BodenseekreisKeine Kompromisse

Smartphones und Tablets sind im Bodenseekreis in allen Bereichen des Landratsamts im Einsatz: Sie ermöglichen den Mitarbeitern neben der Verwaltung von E-Mails und Kontaktdaten den Zugriff auf behördeninterne Web-Dienste und Dokumente – unabhängig von ihrem jeweiligen Aufenthaltsort. Das Landratsamt setzt dabei ausschließlich auf Samsung-Geräte und das Betriebssystem Android. Für Samsung hat sich die Behörde vor allem aufgrund des besonders sicheren Samsung Knox Enrollments entschieden. Alle Smartphones werden mit Android Version 7 oder höher betrieben. Ältere Smartphones werden ersetzt. Um die mobilen Geräte sicher verwalten zu können, setzt die Behörde auf die Plattform MobileIron des gleichnamigen Anbieters.
„Wir haben es uns mit der Auswahl eines Enterprise Mobility Management Tools (EMM) nicht leicht gemacht, denn unsere Sicherheitsanforderungen sind sehr hoch“, sagt Oliver Hamburger, der im Bereich EDV/IuK des Landratsamts Bodenseekreis verantwortlich für das Projekt ist. „Ein Vorfall, bei dem ein versehentlich in der Cloud bereitgestelltes Foto auf einmal mit allen dienstlichen Smartphones synchronisiert worden ist, sensibilisierte uns zusätzlich bei der Entscheidungsfindung und bestärkte uns darin, bei den Sicherheitsanforderungen keine Kompromisse einzugehen.“

Sichere Verwaltung von Fotos und Videos

Die Implementierung einer sicheren Kamera ist denn auch ein spezielles Feature der mobilen IT-Landschaft des Landratsamts. Das IT-Systemhaus Bechtle entwickelte dafür unter Verwendung des AppConnect-Containers von MobileIron eine Foto-, eine Video- und eine Galerie-App, welche die sichere Nutzung der Kamera innerhalb des genannten Containers ermöglichen. „Mit den Apps ist eine sichere Verwaltung von Fotos und Videos möglich. Andere Apps wie beispielsweise Dropbox, Facebook oder private Applikationen erhalten keinen Zugriff auf diese Daten. Und über das Dokumenten-Management-Tool Docs@Work von MobileIron werden Fotos und Videos sicher im Unternehmensnetz abgelegt“, erläutert Dennis Trescher, System Engineer Enterprise Mobility bei Bechtle.
Die Kamera-Apps werden in allen Dezernaten des Landratsamts eingesetzt, in denen sichergestellt werden muss, dass Bild- und Videodaten im geschützten Umfeld der Behörde bleiben. Das gilt prinzipiell für alle Bilder, die dienstlich gemacht werden, zum Beispiel als Dokumentation von Versicherungsschäden, von Baumängeln, defekten Leitplanken und kranken Bäumen oder auch im Veterinärwesen. „Die Apps müssen zuverlässig verhindern, dass solches Bildmaterial durch eine Fehlkonfiguration in Kanäle der sozialen Medien oder in private Cloud-Speicher gelangt“, erläutert Oliver Hamburger. Dabei gehe es nicht um Geheimniskrämerei, sondern um Vertrauens- und Datenschutz gegenüber den Bürgern und Kunden und im Zweifel auch darum, gerichtstaugliches Material zu sichern, so der IT-Experte der Kreisbehörde.

Ganz neue digitale Workflows

Bis zur Entscheidung zugunsten der Plattform von Anbieter MobileIron dauerte es rund sechs Monate. In dieser Zeit gab es parallel diverse Evaluationen einer ganzen Reihe anderer EMM-Anbieter und -Lösungen, etwa BlackBerry, VMWare Airwatch, GIRITech, Cortado und XenMobile von Citrix. Die IT-Spezialisten und Vertreter aus den Fachabteilungen des Landratsamts Bodenseekreis entschieden schließlich, dass mit der MobileIron-Plattform die gesteckten Ziele am besten zu erreichen seien. Dazu zählte neben höchsten Sicherheitsstandards auch die strikte Trennung von persönlichen und geschäftlichen Daten auf den Smartphones, um den hohen Datenschutzanforderungen gerecht zu werden. Außerdem sollte die EMM-Plattform eine persönliche Nutzung der Unternehmensgeräte ermöglichen und einfachen Zugriff auf Unternehmensinformationen und -dateien gewährleisten.
Diese allgemeinen Zielvorstellungen wurden dann in technische Anforderungen umgewandelt:
• Zugriff auf E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben.
• Zugriff auf Dokumente und Informationen im Intranet und Surfen über den Unternehmens-Proxy.
• Content-Filterung über vorhandene Systeme (Unternehmens-Proxy) unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
• Zugriff auf Dateien und Netzlaufwerke.
• Nutzung einer besonders gesicherten Kamera innerhalb des Containers.
Zukünftig will der Bodenseekreis auch die Computer-Telefonie (CTI) in das Enterprise Mobility Management einbinden und die App NetwakeVision vollständig integrieren. Mit dieser App werden schon jetzt viele Einsatzdaten des Straßenbauamts, etwa zu Winterdienst, Straßensanierung oder Grünflächenpflege, sowie entsprechende Arbeitsnachweise und die Kosten auf dem Mobilgerät automatisch erfasst und verwaltet. Weitere Aufgaben sollen hinzukommen. „Hier werden ganz neue digitale Workflows möglich“, meint Oliver Hamburger.

Deutliche Zeitersparnis

Der Umstellungsprozess auf die MobileIron-Plattform ist im Landratsamt in Friedrichshafen noch im Gange. Deshalb kann Oliver Hamburger keine endgültigen Zahlen nennen, welche die ökonomischen Vorteile der eingeführten EMM-Plattform belegen. Er ist sich aber jetzt schon sicher, dass MobileIron im Zusammenspiel mit dem Samsung Knox Enrollment zu einer deutlichen Zeitersparnis bei der Registrierung der Mobilgeräte führt. „Die Erreichbarkeit der Außendienstler und der Mitarbeiter, die gerade unterwegs sind, macht das Arbeiten im Team viel flexibler“, erklärt Hamburger weiter. „Früher mussten die Mitarbeiter nach einer Reise oder nach der Außendiensttätigkeit in der Regel noch einmal im Büro vorbeischauen, um beispielsweise Unterlagen abzulegen. Mit der neuen Lösung können die betreffenden Kollegen nun Bilder oder Dokumente sicher vom mobilen Endgerät aus ins Netzwerk einstellen. Auch die nächste Dienstreise, eine Fortbildung oder das nächste Mittagessen in der Kantine können jetzt von unterwegs aus angemeldet werden. Bisher war das nur über stationäre, an das Hausnetzwerk angeschlossene Rechner möglich.“