MagdeburgUnterkünfte leichter verwalten

Die sachsen-anhaltische Landeshauptstadt Magdeburg setzt bei der Unterbringung von Asylbewerbern und Obdachlosen auf IT-Unterstützung: Die Implementierung der Lösung SPARTACUS Facility Management für das Belegungsmanagement war aufgrund vielfältiger Anforderungen erforderlich geworden, die sowohl durch das operative Geschäft als auch durch die Politik bestimmt werden.
Das Sozial- und Wohnungsamt der Stadtverwaltung Magdeburg erbringt Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz sowie Hilfen für Obdachlose und von Obdachlosigkeit bedrohte Menschen. Wie viele andere Kommunen steht die Landeshauptstadt vor der Herausforderung, Schutzbedürftige schnellstmöglich und adäquat unterzubringen. Hierfür benötigen die zuständigen Mitarbeiter einen kompakten Überblick zu verfügbaren und geplanten Unterkunftsmöglichkeiten sowie personenbezogene Daten zu Obdachlosen und Asylbewerbern.

Passende Software entwickelt

Diese Informationen bilden die Basis für die Darstellung der aktuellen Ist-Situation sowie eine vorausschauende Planung der Belegungsressourcen. Durch die stetige Zunahme an Daten wurde deren Abbildung und Verarbeitung jedoch zunehmend erschwert. Das zuständige Amt beschloss daher den Einsatz einer Software-Lösung, welche auf Knopfdruck Antworten auf folgende Fragestellungen liefern konnte: In welchen Objekten sind noch freie Plätze verfügbar? Welche Personen benötigen noch eine Unterkunft? Wo hält sich Person xy derzeit auf? Wie ist die Altersstruktur am Objekt xy?
Als Mitglied der Kommunalen IT-UNION (KITU) trat die Landeshauptstadt Magdeburg mit einem Lastenheft an die Genossenschaft heran. Zum damaligen Zeitpunkt existierte noch keine geeignete Anwendung am Markt. Das Unternehmen N+P Informationssysteme, welche mit der Lösung SPARTACUS Facility Management Partner der KITU ist, erwies sich schließlich als geeigneter Partner für eine entsprechende Entwicklung. Der Eigenbetrieb Kommunales Gebäudemanagement Magdeburg arbeitete bereits mit der Software SPARTACUS, welche mit der Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung die notwendige Basis für die Entwicklung des Moduls Belegungsmanagement bot.

Personen- und Objektdaten erfassen

Seit dem Jahr 2016 kommt SPARTACUS in den dezentralen Einrichtungen für den Obdachlosen- und Asylbereich des Sozial- und Wohnungsamts zum Einsatz. Derzeit unterhält die Behörde eine Obdachloseneinrichtung und zwölf größere Einrichtungen zur Unterbringung von Asylbewerbern. Mithilfe von SPARTACUS lassen sich jetzt objektbezogene Grunddaten und personenbezogene Informationen verwalten und miteinander in Verbindung bringen.
An objektbezogenen Grunddaten erfasst und verwaltet werden beispielsweise Grundinformationen wie die Kapazität eines Objekts, Betreuer oder Angaben zum Hausverwalter, die Anzahl an Zimmern, die Wohneinheiten und Gemeinschaftsräume, die Zimmergröße in Quadratmetern, die Kosten (Grundmiete, kalte und warme Betriebskosten) sowie Flucht- und Rettungswege. Erfasst werden zudem objektbezogene Vorfälle wie Sachbeschädigungen oder Feueralarme. Darüber hinaus werden in der Software alle Vertragsdokumente verwaltet, die im Zusammenhang mit den Objekten stehen, zum Beispiel Miet- und Dienstleistungsverträge. Zu den personenbezogenen Daten der Bewohner, die in SPARTACUS verwaltet werden, zählen:
• Anrede, Name, Vorname, Geburtsname und automatisierte Altersangabe,
• Tag und Grund der Aufnahme,
• Familienstand, Bildung, Beruf, Nationalität, Gesundheitszustand,
• Krankenkasse, Kassenzeichen,
• Abgang aus der Unterkunft.

Belegungsmanagement wird einfacher

Die Software ermöglicht dem Sozial- und Wohnungsamt der Landeshauptstadt Magdeburg im Rahmen des Belegungsmanagements unter anderem eine zeitraumbezogene Verwaltung von Asylbewerbern, obdachlosen Personen und Unterkünften, die Darstellung von Familienverbänden und das Führen von Anwesenheitslisten. Außerdem können mit SPARTACUS die jeweils freien, belegten und gesperrten Plätze in den Einrichtungen angezeigt werden. Möglich ist zudem eine historische Zuordnung von Asylbewerbern und obdachlosen Personen zu Plätzen, auch können innerhalb der jeweiligen Objekte die Dienstpläne zur Koordination des Personaleinsatzes erstellt und verwaltet werden.
Abgerundet wird das Modul Belegungsmanagement durch aussagekräftige Auswertungs- und Report-Möglichkeiten. So nutzt die Landeshauptstadt Magdeburg spezifische Auswertungen und Statistiken, um die Aufgaben des Sozial- und Wohnungsamts zu unterstützen, zum Beispiel:
• Übersicht der Unterkünfte,
• Kapazitätsauslastung,
• Verteilung nach Personenstand und Geschlecht,
• Altersstruktur im Rechtskreis Asyl – 0 bis 18 Jahre.

Ausweitung der Lösung ist geplant

Im Zusammenspiel mit dem Inventar-Management, welches Grundbestandteil der CAFM-Software SPARTACUS ist, ist dem Sozial- und Wohnungsamt außerdem die Darstellung des Inventars für die verwalteten Objekte möglich. Bei der Verwaltung der Inventargegenstände lassen sich alle denkbaren Informationen wie Haushaltsjahr, Lieferdatum und Stückpreis abbilden. Die Inventargegenstände reichen dabei vom Bett bis zum Geschirr. Somit behalten die Mitarbeiter jederzeit im Blick, mit welchem Inventar die Objekte ausgestattet sind und welche Gegenstände noch beschafft werden müssen. Auch das Störungs- und Mängel-Management lässt sich mit SPARTACUS abbilden. Fällt beispielsweise die Heizung in einer Unterkunft aus, kann dies über die Software gemeldet werden, um eine schnellstmögliche Behebung der Störung zu veranlassen.
Im nächsten Schritt möchte das Sozial- und Wohnungsamt der Landeshauptstadt Magdeburg auch die Abrechnung der Plätze mit dem Jobcenter durchführen. Sobald ein Schutzbedürftiger eine Aufenthaltsgenehmigung erhält, bezahlt das Jobcenter den Platz. Auch dieser Vorgang muss entsprechend unterstützt und dokumentiert werden.