Kita-LösungenKIVAN passt sich an

Zwei Landkreise und 59 weitere Kommunen verwalten ihre Kinderbetreuungsangebote inzwischen mit der Kita-Management-Lösung KIVAN von Anbieter Lecos. Das sind 365 Träger, 1.009 Einrichtungen und 1.321 Tagespflegepersonen. Erst kürzlich hinzugekommen sind der Träger Internationaler Bund sowie der hessische Kreis Darmstadt-Dieburg. Der Träger Internationaler Bund möchte mit KIVAN zunächst seine Kitas in Berlin und Brandenburg verwalten. Perspektivisch könnte er aber alle Einrichtungen bundesweit in das KIVAN-System integrieren. In Darmstadt-Dieburg wird KIVAN seit August für die Organisation der Ganztagsbetreuung in den 16 Schulen des Landkreises eingesetzt. Derzeit erfolgt die Datenübernahme aus bestehenden Betreuungsverträgen, ab Januar 2019 wird den Eltern der Grundschüler ein Portal für die Anmeldung zur Verfügung stehen.
„Von Beginn an haben wir KIVAN sehr kleinteilig modular aufgebaut, damit wir jeden Vergabeprozess maßgeschneidert abbilden können – gleich, ob es sich um einen freien Träger, eine kleine Gemeinde, eine Großstadt oder einen Landkreis handelt“, erklärt Roy Barthel, Leiter des Strategiefelds Eigenentwicklung bei Lecos. „Mit wenigen Klicks können wir unterschiedlichste Anmelde- und Verwaltungsszenarien kommunenindividuell abbilden. Der modulare Aufbau gibt uns aber auch die Möglichkeit, KIVAN eng am Kunden weiterzuentwickeln, ohne stets in eine große Gesamtlösung eingreifen zu müssen. KIVAN ist sozusagen ein Baukasten, aus dem jede Kommune die Steine erhält, die sie braucht. Sollte ein Baustein fehlen, schnitzt das Team einen neuen.“

Anwender regen Weiterentwicklung an

In die Weiterentwicklung von KIVAN fließen Ideen des Herstellers ebenso ein wie Anregungen der Anwender. „Alle zwei Wochen laden wir Kita-Leitungen zum Anwender-Austausch, um gemeinsam mit ihnen den größtmöglichen Mehrwert aus KIVAN herauszuholen“, sagt Barthel. Bestimmende Themen für 2018 waren die Erweiterung von Abrechnungsfunktionalitäten und Schnittstellen zu anderen Anwendungen, etwa zu Software für Entwicklungsdokumentationen und Gesundheitsinformationen sowie zu Kita-Software, die freie Träger einsetzen, wie adebisKITA und KitaPlus. Seit August sind Schnittstellen zu den gängigsten Finanzsystemen wie DATEV, SASKIA.de-IFR oder H&H realisiert. Sie bilden die Grundlage für die aktuelle Erweiterung des Abrechnungsmoduls. Forderungen, also Elternbeiträge und künftig auch Zusatzkosten, können nun direkt aus dem Programm heraus an die Eltern gestellt und über die neuen Schnittstellen in die jeweiligen Finanzsysteme übertragen werden. „KIVAN soll keine Buchhaltungssoftware werden“, sagt Barthel. „Aber es ist eine Erleichterung, wenn man monatliche Sollstellungen vertragsgenau und vertragsübergreifend für die gesamte Einrichtung auf Knopfdruck ermitteln kann.“
Auch Rückrechnungen und Korrekturbuchungen, etwa wenn der Alleinerziehendenstatus oder die Geschwisterkinderabsenkung im Vertrag nicht berücksichtigt wurden, können im neuen Modul abgebildet werden. Ergänzend zu den Elternbeiträgen, die KIVAN schon immer berechnen konnte, können auch Sonder- oder Zusatzleistungen erfasst werden, zum Beispiel zusätzliche Betreuungsstunden, Essensgeld oder Aktivitäten wie Musik- oder Sprachunterricht.

Trägerübergreifende Übersicht

Auf Anregung von interessierten Landkreisen und kommunenübergreifenden Trägern arbeitet das Entwickler-Team derzeit an der Möglichkeit, mandantenübergreifende Auswertungen und Statistiken zu realisieren. Ergänzend zur einrichtungsgenauen Auswertung sind nun auch Auswertungen über alle eigenen Kitas hinweg möglich. Der trägereigene Überblick über Bedarfs- und Vertragslage sowie die Platzbelegung wird dadurch deutlich vereinfacht. Die Technologie bildet außerdem die Grundlage für ein Portal, in dem alle Einrichtungen eines Landkreises träger- und kommunenübergreifend verwaltet werden können. In einigen Bundesländern hat sich darüber hinaus das Kitaplatz-Sharing durchgesetzt. Dabei teilen sich zwei Kinder einen Betreuungsplatz – entweder für eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Tag oder für bestimmte Tage pro Woche. Um auch diese Variante der Vertragsgestaltung abzubilden, entsteht in KIVAN eine neue Funktion.
Als kommunaler IT-Dienstleister ist Lecos erfahren im Umgang und Schutz personenbezogener Verwaltungsdaten. Dieses Wissen ist von Beginn an in die KIVAN-Entwicklung eingeflossen. Die Nutzer stehen deshalb schon heute auf der rechtlich sicheren Seite der Datenschutz-Grundverordnung. „Als IT-Spezialist und Auftragsverarbeiter stehen wir nun noch mehr in der Pflicht, die Verarbeitung personenbezogener Daten gemeinsam mit den Auftraggebern sensibel zu bewerten, umzusetzen und lückenlos zu dokumentieren“, sagt der Lecos-Datenschutzbeauftragte Uwe Wunsch. „Für Lecos im Allgemeinen und mit der Lösung KIVAN im Besonderen ist es völlig ausgeschlossen, dass personenbezogene Daten zum Beispiel in einer Cloud amerikanischer Unternehmen weitergereicht werden. Das Vertrauen unserer Kunden setzen wir nicht aufs Spiel.“

TÜV zertifiziert

Der TÜV Saarland bestätigt der Anwendung mit dem Siegel Geprüfter Datenschutz, dass sie alle technischen und organisatorischen Vorgaben des strengen deutschen Datenschutzrechts – unter Berücksichtigung der Anforderungen kirchlicher Träger – sowie die weiterführenden Normen der IT-Sicherheit erfüllt. KIVAN ist die erste Fachanwendung zur Vergabe von Betreuungsplätzen in Deutschland, die dieses Zertifikat führen darf. Darüber hinaus verfügt sie über ein durchdachtes Nutzerrollenkonzept mit umfassender Rechtevergabe, sodass jeder Anwender genau auf die Daten zugreifen kann, die er für seine Arbeit braucht.