FuldatalSichere E-Mail-Kommunikation

Fuldatal ist eine hessische Gemeinde im Landkreis Kassel, der der vertrauensvolle Umgang mit ihren rund 12.000 Bürgerinnen und Bürgern sehr am Herzen liegt. „In unserer Gemeinde legen wir viel Wert auf das Persönliche“, sagt Christian Grams, IT-Fachmann der Kommune. „Für uns ist es wichtig, den Menschen als Person zu betrachten und ihm vertrauensvoll zu begegnen. Auch im täglichen Umgang mit personenbezogenen Daten in der Verwaltung stehen das Vertrauen und der Datenschutz an oberster Stelle.“ Die Absicherung der E-Mail-Kommunikation war bislang allerdings äußerst aufwendig. Die E-Mails wurden in der Cloud abgelegt, eine Kennwortangabe war nötig. Aus eigenem Interesse begab sich die Gemeinde deshalb auf die Suche nach einer neuen Lösung für eine sichere E-Mail-Kommunikation, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Nahtlos sollte sie sich in die bestehende Infrastruktur einfügen und einen Großteil der Prozesse automatisiert im Hintergrund durchführen. Wichtig war der Gemeindeverwaltung außerdem, dass sowohl der Nutzer als auch der Empfänger keinen spürbaren Mehraufwand haben und ein Maximum an Sicherheit für ihre Daten garantiert ist.

Schweiz-deutsche Lösung überzeugt

Im Zuge ihrer Recherche kamen die Verantwortlichen schließlich mit der Firma atecto ins Gespräch. Das Unternehmen hat sich unter anderem auf die Absicherung der E-Mail-Kommunikation spezialisiert. Auf der Basis von SEPPmail bietet das IT-Systemhaus ein geeignetes E-Mail-Konzept an, das den heutigen Sicherheitsstandards sowie der aktuellen Gesetzeslage entspricht. „Nach einem ausführlichen Gespräch mit der Firma atecto und der Vorstellung des E-Mail-Verschlüsselungskonzepts gab es für uns kein Zweifel mehr. Der hohe Automatisierungsgrad, die einfache Bedienung und vor allem auch die Spontanverschlüsselung auf Basis einer Lösung eines deutschsprachigen Herstellers überzeugten uns“, sagt Christian Grams. So entschied sich die öffentliche Verwaltung dazu, dieses Schweiz-deutsche E-Mail-Verschlüsselungskonzept mitsamt digitaler Signatur, Central Disclaimer Management und Large File Transfer für das Versenden größerer Dateien einzusetzen.

Arbeitsabläufe optimiert

Mit Unterstützung des IT-Systemspezialisten installierte die IT-Abteilung der Gemeinde die neue Lösung und nahm erforderliche Einstellungen in der Konfiguration vor. Seitdem ergänzt die in einer VMWare ESXi-Umgebung installierte Appliance das zentrale E-Mail-System in Fuldatal und sorgt für einen reibungslosen Mailflow: Die elektronischen Nachrichten werden über die Sophos Firewall von extern auf Viren sowie Spam geprüft und an die SEPPmail weitergeleitet. Nachdem diese die Nachrichten verarbeitet hat, werden sie wieder zurück an die Sophos Firewall geschickt. Anschließend wird die elektronische Nachricht an den internen Exchange Server weitergeleitet und von diesem dann zugestellt. „Mit unserer neuen Lösung zur sicheren E-Mail-Kommunikation werden von nun an alle Forderungen aus der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO und dem IT-Sicherheitsgesetz erfüllt. Die Resonanz ist sehr positiv und die Funktionen für eine sichere E-Mail wurden sehr gut angenommen. Wir freuen uns, dass wir nun auch im Sinne unserer Bürger Daten rechtskonform übermitteln können. Uns ist aufgefallen, dass seit der Implementierung der Lösung viele Arbeitsabläufe optimiert erfolgen, da der Austausch von E-Mails mit Bürgern und Behörden deutlich schneller geht“, sagt Christian Grams.