MünchenDigitales Werkzeug für die Haushaltsplanung

Mit einer neuen Software will die Münchner Stadtverwaltung mehr Effizienz in der Haushaltsplanung einführen. Das SAP-Produkt BW-IP (Business Warehouse – Integrierte Planung) ermöglicht die digitale Zusammenführung aller notwendigen Informationen aus allen Referaten. Nach Angaben der bayerischen Landeshauptstadt soll die neue Sachverhaltsdatenbank erstmals für die Haushaltsplanung 2021 zum Einsatz kommen. Bislang seien bei der Stadtkämmerei Tausende von Einzelmeldungen eingegangen sowie weitere relevante Unterlagen wie Stadtratsbeschlüsse, Berechnungen und Beschlussvorlagen. Diese Dokumenten fließen nun in digitaler Form in das Planungsinstrument ein.
In der Datenbank speichern die Referate alle Unterlagen, die für die Haushaltplanung relevant sind. Daran schließt sich ein Abstimmungsprozess an. Aufgabe der Kämmerei sei es, Positionen und Kalkulationen zu prüfen und die Einzelhaushalte in einem großen beschlussfähigen Gesamthaushalt zusammenzuführen. Auch diese Arbeit geschieht nun in der Datenbank anstatt auf Papier. „Die Vorteile der digitalen Prozesse liegen damit auf der Hand“, sagt Monika Staudinger, Leiterin der Haushaltsplanung in der Stadtkämmerei: „Wir haben alle Unterlagen schnell zur Hand und können effizienter arbeiten. Unsere Eingaben stehen sofort wieder zur Verfügung. Es kursieren keine unterschiedlichen Tabellen mehr. Viel von dem bisherigen Aufwand für Dateneingabe, Druck und Verteilung entfällt.“

Effizienzgewinn nutzen

Der erwartete Effizienzgewinn soll vor allem für mehr Tempo bei der Mittelbeantragung sorgen. In den vergangenen Jahren sei es wegen der Komplexität der städtischen Finanzen nicht immer möglich gewesen, den Haushalt zu den gültigen Fristen bei der Genehmigungsbehörde vorzulegen. Dies habe zu so genannten haushaltslosen Zeiten geführt, in denen weiterfließende gesetzliche und vertragliche Leistungen unter dem Vorbehalt der nachträglichen Genehmigung standen. Nach den Erfahrungen mit der ersten IT-gestützten Planungsrunde zeigt sich bereits, dass Termine eingehalten und Zahlen nicht mehr auf Referats-, sondern auf Produktebene in den Haushaltsplan einfließen konnten. Somit sei der Stadtrat in der Lage, Steuerung nicht mit pauschalen Summen, sondern mit konkreten Zahlen für Projekte, Services und Maßnahmen vorzunehmen.