Kreis Minden-LübbeckeDigitale Sozialakte im Jobcenter

Mit dem Ziel, Akten digital zu führen und Vorgänge effizienter zu bearbeiten, hat der Kreis Minden-Lübbecke im Sommer 2016 im Bereich „Leistungen nach SGB II – Leistungsgewährung (passiv)“ die digitale Sozialakte des Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensberg/Lippe(krz) eingeführt. In den Jobcentern in Lübbecke, Espelkamp und Minden geschieht nach Angaben des krz seitdem vieles automatisiert, so etwa die Aktenbildung und Archivierung sowie die Ablage der Bescheide und Protokolle mit fachlichen Metadaten. Dokumente werden mittels des neuen Moduls für das Dokumenten-Management-System (DMS) direkt am Arbeitsplatz digitalisiert und in die Akte eingefügt. Die Office-Integration ermögliche es, Dokumente direkt aus Word und Outlook in die Akte abzulegen. Durch Anbindung der digitalen Sozialakte an das Fachverfahren AKDN-Sozial können Sachbearbeiter den Akteninhalt auch von dort aus einsehen, Dokumente suchen oder weitere ablegen. So ist zu jeder Zeit eine schnelle Auskunft möglich. Jutta Diekmann von der Stadt Lübbecke sagt: „Auf die digitale Arbeit möchte ich nicht mehr verzichten. Einen Wechsel zurück auf die manuelle Sachbearbeitung kann ich mir heute nicht mehr vorstellen.“
Mehrwerte ergeben sich nach Angaben des krz auch für die Mitarbeiter des Kreises im Bereich Widerspruch und Klage, da nun keine Papierakten mehr hin und her geschickt werden müssen, sondern zuständige Stellen direkt Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten. Für die Abgabe der Unterlagen an das Gericht steht eine automatische Paginierungsfunktion zur Verfügung, die eine durchnummerierte PDF-Datei erzeugt. Diese kann direkt aus der DMS-Anwendung heraus versendet werden.
Wie das krz weiter mitteilt, erfolgt ein halbes Jahr nach Einführung der digitalen Sozialakte nun der nächste Ausbauschritt: Weitere Teams werden auf die digitale Aktenführung umgestellt. Zudem werde derzeit auf Sachbearbeiterebene eine zentrale Scan-Lösung mit dezentraler Bearbeitung eingeführt. Diese soll ebenfalls dazu dienen, Prozesse zu optimieren sowie schnell und qualifiziert auskunftsfähig zu sein.