KaiserslauternDigitale Akte fürs Asyl

Für die Ausländerbehörden erweist sich ein elektronischer Ablauf als besonders effizient und nutzbringend. Die rheinland-pfälzische Stadt Kaiserslautern vollzog daher mit der Kombination von elektronischer Aktenverwaltung und der Datenhaltung über das bestehende Dokumenten-Management-System (DMS) den ersten Schritt zum Organisationsprozess der Zukunft.
Aktuell werden in der Ausländerbehörde rund 11.000 Ausländer aus 140 Staaten betreut, die im Einzugsgebiet der Stadt Kaiserslautern leben. Als Universitätsstadt und Militärstandort haben die Kaiserslauterer ein deutlich höheres Arbeitsaufkommen als Behörden mit ähnlichen Ausländerzahlen zu bewältigen. 40 Prozent der Ausländer stammen aus dem Hochschulbereich. Darüber hinaus ist die Behörde für rund 50.000 Angehörige der amerikanischen Militärgemeinde zuständig. Deren Betreuung übernehmen die 13 Mitarbeiter neben ihren Hauptaufgaben wie der Erteilung von Aufenthaltserlaubnissen, Einladungen oder der Bearbeitung der Asylanträge zusätzlich. Schon seit vielen Jahren setzt Kaiserslautern auf die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen Infoma und nutzt erfolgreich verschiedene Bausteine der integrierten Produktfamilie newsystem kommunal für ihre Verwaltungsabläufe. Die Kaiserslauterer Ausländerbehörde gehörte zu den ersten Anwendern, die ihre vorgangsorientierte Sachbearbeitung mithilfe des Infoma-Fachverfahrens ALWsystem erledigten.

Erfolgreicher Echtbetrieb

Die Hauptgründe für den Schritt in die elektronische Aktenverwaltung lagen sowohl in der aufwendigen Logistik als auch der zunehmenden Platznot. „Wir betreiben an zwei Tagen in der Woche zusätzlich eine Außenstelle an der Technischen Universität Kaiserslautern“, sagt Hermann Wohlgemuth, Leiter der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde. „Die benötigten Akten mussten die Kollegen daher jeweils hin und her transportieren. Außerdem kamen häufig Kunden, die nicht angemeldet waren. Deren Akten standen dann natürlich nicht zur Verfügung. Das führte nicht selten zu Stress auf beiden Seiten.“
Seit September vergangenen Jahres sind eAkte und DMS-Anbindung in Kaiserslautern erfolgreich im Echtbetrieb. In der täglichen Praxis ermöglichen die Vorteile der Infoma-Module der Stadtverwaltung bereits ein optimiertes Arbeiten. Über das Modul eAkte stehen den Sachbearbeitern per Tastendruck alle Inhalte der digitalen Ausländerakte sofort zur Verfügung. Neben den Lichtbildern gehören dazu unter anderem sämtliche eingescannten Dokumente, wie Ein- und Ausgangsbriefe oder Faxe. Aber auch aus anderen IT-Systemen gewonnene Dateien fallen darunter, etwa PDF- und Bilddateien. Diese Daten werden jedoch nicht mehr innerhalb des ALWsystems gespeichert, sondern an das DMS übergeben und dort vorgehalten. Von jedem Arbeitsplatz aus können sich die zugriffsberechtigten Anwender über den aktuellen Stand informieren oder neue Sachverhalte ergänzen.
Die Auskunftsfähigkeit ist immer gewährleistet – auch wenn die Papierakte beispielsweise wegen eines Umzugs zwischenzeitlich bei einer anderen Behörde ist, bei Gericht liegt oder keine physischen Unterlagen mehr vorhanden sind. Aktensuche und lange Wege ins Archiv gehören damit der Vergangenheit an, die Kunden können flexibler bedient werden. „Und den nicht mehr benötigten Archivraum können wir anderweitig besser nutzen“, sagt Wohlgemuth.