RatsinformationssystemeWertvolle Bereicherung

Word-Dokumente, abgelegt in Windows-Ordnern, umständlich hochgeladene PDFs und aufwendig verschickte schriftliche Einladungen: Arbeitsabläufe wie diese sind nicht nur fehleranfällig und umständlich, sondern schlicht aus der Zeit gefallen – auch in Städten und Gemeinden. Der Wunsch, die Gemeindearbeit effizienter und digitaler zu organisieren, wuchs auch in der Gemeinde Am Mellensee, nachdem das kommunalpolitische Geschehen mit der Wahl einer neuen Vertretung eine kleine Trendwende erfahren hatte.

Die Gemeinde liegt im brandenburgischen Landkreis Teltow-Fläming, nur etwa 30 Autominuten vom südlichen Stadtrand Berlins entfernt. Die rund 7.200 Einwohner leben verteilt in den acht zugehörigen Ortsteilen. „Unsere Gemeinschaft zeichnet sich durch Engagement, Zusammenhalt und den Willen zum Fortschritt aus“, findet Bürgermeister Tobias Krüger. Insbesondere seit 2019 gab es Ideen und Ambitionen, auch die Arbeitsabläufe innerhalb der Verwaltung moderner zu gestalten. Einige gelöschte und nicht-wiederherstellbare Dokumente sorgten für einen zusätzlichen Auslöser – der Digitalisierungsstein kam ins Rollen.

Bei den Recherchen für ein neues System stieß die Gemeinde auf einen Artikel, in dem die innovativen Lösungen des Bielefelder Familienunternehmens Sternberg erwähnt wurden. Am Ende des Ausschreibungsprozesses stand fest, dass der Softwareanbieter auf Grundlage der Anforderungen – papierloser Sitzungsdienst, Volltext-Recherche, steuerbares Rechtesystem – das beste und wirtschaftlichste Angebot vorlegen konnte. 2023 wurde die Ausschreibung im Hauptausschuss bestätigt. Es konnte losgehen.

Premiumpaket für Am Mellensee

Die Gemeinde Am Mellensee entschied sich für ein Premiumpaket mit gleich mehreren Lösungen: Die Basis bildet das Sitzungsmanagement SD.NET, das Grundmodul für die effiziente Organisation von Sitzungen. Hier können unter anderem Stamm-, Personen- und Adressdaten gepflegt, Termine verwaltet, Vorlagen, Tagesordnungen und Protokolle erstellt sowie Beschlüsse und Anträge kontrolliert werden. Die Optik orientiert sich an bekannten Softwarelösungen und erleichtert den Nutzerinnen und Nutzern so den Einstieg und das Handling.

Im Premiumpaket ist zudem das zugehörige Abrechnungsmodul enthalten. Dieses Tool stellt automatisch Anwesenheitslisten aus der Protokollführung bereit und rechnet – je nach Satzung – Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgelder, Fahrtkosten, Verdienstausfälle und sonstige Kosten ab. Die Ergebnisse der Abrechnung lassen sich bei den einzelnen Mandatsträgerinnen und -trägern im geschützten Bereich des Systems darstellen.

Ergänzt wird das Paket durch das Gremieninformationssystem SD.NET RIM, das sowohl Ratsmitglieder als auch interessierte Bürgerinnen und Bürger der Gemeinde Am Mellensee auf dem Laufenden hält. Der geschützte Bereich enthält aktuelle Termine und neue Dokumente. Besonders praktisch: Der Sitzungskalender verweist auf einzelne Tagesordnungen und enthält detaillierte Informationen zum Sitzungsort sowie zu Einladungen, Sitzungsunterlagen, Nachträgen oder Protokollen. Hinzu kommt die SitzungsApp RICH, die das digitale Sitzungsmanagement und virtuelle Abstimmungen per Smartphone oder Tablet möglich macht. Darüber hinaus hat sich die Gemeinde für weitere individuelle Schnittstellen und Dienste entschieden, die das Paket abrunden – genau so, wie es vor Ort benötigt wird.

Übersichtlich, nachhaltig und effizient

„Die Umsetzung verlief absolut reibungslos“, so Bürgermeister Tobias Krüger. Die Layout-Gestaltung des Webauftritts und die serverseitige Installation der Software wurden hauptsächlich aus der Ferne umgesetzt. „Anschließend passte das Sternberg-Team die Dokumente unseren Wünschen entsprechend an und schulte die zuständigen Sachbearbeitenden für den Umgang mit der Anwendung.“ Nachdem die Teilnehmenden der Schulung mit den grundlegenden Arbeitsweisen vertraut gemacht waren, wurde die Implementierung schrittweise fortgesetzt. Auf Wunsch der Gemeinde fanden noch weitere kleinere, gezielte Schulungseinheiten statt. Dabei wurden spezifische Anwendungsfälle besprochen, praktische Umsetzungsmöglichkeiten aufgezeigt und auf individuelle Wünsche sowie bestehende Arbeitsabläufe eingegangen.

Inzwischen ist die neue Software eine wertvolle Bereicherung für die Arbeit der Gemeinde Am Mellensee. Alles ist auf einen Blick digital einsehbar. Fristen machen transparent, wann was vorzubereiten ist. Alle Aufgaben sind klar verteilt. Der gesamte Workflow ist übersichtlich, nachhaltig und effizient. Nicht nur für das Team der Gemeinde, sondern auch für die Mandatsträgerinnen und -träger sowie interessierte Bürgerinnen und Bürger ist das eine große Erleichterung. „Das Programm trägt dazu bei, unsere Arbeitsweise reibungsloser, effizienter und transparenter zu gestalten“, findet Krüger. „Und wenn es einmal Fragen oder Unterstützungsbedarf gibt, ist das Team von Sternberg jederzeit zur Stelle.“

Ein Komplettsystem, das überzeugt

Das Komplettsystem für digitales Sitzungsmanagement von Sternberg überzeugt schon seit dem Jahr 1990 Kommunen, Institutionen und Unternehmen in der gesamten DACH-Region von den Vorteilen einer papierlosen Gremienarbeit. Der Erfolg gibt dem Unternehmen recht: Mehr als 900 zufriedene Kunden bauen bereits auf die SD.NET-Lösung – mit mehr als 31.000 Anwendenden.

Mit der brandenburgischen Gemeinde Am Mellensee ist nun eine weitere Verwaltung hinzugekommen, die nach einem angenehmen und unkomplizierten Projektablauf bestens gerüstet in ihre digitale Zukunft aufgebrochen ist.