Kreis TraunsteinWeblösung reduziert Arbeitslast

Die Verwaltung gemeinnütziger Aufgaben kann für Kommunen eine Herausforderung sein. Denn oft handelt es sich dabei um komplexe, zeitaufwendige Prozesse. So verhält es sich beispielsweise bei der Vermittlung von Praktika an Asylbewerber. Die Verwaltung muss dafür einerseits die von lokalen Unternehmen angebotenen Praktikumsplätze koordinieren. Andererseits sind Asylbewerber, Unternehmen und gemeinnützige Träger entsprechend zu betreuen. Hier will das Unternehmen Arva Digital für Entlastung sorgen und hat in enger Zusammenarbeit mit dem Kreis Traunstein eine Weblösung zur Verwaltung von Asylbewerbern, Unternehmen und gemeinnützigen Trägern entwickelt.

Mit der Anwendung können viele bislang manuelle Schritte schneller und mit weniger Aufwand erledigt werden. Automatisierte Verwaltungsverfahren und der gezielte Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglichen das. Beispielsweise können Verantwortliche per Knopfdruck Übersichten über freie Praktikumsplätze abrufen oder den Status gemeinnütziger Projekte verfolgen. Aufgaben wie die Zuweisung von Asylbewerbern zu gemeinnützigen Trägern oder die Organisation von Praktika lassen sich somit einfach und transparent gestalten. Weitere für den Themenbereich relevante Informationen können ebenfalls über die Weblösung verwaltet werden. Zudem bündelt sie die gesamte Kommunikation zwischen den Beteiligten. Die verschiedenen Akteure – von gemeinnützigen Trägern über Unternehmen bis hin zu den kommunalen Mitarbeitern – haben mit ihr stets Zugang zu den aktuellen Informationen. Das reduziert Missverständnisse und beschleunigt die Abläufe auch an dieser Stelle. In Summe handelt es sich bei der Weblösung um ein Organisationswerkzeug, das zugleich eine Plattform für die Vermittlung gemeinnütziger Arbeit schafft.

Praxistauglich von Anfang an

„Die Idee zur Entwicklung dieser Plattform entstand aus den direkten Rückmeldungen von Kommunen, die nach Möglichkeiten suchten, ihre Verwaltungsaufgaben effizienter zu gestalten“, berichtet Florian Wiesböck, Gründer und Geschäftsführer von Arva Digital. „Es war uns wichtig, eine Lösung zu schaffen, die praxistauglich und dank übersichtlicher Benutzeroberfläche leicht zu bedienen ist.“ Damit die Anwendung die Ansprüche der Kommunen optimal erfüllt, wurde sie mit dem Kreis Traunstein entwickelt. „Der Projektverlauf hat uns gezeigt, wie wertvoll es ist, kontinuierlich Feedback aus der Praxis einfließen zu lassen“, sagt Julian Heigenhauser, der als Leiter der Digitalisierung im Landratsamt Traunstein für die operative Umsetzung des Vorhabens verantwortlich zeichnet. „Wir konnten die Plattform stetig verbessern und dabei besonders auf die Bedürfnisse der Nutzer eingehen. Die positive Resonanz der Anwender zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“

Die Weblösung hat sich auch in anderen Kommunen als praxistauglich erwiesen. Sie wird kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen sowie Anwendungsfelder ergänzt. Derzeit wird beispielsweise das bereits bestehende Webportal um die Verwaltung von Unterkünften für Asylsuchende erweitert. Dabei steht stets die Entlastung der kommunalen Mitarbeiter im Vordergrund, da sich viele Prozessschritte automatisieren und übersichtlicher gestalten lassen.

Kommunen, die ihre Verwaltungsprozesse im Bereich der gemeinnützigen Arbeit ebenfalls digitalisieren möchten, können die Anwendung leicht in ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, wird der Implementierungsprozess von Arva Digital eng begleitet. Unter anderem tragen Schulungen dazu bei, dass alle Nutzer schnell mit der neuen Plattform arbeiten können. Die Weblösung kann anhand einer Demo-Version getestet werden.