitwirtschaft ist einer der wichtigsten Eckpfeiler für den wirtschaftlichen Umgang mit der Ressource Arbeit.
Die digitale Zeiterfassung ist auch die Basis für eine Kosten-/Leistungserfassung. Wenn es also darum geht, in kommunalen Betrieben, Stadtwerken und Bauhöfen Projektzeiten, Katalogleistungen oder Auftragszeiten zu erfassen und die Produktivdaten in anderen Systemen weiterzuverarbeiten, stellt die Zeiterfassung die ermittelten Zeitwerte zur Verfügung. Weitere integrierte ZEUS-Module sind die Personaleinsatzplanung und die Zutrittskontrolle.
Das Unternehmen ISGUS ist hier Wegbereiter für das, was unter dem Titel Arbeit 4.0 auf Betriebe und Verwaltungen an fortschrittlicher Technologie und den damit einhergehenden Möglichkeiten zukommt. Die vollständig webbasierte Lösung ZEUS, die auf Kommunen und kommunale Versorgungsbetriebe zugeschnitten ist, eignet sich für die Installation vor Ort ebenso wie für das Hosting in der ISGUS Cloud. Im Rechenzentrum von ISGUS sind die Daten gemäß Datenschutz-Grundverordnung geschützt. Die Verfügbarkeit der Anwendung ist in der Cloud mit 99,5 Prozent in den meisten Fällen höher als in der kundeneigenen IT-Umgebung. Mittlerweile laufen mit steigender Tendenz Monat für Monat mehr als 40.000 Zeitabrechnungen im Rechenzentrum.