Optimal Systems25 Jobcenter erobert

Knapp ein Viertel der 104 Jobcenter in den so genannten Optionskommunen Deutschlands nutzen mittlerweile enaio, die Enterprise Content Management Software von Optimal Systems. Wie der Software-Anbieter mitteilt, ist eines dieser 25 Jobcenter im nordrhein-westfälischen Kreis Düren ansässig. Bis zum Jahr 2010 habe dort jeder Sachbearbeiter etwa 18 laufende Aktenmeter für die Unterbringung seiner aktuellen Fälle benötigt. Aufgrund der Aufbewahrungsfristen von durchschnittlich zehn Jahren seien außerdem riesige Mengen an Archivakten hinzugekommen. Mit der Einführung von enaio konnte die Kreisverwaltung nach Angaben von Optimal Systems etwa 1.300 Euro an Investitionen je Arbeitsplatz sparen. „Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten, etwa für Aktenschränke, Papier oder zusätzlichen Raumbedarf eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt“, fasst der Leiter des Jobcenters Düren, Karl-Josef Cranen, die Vorteile zusammen. Eine digitale Aktenhaltung auf Basis von enaio hat auch das Offenbacher Jobcenter in Hessen eingeführt (wir berichteten). Hier sind mit der E-Akte die Unterlagen des Leistungsbereichs mit denen der Jobvermittlung zusammengeführt worden, um den Informationsaustausch zu verbessern. Die Jobcenter überzeugt laut Optimal Systems vor allem die nahtlose Anbindung an alle gängigen Fachverfahren. Diese Kombination ermögliche eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen wie der digitalen Postverteilung, der automatischen Bescheidübernahme aus den Fachverfahren oder dem automatisierten Postversand.