ZeiterfassungFlexibel und zeitsparend

Lampertheim hat eine Verwaltung, die ihr Leitbild „bürgernah, innovativ, wirtschaftlich“ nicht nur auf der Website offenlegt, sondern auch lebt. Diesen Eindruck gewinnt man als Allererstes, wenn der Magistrat der Stadt, Kai Andres, berichtet, wie Lampertheim seine konkreten Vorstellungen hinsichtlich einer Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mit der Lösung ZEUS von Anbieter ISGUS lückenlos umsetzen konnte. Lampertheim hat rund 32.000 Einwohner und liegt im südlichen Hessen. Die Stadtverwaltung mit ihren 450 Bediensteten versteht sich als modernes Dienstleistungsunternehmen und betrachtet die Bürger als ihre Kunden. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist die Zeiterfassung inzwischen ein unverzichtbares Werkzeug für das Personal- und Organisationsmanagement der Stadtverwaltung geworden und schafft durch dauerhafte Entlastung Freiraum für wichtigere Aufgaben und Prozesse.
Mit der Einrichtung des Rathausservices wurde die Vision der Zusammenfassung publikumsintensiver Ämter im „Haus am Römer“ konsequent umgesetzt. Zu kundenfreundlichen Öffnungszeiten werden die Lampertheimer dort mit ihren Anliegen schnell und unbürokratisch bedient und beraten. 450 Mitarbeiter verteilen sich auf die Verwaltungsgebäude Stadthaus, Haus am Römer, die Technischen Betriebsdienste, die Kinderbetreuungseinrichtungen, die Verwaltungsaußenstellen, die Kläranlagen sowie den Stadtwald. Ursprünglich waren in den verschiedenen Bereichen unterschiedliche Zeiterfassungsverfahren im Einsatz – genauer gesagt wurden die Arbeitszeiten durch Zeitaufschrieb erfasst. Ziel war es demnach, ein einheitliches und transparentes Verfahren für alle Verwaltungsbereiche anzuschaffen.

Transparente und papierlose Prozesse

Die Vorgaben an ein solches System waren eine hohe Benutzerfreundlichkeit für die Angestellten an allen Standorten, zudem sollten den Mitarbeitern transparente und papierlose Prozesse und Informationen webbasiert zur Verfügung stehen. Auch die Übergabe von Zeit- und Fehlzeitdaten an die Lohnabrechnung im kommunalen Gebietsrechenzentrum ekom21 – KGRZ Hessen musste möglich sein.
Nach einem Messebesuch und weiteren Präsentationsterminen vor Ort waren Kai Andres und sein Team überzeugt, mit ISGUS den richtigen Partner gefunden zu haben. Die webbasierte Lösung ZEUS unterstreicht die Eigenverantwortung der Mitarbeiter mit Workflows für die papierlose Fehlzeitverwaltung und Zeitkorrekturen und überzeugt zudem durch die Benutzeroberfläche. ZEUS ist bereits bei über 2.000 Behördenkunden erfolgreich im Einsatz. Die Lösung erfüllt dabei alle Anforderungen, die aus dem TVöD und anderen Regelungen resultieren und liefert Reports für die Beschäftigten und das Management. Der früher noch notwendige Pflege- und Korrekturaufwand erledigt sich heute über Workflows und rollenbasierte Benutzerrechte, welche die Verwaltungsstruktur eins zu eins abbilden.

Abrechnung wird automatisch erstellt

Die Mitarbeiter der Stadt Lampertheim buchen mit ihren ISGUS-Sicherheits-Transpondern an Terminals, die in jeder Dienststelle installiert sind. Am Ende eines Monats wird automatisch die Abrechnung erstellt. In die Abrechnungsdaten kann jederzeit Einsicht genommen werden, bevor diese über die hundertfach geprüfte Schnittstelle zur Personal-Software P&I LOGA an das KGRZ übertragen werden. Wichtig für die reibungslose Einführung und die von Anfang an hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern war ein klar definierter Einführungsplan. Bei einem Kick-off-Termin wurden alle vorbereitenden Aufgaben, Installation und Anwenderschulung, Testphase und Live-Schaltung in einem exakten Zeitplan festgelegt. In dieser Phase waren die Beratung und Betreuung von Nils Multhaup und seinen Kollegen von der ISGUS Niederlassung in Frankfurt am Main eine optimale Unterstützung. Multhaup hat das Projekt vom ersten Kontakt über die Einführung bis zur Live-Schaltung begleitet.

Mobile Erfassungsgeräte für Stadtwerke

„Zwischenzeitlich haben wir das System ZEUS um eine Kosten- und Leistungserfassung für die technischen und projektbezogenen Bereiche in der Verwaltung erweitert, was uns die innerbetriebliche Leistungserfassung und -verrechnung enorm erleichtert“, berichtet Kai Andres. Für die Erfassung von Tätigkeiten, Produkten und Aufträgen kommen in den entsprechenden Bereichen, Bauhöfen und Stadtwerken neben stationären Terminals auch mobile Erfassungsgeräte zum Einsatz. Die mobilen Geräte können die projektspezifischen Daten einfach über den integrierten Barcodescanner einlesen.
Die ZEUS Web-Oberfläche informiert auf einen Blick über die geleistete Arbeitszeit und ermöglicht es, Zeitanteile einfach, schnell und fehlerfrei auf Projekte und Produkte zu verteilen, die aus einem hinterlegten Leistungskatalog ausgewählt werden. So werden zum Beispiel Ingenieurleistungen für Projekte bei den Technischen Betriebsdiensten mit minimalem Aufwand detailliert und schnell erfasst, intern mit anderen Fachbereichen verrechnet und in der Bauhof-Software Limes weiterverarbeitet.

Smart Handles sorgen für Sicherheit

Mittlerweile werden auch die EDV-Räume im Lampertheimer Rathaus mit ISGUS-Technik gesichert. Türbeschläge, so genannte Smart Handles, öffnen die gesicherten Türen nur mit berechtigten Transpondern. „Wir haben bei ISGUS für jede Anforderung eine Lösung gefunden, die sich nahtlos in unser bisheriges System integrieren ließ. Damit gibt es keine problematischen Schnittstellen und keinen erneuten Schulungsaufwand“, berichtet Andres. Auch zukünftig will die Stadt mit ISGUS zusammenarbeiten. Etwa wenn es in absehbarer Zeit darum geht, im Bereich der Kindertagesstätten die Personaleinsatzplanung einzuführen, die als Modul der Zeiterfassung automatisch dafür sorgt, dass – egal wie die geplanten Dienstzeiten liegen – immer die richtigen Arbeitszeitmodelle verrechnet werden.