E-AkteDigitales Gesamtkonzept

Die Einführung der E-Akte bleibt ein hochaktuelles Thema: Für Bundesbehörden bereits bis zum Jahr 2020 fest vorgeschrieben, müssen sich spätestens jetzt auch Kommunen mit der elektronischen Akte befassen. Die E-Akte assoziiert vorrangig das Scannen von Schriftstücken und Abrufen der Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System (DMS). Aber welche Komponenten machen das Thema zu einem digitalen Gesamtkonzept und bringen wirkliche Arbeitserleichterung? Im Vergleich zum digitalen Alltag der Bürger scheint es geradezu antiquiert, dass in Behörden oft noch das Papier regiert. Im Privaten und Beruflichen ist die Kommunikation per E-Mail längst geläufig. Auch Unterschriften werden zunehmend digital geleistet, ob im Supermarkt oder beim Paketzusteller.
Viele Vorgänge wie die Beantragung von Kartenführerscheinen, Bewohnerparkausweisen, Kfz-Zulassungen oder Wohngeld werden zwar bereits online angeboten, nehmen im Bürgerbüro aber häufig wieder den analogen Weg. Anträge und E-Mails werden ausgedruckt; Unterschriften auf Papier geleistet. Zeit, die den Sachbearbeitern für beratungsintensivere Aufgaben fehlt. Von den Kosten ganz zu schweigen. Laut einer Studie des Briefpost-Digitalisierers CAYA werden in deutschen Behörden derzeit circa 18 Millionen Euro im Jahr für Druckkosten ausgegeben.

E-Mails per Drag-and-drop übernehmen

Das Unternehmen Tele­computer bietet bereits seit dem Jahr 1994 eine in die Fachverfahren integrierte elektronische Akte an. Alle Funktionen zum Erstellen einer E-Akte werden direkt im Fachverfahren aufgerufen, alle benötigten Daten automatisch an das DMS übergeben. Welches der circa 20 unterstützten DMS dabei im Hintergrund läuft, ist für den Anwender egal. Er bedient die E-Akte über die gewohnte Fachverfahrensoberfläche.
E-Mails können per Drag-and-drop zum Vorgang übernommen werden. Anträge lassen sich in digitaler Form erstellen und können vom Bürger auf einem Unterschriften-Pad unterzeichnet werden. Der unterschriebene Antrag wird als Komplettdokument zur entsprechenden Akte abgelegt und ist dann jederzeit an allen Orten von allen Sachbearbeitern abrufbar. Ein Viertel der Anwender der IKOL-eAKTE von Telecomputer setzt aktuell Unterschriften-Pads ein, so auch der niedersächsische Kreis Hildesheim.

Zeitliche und finanzielle Synergien

Eine moderne Sachbearbeitung, die als Ergebnis zeitliche und finanzielle Synergien schafft – das war der Hauptgedanke der IT- und der Fachabteilung des Kreises Hildesheim bei der Einführung der Pads. 3.750 Anträge pro Monat werden von der Kfz-Zulassungsstelle bearbeitet. Das bisherige Prozedere war viel zu zeitaufwendig: Antrag erstellen, drucken, unterzeichnen lassen, einscannen, der elektronischen Akte zuordnen und dann den Papierantrag vernichten. Neben den anfallenden Material- und Personalkosten widersprach diese Arbeitsweise dem angestrebten papierlosen Büro, zumal der Kreis hierfür bestens ausgestattet ist: Die Kfz-Zulassungsstelle arbeitet seit Mitte 2017 mit der elek­tronischen Akte und kann direkt aus der Fach-Software IKOL-KFZ archivierungspflichtige Dokumente und Anträge in dem angeschlossenen DMS enaio des Unternehmens Optimal Systems ablegen. Der Einsatz von Unterschriften-Pads war daher ein konsequenter Schritt.

Ressourcen schonen

An 22 Arbeitsplätzen stehen nun Unterschriften-Pads des Modells DTU-1141 von Hersteller Wacom Europe. Das 10,6-Zoll-Display bietet die Möglichkeit, Formulare im DIN-A5-Format anzuzeigen. Die bisher in der Kfz-Zulassungsstelle verwendeten Word-Formulare wurden durch Telecomputer angepasst. Der Bürger sieht nun den gesamten Antrag als komplettes Dokument, ohne scrollen zu müssen. Er kann ihn in Ruhe prüfen und dann digital unterschreiben. Hat der Bürger den Antrag unterschrieben, wird er vom Sachbearbeiter per Knopfdruck in die E-Akte übernommen. Drucken, Scannen und Vernichten des Papierantrags entfallen somit. Das schont Ressourcen und vereinfacht die Antragsbearbeitung. Und nicht zu vergessen: Da die Anträge personenbezogene Daten enthalten, mussten die Papier­exemplare bisher aufwendig fachgerecht entsorgt werden. Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Um auch auf Sonderfälle in der Antragsbearbeitung möglichst flexibel reagieren zu können, wurde die Form der zu leistenden Unterschrift in der Fach-Software variabel eingerichtet. So kann der Sachbearbeiter in Ausnahmefällen den Antrag auch in Papierform erstellen und unterzeichnen lassen.

Optischer Nachweis von Kennzeichen

Der Kreis Hildesheim hat mit dem Einsatz der Unterschriften-Pads den Weg für die elektronische Aktenführung so bereitet, wie sie gedacht ist: als durchgehend digitale Antragsbearbeitung ohne Druck- und Scan-Vorgang. Neben dem Einsatz von Pads bietet der Bereich der Kfz-Zulassung noch weiteres Digitalisierungspotenzial. Einen Großteil der Arbeit nimmt hier die Ausgabe von Kennzeichenschildern ein. Einen optischen Nachweis des Schilds hat die Zulassungsbehörde bisher aber nicht. Wäre es nicht konsequent, diese Unterlagen ebenfalls zu digitalisieren?
Im Jahr 2015 hat sich Telecomputer an die Entwicklung einer Lösung zum Scannen von Kennzeichenschildern gemacht, der AKZ-DSN-Erkennung, die in London mit dem Fujitsu Award prämiert wurde. Damit kann die Zulassungsbehörde den Ist-Zustand des Kennzeichens dokumentieren. Das Foto mit den dazugehörigen Plaketten, Druckstücknummern und der Zulassungsbescheinigung Teil I kann direkt in die E-Akte übernommen werden. Vor der Übernahme werden die gescannten Schilder automatisch mit den im Kfz-Fachverfahren hinterlegten Daten verglichen; Abweichungen werden sofort erkannt und angezeigt. Das beugt Fehlausgaben und Kennzeichenmissbrauch vor.