EstenfeldWeb-Präsenz entstaubt

Als in unserer Redaktion die Idee aufkam, über die IT-Aktivitäten unserer jeweiligen Heimatgemeinden zu berichten, war ich zunächst skeptisch. Über Estenfeld, meinen unterfränkischen Heimatort, den ich vor rund 15 Jahren gegen das Schwabenländle eingetauscht hatte, gäbe es in dieser Hinsicht nicht viel zu berichten, so dachte ich. Ein Irrtum.Tatsächlich hat sich in der Gemeinde am Stadtrand von Würzburg in den vergangenen Jahren einiges getan. Neue Wohn- und Gewerbegebiete sind entstanden, das Betreuungsangebot für Kinder wurde ausgebaut und ein Seniorenzentrum errichtet. Kurz: Estenfeld hat einiges investiert, um als Wohn- und Gewerbestandort auch in Zukunft attraktiv zu sein. Zudem wurde die Gemeinde in virtueller Hinsicht aus dem Dornröschenschlaf geweckt. Die aus dem Jahr 2002 stammende Website wurde im vergangenen Jahr runderneuert und zudem ein Facebook-Auftritt gestartet. Den Anstoß zu dem überfälligen Relaunch gab Jochen Jörg, Redakteur und Bürger der Gemeinde Estenfeld, der damit bei den Verantwortlichen offene Türen einrannte. „Der alte Internet-Auftritt war sehr verstaubt und wurde kaum noch gepflegt“, berichtet Rosalinde Schraud, Erste Bürgermeisterin von Estenfeld. „Das Internet wird aber gerade von jungen Menschen gerne genutzt, wenn sie sich über eine Gemeinde informieren möchten.“ Wirke die Website altbacken, erscheine auch die Kommune kaum als attraktiver Wohnort. Nachdem der Gemeinderat einstimmig die Realisierung eines neuen, zeitgemäßen Online-Portals beschlossen hatte, erstellte Jörg in Absprache mit der Gemeinde ein Konzept für die neue Website. Die Seite sollte dabei alle notwendigen Informationen bieten, aber nicht überfrachtet wirken. Zudem sollte der Auftritt optisch ansprechender sein. „Der frühere Navigationspfad war stark von Verwaltungsdenken geprägt“, so Bürgermeisterin Schraud. „Das hat für die Bürger die Suche nach Informationen oftmals erschwert. Im Zuge des Relaunch wurde die Navigation nun entsprechend nutzerorientiert aufgebaut.“ Für die technische Umsetzung der Online-Präsenz zeichnete die kiC Software GmbH verantwortlich.

Neue Wege im Web

Nach rund 100 Stunden Arbeit wurden Website und Facebook-Auftritt im Mai 2014 freigeschaltet. Über beide Medien wird nun regelmäßig über neueste Aktivitäten der Kommune informiert. Darum kümmert sich Jochen Jörg als externer Mitarbeiter der Gemeinde Estenfeld. „Wir hätten sonst einen Mitarbeiter für diese Aufgabe freistellen müssen, das kann die Gemeinde Estenfeld aufgrund ihrer Größe und Personalstruktur nicht leisten“, erklärt Bürgermeisterin Schraud. So nimmt Jörg beispielsweise an Gemeinderatssitzungen teil und informiert anschließend online über die wichtigsten Beschlüsse. Die Resonanz auf die neuen Präsenzen der Gemeinde Estenfeld im Internet sind laut Bürgermeisterin Rosalinde Schraud positiv. Beide Auftritte würden gut genutzt. Die Facebook-Seite verfügt mittlerweile (Stand 1. Mai 2015) über fast 500 Follower, was angesichts der Größe Estenfelds schon beachtlich sei, so Jochen Jörg. 442 Interaktionen erfolgten zum Beispiel in der letzten Dezemberwoche des Jahres 2014, die eingestellten Artikel waren mit Stand dieses Datums insgesamt 2.538-mal gelesen worden. Dabei zeige sich auch sehr deutlich, welche Themen die Bürger ganz besonders interessieren, sagt Jörg. Während etwa der Hinweis auf den neuen Sitzungskalender der Gemeindeverwaltung etwas über 200 Leser fand, wurde die Diskussion über das neue Feuerwehrhaus – seit Jahren ein Dauerbrenner in Estenfeld – von rund 1.500 Followern verfolgt. Momentan werden Website und Facebook-Auftritt hauptsächlich als Informationsmedien genutzt. Einen echten, regelmäßigen Dialog via Web 2.0 hält Rosalinde Schraud auch für schwierig. „Wer via Facebook eine Anfrage stellt, erwartet eine schnelle Antwort – hierfür fehlen uns schlicht die personellen Kapazitäten“, meint die Bürgermeisterin. „Zudem kommt es bei dieser Art von Dialog oft zu Missverständnissen. Ich bin daher nach wie vor eine Verfechterin des persönlichen Gesprächs.“ Dennoch: Aus den Kommentaren der Facebook-Follower lasse sich durchaus herauslesen, was die Bürger von der einen oder anderen Aktion der Gemeinde halten: „Insofern nutzen wir das schon, um ein Feedback für unsere Arbeit zu erhalten.“

Zukunftspläne sind geschmiedet

Über einen möglichen Ausbau der Website haben sich die Verantwortlichen ebenfalls bereits Gedanken gemacht. So kann sich Bürgermeisterin Rosalinde Schraud etwa vorstellen, einen interaktiven Ortsplan in den Online-Auftritt zu integrieren, in dem beispielsweise tagesaktuell auf Baustellen hingewiesen werden kann. Eine sinnvolle Sache sei auch die Ergänzung um einen Online-Mängelmelder. „Hinweise auf Schlaglöcher oder kaputte Straßenlaternen haben wir bislang über das Mitteilungsblatt abgefragt. Das ist aber ein recht schwerfälliges Medium, da die Bürger erst einmal den entsprechenden Zettel ausschneiden, ausfüllen und ins Rathaus bringen müssen“, so Schraud. „Eine Abwicklung übers Web wäre angenehmer und weniger aufwendig für Bürger und Verwaltung.“ Spannend könnte zudem der Einsatz von Online-Formularen sein, denn das Estenfelder Rathaus ist auch Anlaufstelle für die Bürger der Gemeinden Eisenheim und Prosselsheim, die gemeinsam mit Estenfeld eine Verwaltungsgemeinschaft bilden. Formulare, welche am heimischen PC ausgefüllt und direkt online an die zuständigen Verwaltungsmitarbeiter gesendet werden können, würden nicht nur den Bürgern Zeit und Wege sparen, sondern auch für kürzere Warteschlangen auf den Rathausfluren sorgen. Auch in anderen Bereichen bedient sich die Gemeinde moderner Medien, um die Arbeit der Verwaltungsmitarbeiter zu erleichtern. So wird derzeit etwa das Geo-Informationssystem (GIS) um ein Modul ergänzt, mit dem sämtliche Bäume im Ort sowie ihr Zustand digital erfasst werden können. Dazu werden die Mitarbeiter des Bauhofs mit mobilen Geräten ausgestattet. Geplant ist darüber hinaus die Einführung eines Systems zur Verwaltung kommunaler Liegenschaften wie der Mehrzweckhalle – inklusive eines Belegprogramms mit Terminkalender. Die Lösung soll künftig alle Vorgänge abdecken, welche mit der Raumbelegung zusammenhängen, etwa die Rechnungsstellung oder die Ausfertigung des Mietvertrags. Bislang müssen die zuständigen Gemeindemitarbeiter diese Vorgänge noch manuell anstoßen. Für Arbeitserleichterung soll in Zukunft zudem eine Software für den Sitzungsdienst sorgen, über deren Anschaffung die Gemeinde derzeit nachdenkt. Auch hier würden Vorgänge, die momentan noch manuell erledigt werden müssen, künftig weitgehend automatisiert ablaufen. „Solche Lösungen können die Aufwände einer Gemeindeverwaltung deutlich reduzieren“, meint Bürgermeisterin Rosalinde Schraud. „Wir wollen daher auch in den kommenden Jahren sukzessive sinnvolle Programme anschaffen, welche uns die Arbeit erleichtern.“