Prozess-ManagementPotenziale besser ausschöpfen

Eine umfangreiche Studie zum Thema Prozess-Management in der öffentlichen Verwaltung hat die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg in Kooperation mit dem Unternehmen MACH erstellt. Auf der Smart Country Convention in Berlin (20. bis 22. November 2018, wir berichteten) wurden jetzt die Ergebnisse präsentiert.
„Einige Verwaltungen scheinen im Bereich Prozess-Management schon weit vorangeschritten zu sein, während andere noch Nachholbedarf und Raum für Verbesserungen haben – so ist zumindest der subjektive Eindruck. Es schien daher notwendig, diese vage Einschätzung einer genaueren Prüfung und Analyse zu unterziehen“, erläutert Stefan Mensching, Vorstand Beratung der MACH AG, den Hintergrund.
Wie das Unternehmen MACH und die Hochschule Bonn-Rhein-Sieg mitteilen, sind die ersten Erkenntnisse der Online-Umfrage positiv. Neben allgemeinen Vorteilen wie mehr Wirtschaftlichkeit und Effizienz unterstützt das Prozess-Management demnach die Identifizierung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, verbessert den Überblick über Abläufe in der eigenen Organisation und erweist sich auch im Rahmen der Organisationssteuerung als hilfreich – unabhängig vom Verwaltungsbereich, der Größe der Einrichtung und der Art des Prozesses.
Allerdings zeige die Studie auch, dass große Potenziale bislang noch ungenutzt bleiben. Beispielsweise werden nach Angaben von MACH zentrale Instrumente zur Darstellung von Prozessen nicht genutzt. So komme etwa die Prozesslandkarte derzeit kaum zum Einsatz, obwohl sie als Qualitätsmerkmal für gutes Prozess-Management gilt. Auch der Einsatz von Modellierungssprachen wie BPMN 2.0 gehöre zum professionellen Instrumentarium des Prozess-Managements. Der internationale Standard erlaubt es, komplexe Abläufe präzise und schnell wahrnehmbar abzubilden, um auf diese Weise weiterführend auch die Automatisierung von Prozessen zu unterstützen.
„Die Studie hat mehrere Dinge offengelegt: Prozess-Management ist ein wirksames Werkzeug, das im öffentlichen Dienst bereits regen Zuspruch findet. Es gibt aber noch viel mehr zu tun“, so das Fazit von Professor Andreas Gadatsch von der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg. So müsse zum Beispiel der Stellenwert des Prozess-Managements in den öffentlichen Einrichtungen erhöht und dieses zudem als gesamtheitliches Organisationsprojekt verstanden werden.