Bad KreuznachRechtssichere Verwaltung

Die rechtssichere Verwaltung gemeinschaftlicher Güter obliegt den Behörden in Städten und Gemeinden. Sie tragen damit eine große Verantwortung: von der Prüfung der Spielgeräte auf öffentlichen Anlagen bis hin zur Überwachung des Baumbestands. Gleichzeitig sind die Verwaltungen gefordert, effizient zu arbeiten. Die Stadt Bad Kreuznach macht sich darum eine Software-Lösung zunutze, die in allen drei Bereichen – Spielplatz, Baum und Straße – eine wertvolle und inzwischen unverzichtbar gewordene Hilfestellung bietet. Seit dem Jahr 2017 führen die Fachverantwortlichen die Funktions- und Sichtkontrollen der 77 Spielplätze in der rheinland-pfälzischen Kommune mit IT-Unterstützung durch. Inzwischen sind auch die Daten von etwa 13.500 Bäumen vom Altsystem in die neue Lösung übertragen worden. Gleichzeitig vervollständigt Bad Kreuznach die Datenbank mit Straßeninformationen, damit auch hier die Kontrollen mithilfe des Systems starten können.
Die Verwaltung und insbesondere die regelmäßige Kontrolle von Spielplätzen, Bäumen und Straßen gestaltete sich in Bad Kreuznach in der Vergangenheit recht unterschiedlich. Im Bereich der Baumkontrolle beispielsweise existierte bereits ein digitales System – wenn auch sehr veraltet. In der Spielplatz- und Straßenkontrolle arbeiteten die Verantwortlichen hingegen mit handschriftlichen Tabellen und Laufzetteln. Dabei ging nicht nur der Überblick schnell verloren, der Prozess war auch sehr aufwendig. Folglich blieb deutlich weniger Zeit für das mehrfache Kontrollieren von Spielstätten und Straßen. Zudem konnte die Stadt auf diese Weise dauerhaft nur schwer eine hundertprozentig rechtssichere Dokumentation schaffen. Eine solche ist aber zwingend erforderlich. Immerhin fordert die Rechtsprechung beispielsweise bei Unfällen eine unveränderbare, auskömmliche Dokumentation. Sollte hier etwas fehlen, drohen erhebliche Haftungsrisiken.

Software für Spielplatz, Baum und Straße

Die europaweit geltenden EN-Normen 1176-1 bis 2 regeln die (sicherheits-)technischen Anforderungen an Spielgeräte und deren sicherheitstechnische Prüfung, Inspektion und Wartung. Grundsätzlich ist die Stadt Bad Kreuznach als Erbauer und Betreiber für die Verkehrssicherheit ihrer Spielanlagen verantwortlich und muss für deren einwandfreien Zustand sorgen. Das gesamte Haftungsrisiko liegt dabei bei der Kommune. Um diese Risiken zu minimieren und gleichzeitig die Aufwände zu reduzieren, entschieden sich die Verantwortlichen, die Kontrollprozesse grundsätzlich auf den Prüfstand zu stellen. Positives sollte fortbestehen. Verbesserungspotenziale galt es hingegen zu heben. Mit dem Ziel, Zeitersparnis und Rechtssicherheit in Einklang zu bringen, starteten die Fachverantwortlichen die Suche nach einer neuen Lösung für die Spielplatz-, Baum- und Straßenkontrolle.
Nach ausführlicher Recherche und der Abwägung aller Kriterien unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit entschieden sie sich im Jahr 2017 für die Integration der Lösung argos aus dem Hause P3N. Damit können die Disziplinen Spielplatz, Baum und Straße mit nur einer Software-Maske abgedeckt werden. In der Anfangsphase stellte Bad Kreuznach dem externen Dienstleister alle vorhandenen Daten zur Verfügung, damit diese im Sinne der Ersteinrichtung sauber eingepflegt werden konnten. Direkt im Anschluss konnte die Arbeit mit der Software im Aktivbetrieb beginnen. Mit ständiger Unterstützung des Herstellers fiel die Einführungsphase ungewöhnlich kurz aus. Ein Grund dafür war, dass die Mitarbeiter den Umgang mit dem neuen System als verständlich und leicht empfanden.

Per Tablet erfassen

Die Entscheidung für die Einführung der Lösung zahlte sich schnell aus. Dank argos sind die Kontrollen nun mit deutlich weniger Arbeitsschritten möglich. Früher musste ein Mitarbeiter ein Objekt vor Ort kontrollieren, verfasste handschriftlich die Prüfungsergebnisse und machte Fotos. Im Büro angekommen erfasste er seine Erkenntnisse in einer Excel-Tabelle, fügte die Bilder hinzu und schickte die Datei zur Einsicht an die Verwaltung. Im Anschluss folgte eine interne Rücksprache bezüglich der Fehlerbehebung und es wurden Dienstleister mit der Umsetzung beauftragt. Stand heute ist dieser Prozess deutlich schlanker geworden: Die Mitarbeiter starten mit einem Tablet-PC ausgestattet zu den Kontrollpunkten und erfassen alle notwendigen Informationen mit dem mobilen Gerät – auch das Bildmaterial. Alle Daten werden dabei automatisch rechtssicher gespeichert. Folglich kann die Fehlerbehebung umgehend von der Verwaltung besprochen und beauftragt werden. Auch die Auftragsverfolgung schließt sich nahtlos an: Aufträge werden rechtssicher erteilt und nach der Abnahme als erledigt gekennzeichnet.
Insgesamt ist der Kontrollprozess inklusive aller notwendigen Dokumentationen deutlich schneller und einfacher geworden. Zudem profitieren alle Beteiligten von der Vollständigkeit der dokumentierten Informationen. Unterstützend wirkt hier zweifellos die intuitive Bedienbarkeit der eingesetzten IT-Lösung. Selbst Mitarbeiter, die normalerweise wenig Berührungspunkte mit dem Computer haben, arbeiten in der Regel gern mit der Anwendung.

Pflichtaufgaben bewältigen

Die Verantwortlichen in Bad Kreuznach haben mit der Einführung einer Software-Lösung für die Prozessbegleitung der rechtlich geforderten Kontrollen eine wegweisende Entscheidung getroffen. Nun gilt es, diesen Weg konsequent fortzusetzen und Weiterentwicklungen voranzutreiben. Mit Blick in die Zukunft schafft die Kommune damit einen wichtigen Meilenstein angesichts der Herausforderung, mit immer weniger finanziellen Mitteln eine ihrer wichtigen Pflichtaufgaben – nämlich die Verwaltung von Spielplätzen, Bäumen und Straßen – zu bewältigen.