SozialwesenLeistungen zentral gebündelt

Die Digitalisierung von Sozialleistungen stellt Bund, Länder und Kommunen vor besondere Herausforderungen. Zum einen ist die Rechtslage sehr vielfältig und dynamisch: So sind allein zwölf Sozialgesetzbücher mit entsprechend vielen Rechtsänderungen regelmäßig zu berücksichtigen. Zum anderen sind Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten über alle föderalen Ebenen verteilt, vom Bund über die Länder, Landschaftsverbände und Kommunen bis hin zu freien, teils kirchlichen Trägern. Darüber hinaus ist die Zielgruppe sehr heterogen, sie umfasst Menschen in verschiedensten sozialen Notlagen oder mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen.
Sozialleistungen sind auch Gegenstand des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Bürgerinnen und Bürger sollen ihre Anträge demnach online stellen können. Dies ist allerdings nur der erste Schritt hin zu einer modernen, digitalen Verwaltung. Es gilt auch, die internen Abläufe neu zu denken und elektronisch zu unterstützen. In Nordrhein-Westfalen unterstützt der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister (KDN) seine Mitglieder und deren angeschlossene Kommunen auf dem Weg der Digitalisierung ganzheitlich, folglich auch im Bereich der Sozialleistungen.

Spannendes Jahr

Im Hinblick auf die Online-Beantragung von Sozialleistungen wird 2022 ein besonders spannendes Jahr, das den Leistungssuchenden den digitalen Zugang zu den wichtigsten Sozialleistungen ermöglichen soll. Mit der Sozialplattform wird das federführende Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales NRW (MAGS) ein bundesweites Themenportal (wir berichteten) für Sozialleistungen in den Echtbetrieb führen. Es schafft die technische Basis dafür, Online-Anträge schnell und effizient anbieten zu können. Zum Start steht neben dem Antrag auf Arbeitslosengeld II auch der Antrag auf Hilfe zum Lebensunterhalt zur Verfügung. Im Anschluss folgen sukzessive weitere Anträge wie zum Beispiel auf Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung, auf Wohngeld oder auf Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz. Viele der Leistungen hat der KDN in Kooperation mit kommunalen Fachpersonen und in enger Abstimmung mit dem MAGS vorkonzeptioniert, sodass die Umsetzung über die so genannten Digitalisierungsstraßen der Sozialplattform nahtlos anlaufen kann. Bundeslandübergreifende Projekt-Teams sorgen für die Realisierung der Anträge als Einer-für-Alle(EfA)-Lösungen, die flächendeckend zur Nachnutzung bereitgestellt werden können.

Großer Gewinn für das soziale System

Neben dem direkten Zugang zum Antrag wird die Sozialplattform umfangreiches Informationsmaterial rund um die sozialen Leistungen bereitstellen und darüber hinaus zahlreiche unterstützende Tools bieten, wie zum Beispiel einen Finder für den individuellen Überblick über mögliche Leistungen oder eine Video-Chat-Funktion als schnellen Zugang zur individuellen Beratung. So wird dem Anspruch der Menschen auf unbürokratische Hilfe bei der Suche und Antragstellung von Sozialleistungen Rechnung getragen.
Die Bürgerinnen und Bürger über Online-Kanäle zu erreichen und mit ihnen räumlich ungebunden in Echtzeit zu interagieren, ist ein großer Gewinn für das soziale System in Deutschland. Doch auch die interne Fallbearbeitung muss solide digital unterstützt sein. Denn nur so werden die Sachbearbeiter entlastet und Antragsprozesse beschleunigt. Gerade in Zeiten knapper personeller Ressourcen werden damit Kapazitäten für die Bereitstellung sozialer Hilfe vor Ort geschaffen. Für Unterstützung sorgen hier Verfahren wie die von KDN.sozial, einer Gemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister in NRW mit Erfahrung in der Software-Entwicklung für den Sozialbereich seit 1975.

Standard XSozialBasis

Der medienbruchfreie Anschluss der Sozialplattform an die Fachverfahren sorgt für eine unmittelbarere Verarbeitung der Antragsdaten und neben dem Zeitgewinn auch für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Um einen durchgängigen, sicheren Datenfluss zu gewährleisten, haben Fachverfahrenshersteller wie KDN.sozial die OZG-Projekte und die Konzeption der Sozialplattform unter dem Gesichtspunkt der Dateninteroperabilität begleitet. Ein großer Meilenstein auf diesem Weg war die Entwicklung des Standards XSozialBasis, an der KDN.sozial mit seiner langjährigen Erfahrung in den sozialen Rechtsbereichen maßgeblich beteiligt war. Es wurde ein Datenstandard geschaffen, der alle Bereiche im Sozialwesen abdeckt und eine medienbruchfreie sowie vor allem auch bidirektionale Kommunikation ermöglicht, die gerade in Antragsprozessen unumgänglich ist. Sebastian Hömberg, einer der Leiter der KDN.sozial, sagt: „Der Standard XSozialBasis hat das Potenzial, die Entwicklungen der vergangenen Jahre bezüglich der Digitalisierung des Arbeitsplatzes der Sachbearbeitenden und der automatischen Anbindung von elektronischen Aktensystemen mit der Welt der digitalen Anträge zu verbinden und als Brücke zur Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern zu dienen. Dabei ist er speziell genug, um den Anforderungen des komplexen Sozialwesens zu genügen, aber auch flexibel und offen genug, um den vielfältigen Prozessen in diesem Bereich gerecht zu werden.“

E-Akten gewinnen zunehmend an Bedeutung

Der Einsatz elektronischer Akten gewinnt im Zuge der OZG-Umsetzung immer mehr an Bedeutung. Die E-Akten erleichtern Arbeitsabläufe, optimieren Prozesse organisationsübergreifend und können sowohl vom individuellen Arbeitsplatz als auch aus dem Fachverfahren heraus genutzt werden. Der KDN hat im Rahmen eines interkommunalen Arbeitskreises mit kommunalen Fachexperten einen Leitfaden zur Einführung einer ­E-Sozialakte erstellt. Dabei lag der Fokus auf der Erarbeitung eines einheitlichen Standards im strukturellen Aufbau der E-Akte, der die Austauschbarkeit elektronischer Akten gewährleistet. Der Leitfaden steht über die Mitglieder des KDN als Ratgeber bei der Umsetzung vor Ort zur Verfügung.

Wichtigste Weichen gestellt

„Die Stadt Wuppertal hat im landesweiten Arbeitskreis des KDN zur Erarbeitung eines Leitfadens zur E-Sozialakte das Vorgehen der Digitalen Modellregion Bergisches Städte­dreieck vorgestellt und eine wichtige Maxime mit auf den Weg gegeben: Das A und O bei der Einführung neuer IT-Systeme ist, die Beschäftigten mitzunehmen. Die Stadt Wuppertal hat bei ihrer Einführung eines digitalen Aktenplans einen besonderen Fokus auf die Schulungen gelegt. Das Schulungskonzept ist auf alle Kommunen übertragbar“, resümiert Nicole Sommer, Leiterin des Bereichs Digitalisierung und E-Government im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Wuppertal.
Um als Kommune die Möglichkeiten der Digitalisierung umfassend zu nutzen, sind neben der Einführung von Online-Anträgen immer auch die internen Verwaltungsabläufe zu betrachten und digital neu zu gestalten. Seit Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes konnte diesbezüglich schon einiges auf den Weg gebracht werden. Die wichtigsten Weichen sind gestellt. Jetzt gilt es, die Prozesse weiter voranzutreiben. Der KDN und seine Mitglieder unterstützen hierbei beratend und stehen als Ansprechpartner zur Verfügung.