Main-Kinzig-KreisAus Papierpost werden Digitalisate

Der Main-Kinzig-Kreis stellt seine Verwaltungsabläufe im Rahmen der OZG-Umsetzung nach und nach auf papierlose Bearbeitung um und berichtet jetzt, was das im Detail für eine behördliche Poststelle bedeutet: Bei der zentralen Poststelle des Main-Kinzig-Kreises in Gelnhausen kommen täglich über 700 Postsendungen mit rund 5.000 einzelnen Bögen an. Ein Großteil dieser täglichen Papiermenge soll später in Akten landen und muss dazu gescannt und digitalisiert werden. Die Ausländerbehörde und die Zulassungsstelle sind bereits auf elektronische Aktenführung umgestellt. Im Frühjahr 2023 soll das Amt für Soziale Förderung und Teilhabe ebenfalls an die E-Post-Verteilung angeschlossen werden.
In Gelnhausen wurden neue Scan-Arbeitsplätze eingerichtet, sodass die Poststelle – zumindest zum Teil – zur E-Poststelle wird. Kerstin Pilgrim und Gabi Schmitt aus dem Projekt-Team E-Poststelle stellten Landrat Thorsten Stolz und Kreisbeigeordnetem Winfried Ottmann die neuen Scan-Arbeitsplätze jetzt vor. Alles, was gescannt werde und die E-Poststelle durchlaufe, sei revisionssicher, erklärte Pilgrim. Dazu gehöre, dass die eingescannten Dokumente mit dem Original verglichen werden, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten. Die Papierdokumente würden außerdem sechs Wochen lang aufbewahrt und erst danach vernichtet. Jeder Papiervorgang, der digitalisiert und in das Dokumenten-Management-System abgelegt wird, erhalte einen Barcode. Die Zustellung der Postsendungen an die einzelnen Ämter und Referate erfolge über digitale Postfächer. Zwei neue Mitarbeiterinnen werden die Papierpost künftig für den Scan-Vorgang vorbereiten und schließlich scannen. Die Geräte können alle Dokumente vom kleinen Kassenbon bis zu einer Größe von A3 verarbeiten.
Das Projekt-Team E-Poststelle war seit Mitte 2020 damit beschäftigt, die Umstellung auf die elektronische Poststelle vorzubereiten, teilt der Kreis weiter mit. Das Team arbeitet ämterübergreifend. Für die reibungslose Umstellung mussten Rahmenbedingungen geschaffen und Prozesse definiert werden und auch Schulungen stattfinden. Nun sieht sich das Team für den Start der E-Poststelle bestens vorbereitet.