Langenselbold / MühlheimFinanzprozesse optimiert

Verwaltungen, kommunale Unternehmen und Institutionen der öffentlichen Hand stehen aktuell vor ähnlichen He­rausforderungen wie Unternehmen der freien Wirtschaft. Angesichts der digitalen Transformation müssen sie bestehende Prozesse hinterfragen und sich an veränderte Anforderungen anpassen. Um die Verwaltung in diversen Bereichen zu digitalisieren, stehen ihnen moderne Software-Lösungen zur Verfügung. Vernetzung, Teilautomatisierung und durchgängige Abläufe steigern dabei die Effizienz.
Diese Herausforderungen sahen auch die hessischen Städte Langenselbold und Mühlheim im Kreis Offenbach auf sich zukommen. Trotz der Beschränkungen, die das Corona-Jahr 2020 mit sich brachte, gingen die rund 14.000 beziehungsweise 28.500 Einwohner zählenden Kommunen die nötigen Veränderungen für die Modernisierung ihrer Verwaltung an. Basis der Umstellungsprojekte war jeweils die Einführung des Software-Pakets DATEVkommunal von Anbieter DATEV, mit dem die Prozesse rund um das Finanzwesen optimiert wurden. Dabei kommen im neuen System auch Module für die Mittelbewirtschaftung sowie die Abrechnung kommunaler Steuern und Abgaben zum Einsatz.

Weiterer Schritt zur Digitalisierung der Verwaltung

Die Umstellungsprojekte starteten in den beiden lediglich 20 Kilometer voneinander entfernten Kommunen gleichzeitig im zweiten Quartal 2020 mit der Ist-Aufnahme der bestehenden Prozesse und der Konzeption der Zielvorstellung. Für die Städte Langenselbold und Mühlheim war das Projekt auch ein weiterer Schritt hin zur Digitalisierung ihrer Verwaltung. Das Projekt-Management übernahmen jeweils die Consultants von DATEV im Schulterschluss mit dem Software-Partner Synergie kommunal, der insbesondere die Implementierung der Haushaltsplanung koordinierte.
Im Zuge der Umstellung waren umfangreiche Datenübernahmen aus dem Vorsystem zu bewältigen, inklusive der offenen Posten im Rechnungswesen. Außerdem mussten Schnittstellen realisiert werden, die einen durchgängigen Datenfluss ohne Medienbruch gewährleisten. Daneben galt es, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend zu schulen. Aufgrund der Corona-Situation fanden die Schulungen wie auch Teile der gesamten Projektkoordination in Videokonferenz-Formaten statt. Trotz der ungünstigen Umstände mit Kontaktbeschränkungen und verschärften Hygienevorschriften konnten dank der hybriden Ausgestaltung des Projekt-Managements alle Projektschritte im geplanten Zeitraum abgeschlossen werden.

Kompetenter Ansprechpartner in turbulenten Zeiten

„Die pandemiebedingte Umstellung auf das Hybridformat stellte uns im Zuge der Einführung von DATEVkommunal zum 1. Januar 2021 vor zusätzliche Herausforderungen, doch auch in diesen turbulenten Zeiten der Umstrukturierung erwiesen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DATEV als kompetente Ansprechpartner“, fasst Annett Hecktor, stellvertretende Amtsleiterin Finanzen und EDV in Langenselbold, die Situation zusammen. Nach der Übertragung des Haushalts ins neue DATEV-System war das Rechnungswesen bereit für den Echtbetrieb, den beide Städte nach ersten Tests mit Echtdaten bereits kurz vor dem Jahreswechsel aufnahmen.
Zum Jahresbeginn 2021 konnte sich das neue System dann im ersten Bescheidlauf mit kostengünstigem Druck und Versand der Bescheide an die einzelnen Haushalte aus dem Digital & Print Solution Center von DATEV bewähren. Abgerundet wurde das Projekt mit der elektronischen Bankbuchung und dem neuen Rechnungsschreibungs-Tool des Herstellers. Auswertungen und Statistiken erstellen die Städte Langenselbold und Mühlheim seitdem ebenfalls mühelos mit ­DATEVkommunal. Im ersten Quartal 2021 wurde schließlich noch die Vollstreckung eingerichtet und es wurden erste Mahnläufe erstellt – im März startete dann auch hier der erste Durchlauf des neuen Prozesses. Den Abschluss bildeten die Übernahme der Anlagenbuchführung und die erste Kassenstatistik aus dem neuen System.

Sonderweg der Stadt Mühlheim

Nun profitieren sowohl Langenselbold als auch Mühlheim von einem durchgängigen Gesamtsystem für ihr Finanzwesen, das beide Städte in der Cloud managen: Im Verlauf der Projektumsetzung haben sie ihre Server ins hochsichere DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg ausgelagert und nutzen ihre Software nun im so genannten Application Service Providing (ASP). Um den Betrieb der Anwendungen kümmert sich der System- und Lösungspartner Teledata IT-Lösungen – von der Bereitstellung, Wartung und Administration der Server und des Betriebssystems über das Management der IT-Infrastruktur und das Einspielen der Software-Updates bis hin zur Datensicherung.
Obgleich die Projekte in beiden Kommunen parallel abliefen, ging Mühlheim an einer Stelle doch einen Sonderweg: Die Stadt nutzt zusätzlich DATEV SmartTransfer für Prozesse im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung. Damit hat sie sich unabhängig von Formatfragen gemacht, denn das Portal unterstützt eine Vielzahl an Übertragungskanälen und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten (etwa EDIFACT, XML oder IDoc) unkompliziert gesendet und empfangen werden. So hilft SmartTransfer der Kommune dabei, Rechnungseingangs-, Freigabe- und Anordnungsprozess einheitlich und effizient zu gestalten. Im Ergebnis ist somit jede Buchung der Kommune mit einem digitalen Beleg verbunden und in Auswertungen stets ersichtlich.