KongressDer Kongress zieht um

Der Veranstalter des Kongresses Neue Verwaltung, die dbb akademie, hat beschlossen, den E-Government-Kongress in der bisherigen Form nicht mehr weiterzuführen. Durch die Etablierung von festen organisatorischen E-Government-Strukturen ist das wesentliche Ziel des Kongresses erreicht worden: die öffentliche Verwaltung, vom Mitarbeiter bis zur Führungskraft, für die großen Herausforderungen der Digitalisierung zu sensibilisieren. Mit einer neuen Konzeption und dem neuen Tagungsort Bonn wird eine Schwerpunktsetzung erfolgen, die sich 2016 auf die technische Veränderung der Verwaltungsarbeit konzentriert. Unter dem Motto Zukunft Digitale Arbeit wird der Kongress Neue Verwaltung am 28. und 29. April 2016 im World Conference Center Bonn den Blick auf die aktuellen Veränderungen in den Behörden und Dienststellen richten und anhand praktischer Beispiele darstellen, welche Lösungen bereits vorhanden sind und welche Erfahrungen schon vorliegen. Denn die Digitalisierung der Gesellschaft verändert nicht nur die moderne Kommunikation, sondern auch die wirtschaftliche Produktion und den Dienstleistungssektor. Die in diesen Bereichen bereits erreichten Innovationen lassen durch die rapide zunehmende Verknüpfung von Daten neue Zusammenhänge erkennen, neues Wissen entstehen und lösen wichtige Veränderungen in der Gesellschaft aus. Das Internet der Dinge, in dem Geräte eigenständig untereinander Daten austauschen, das Entstehen einer hochkomplex vernetzten Industrie 4.0, die Auswertung gigantischer Datenmengen in Echtzeit und die weltweite Verbreitung von Social Media treiben eine Dynamik an, deren Ende derzeit noch nicht zu erkennen ist.

Verwaltung steuert nachträglich

Sicher ist aber, dass diese Entwicklung auf die Verwaltung der Zukunft erhebliche Auswirkungen haben wird. Dass die öffentliche Verwaltung darauf nur reagieren kann, liegt vor allem daran, dass sie selbst nicht im Zentrum der Innovationen steht, sondern – vermittelt über die Politik und die gesetzgebenden Organe – nur nachträglich steuernd wirkt, etwa um Fehlentwicklungen zu korrigieren oder bewährte IT-Lösungen für ihre Aufgaben zu übernehmen. Nachdem die öffentliche Verwaltung einen großen Teil ihrer Aufgaben bereits per Computer, Netzwerk und Internet erledigt, zeigt sich seit einiger Zeit auch, dass sie bereits auf neuere Entwicklungen wie Social Media und mobile Datengeräte reagiert. Parallel hierzu werden derzeit die Wirkungen der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern spürbar: Projekte zur Einbindung des neuen Personalausweises in Verwaltungsprozesse wurden bereits erfolgreich realisiert, obwohl noch zahlreiche Probleme wie die vielfältigen Schriftformerfordernisse gelöst werden müssen. Eine besondere Herausforderung verbindet sich mit der Einführung der E-Akte, die auf allen Ebenen von den Gesetzgebern in Bund und Ländern vorgegeben wird. Hierdurch dürfte in den kommenden Jahren die größte Veränderung in der öffentlichen Verwaltung entstehen, da die elektronische Aktenführung die meisten Arbeitsplätze stark verändern wird. Zudem sind erhebliche Kostensenkungen zu erwarten. Das hat sich nicht nur bei Banken, Versicherungen und anderen Dienstleistern, sondern auch bei verschiedenen öffentlichen Verwaltungen bereits gezeigt.

Abläufe umgestalten und Kosten reduzieren

Dies bedeutet, dass die tradierten Prozesse unter Berücksichtigung von innovativen Entwicklungen der Dokumenten-Management-Systeme hin zum Enterprise Content Management (ECM) umgestaltet und die gesamten Abläufe vom Posteingang bis zum Output-Management medienbruchfrei organisiert werden. Bereits jetzt können Antragsformulare so gestaltet werden, dass aus den Angaben des Antragstellers Metadaten, Zuständigkeiten, Mitzeichnungslisten oder Fristen generiert werden, die den Umlauf und die Ablage von Vorgängen in E-Akten automatisieren. Auch die Einführung der E-Rechnung, die in vielen EU-Ländern bereits eingesetzt wird, zieht eine erhebliche Reduzierung von Ressourcen und Kosten – die Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW rechnet mit etwa 25 Prozent – nach sich und hat erhebliche Auswirkung auf die Verwaltungsprozesse. Weitere Effizienzgewinne in der digitalen Verwaltung werden durch mobile Arbeitsgeräte wie Tablets, Laptops und Smartphones, durch Cloud und Shared Services, durch den Breitband-Ausbau der Netze sowie durch Portale mit vollständiger Integration in interne Prozesse entstehen.

Auswirkungen auf öffentliche Verwaltung

Diese Entwicklung wird erhebliche Folgen für die Arbeit in der öffentlichen Verwaltung haben: Fachverfahren und Standardanwendungen werden zusammenwachsen und digitale Archive werden die Papierablage ersetzen. Effektive Suchprogramme erleichtern dann den Zugriff auf Dokumente, Vorgänge und Akten. Medienbrüche gehören dann der Vergangenheit an. Durch einheitliche Schnittstellen und Standardformate wird nicht nur die behördeninterne Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch das Zusammenspiel mit anderen Verwaltungsbereichen. Durch Rollenkonzepte und eine automatisierte Zugriffssteuerung werden zahlreiche Routineaufgaben unterstützt. Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft wird zum Cockpit einer automatisierten Servicestation, die den Mitarbeitenden von Kontrollfunktionen entlastet und durch Algorithmen gesteuerte Entscheidungen in digitale Prozesse einbettet. Damit ist die Chance verbunden, dass sich das Personal stärker auf die komplexer werdenden fachlichen Aufgaben konzentrieren kann. Letztlich wird es darauf ankommen, dass die Beschäftigten und ihre Vertretungen stärker in diese Entwicklungen einbezogen werden und sich kreativ mit den neuen Herausforderungen auseinandersetzen.