Dokumenten-Managementenaio in Niedersachsen

Bundesweit arbeiten laut Hersteller rund 650 Verwaltungen mit dem Enterprise-Content-Management-System (ECM) von Anbieter Optimal Systems, in Niedersachsen nutzen über 100 Ämter die Lösung enaio. So etwa in Oldenburg: Die 170.000-Einwohner-Stadt beschäftigt in ihrer Verwaltung rund 3.000 Mitarbeiter in zahlreichen Abteilungen und Dezernaten an verschiedenen Standorten. Der Abschied von Papierdokumenten begann dort schon vor einigen Jahren – zunächst mit verschiedenen DMS-Lösungen, 2008 wurde enaio erstmals implementiert und in den darauffolgenden Jahren schrittweise etabliert. Wie Optimal Systems weiter mitteilt, wurde 2018 beschlossen, die Oldenburger Verwaltung digital zu vereinheitlichen. Im Rahmen eines Vergabeverfahrens fiel die Wahl auf enaio. Derzeit nutzt Oldenburg die digitale Sozialakte und die digitale Vollstreckungsakte. Weitere werden sukzessive folgen. Im Rahmen des Projekts wurde auch die Erneuerung des Scan-Prozesses notwendig, um TR-RESISCAN-konformes Digitalisieren von Papierdokumenten zu ermöglichen.

Kostensenkungen erhofft

Was spricht aus Sicht der Oldenburger Stadtverwaltung für das ECM-System? Jaakov Strijker vom Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik der Stadt schätzt die zentralisierte Ablage und Indexierung und den standortunabhängigen Aktenzugriff von enaio, wodurch die Prozessdurchlaufzeiten beschleunigt werden, ebenso die vielfältig nutzbaren Workflow-Funktionen. Die Stadt erhoffe sich dadurch langfristig Kosteneinsparungen, so Strijker. Hinzu kämen spezifische Vorteile für Verwaltungen wie etwa Rechtssicherheit und Datenschutz. Zudem böten die Lösungen von Optimal Systems viele Schnittstellen zu verwaltungstypischen Fachanwendungen.
In Salzgitter stellte die Stadtverwaltung – als eine der ersten im Bundesland – bereits 2007 auf digitale Prozesse um, teilt Optimal Systems mit. Hier werden die digitale Rechnungseingangsbearbeitung, die revisionssichere Archivierung und digitale Workflows eingesetzt. In der Region Hannover werden die elektronische Vorgangsbearbeitung und die Schnittstelle zur Kfz-Zulassungssoftware genutzt. Die Besonderheit dieses Projekts: Nicht eine einzelne Verwaltung arbeitet mit enaio, sondern ein Verbund aus mehreren Kommunen an 18 Standorten.