MünchenGeschäftsprozess-Management gestärkt

Große Fortschritte hat die Stadt München laut eigenen Angaben in den vergangenen drei Jahren bei der Konzeption und Einführung ihres Geschäftsprozess-Management (GPM) gemacht. Wie die bayerische Landeshauptstadt in ihrem Digitalblog „München. Digital. Erleben.“ berichtet, geht es dabei um die Ausrichtung der internen Arbeitsorganisation auf das, was die die Bürger, Unternehmen und Organisationen von ihrer Stadtverwaltung benötigen. Am 29. Juni 2022 habe der Stadtrat grünes Licht für den Ausbau des Geschäftsprozess-Management gegeben.

Unterstützung aus dem Innovationsbereich GPM

Im Februar 2019 habe der Münchner Stadtrat erstmals den Auftrag für den Aufbau eines Geschäftsprozess-Management in der gesamten Stadtverwaltung gegeben. Ziel war es unter anderem, den für die Digitalisierung notwendigen organisatorischen und kulturellen Wandel anzustoßen. Der dazu gegründete Innovationsbereich GPM führte die benötige Expertise aus dem Personal- und Organisationsreferat (POR) und aus dem IT-Referat (RIT) zusammen.
Gemeinsam habe dieses Team wichtige Rahmenbedingungen, Vorgaben, Methoden und vor allem Unterstützungsformate zur Einführung des GPM erarbeitet. Schrittweise habe das Erarbeitete in den Referaten und Eigenbetrieben Fuß gefasst. Heute habe das Geschäftsprozess-Management fast überall Einzug erhalten, heißt es vonseiten der Stadt. An vielen Stellen seien spürbare Erfolge erzielt worden.

GPM dauerhaft verankert

Seit April 2022 ist der bisherige Innovationsbereich GPM als dauerhafte Organisationseinheit GPM Governance (LHM) im POR-Geschäftsbereich Organisation & Transformation angesiedelt. Er soll künftig auch vorgeben, wie GPM umgesetzt werden soll. Die Stadt sieht die Fokussierung auf Prozesse als dauerhaftes Entwicklungskonzept. So soll strategisches Geschäftsprozess-Management sicherstellen, dass Prozesse in einem spezifischen Bereich auf dessen Ziele ausgerichtet sind. Das operative Geschäftsprozess-Management soll dafür sorgen, dass diese Ziele im Tagesgeschäft umgesetzt werden. Der Stadtratsauftrag an den Bereich GPM Governance ist unter anderem, bis Ende 2025 den weiteren Ausbau von Geschäftsprozess-Management in der Organisation zu koordinieren und zu unterstützen. Künftig soll Geschäftsprozess-Management Politik und Verwaltung wirksam dabei unterstützen, Priorisierungen zu treffen und Strategien sowie Zielvorgaben umzusetzen.

Von der Funktions- zur Prozessorientierung

Die bislang stark funktionsorientierte, hierarchisch geprägte Organisation der Landeshauptstadt München soll durch GPM zu einer prozessorientierten Organisation weiterentwickelt werden. Auch neue Formen der Zusammenarbeit spielen hier eine Rolle. Diese Transformation sei ein wesentlicher Auftrag des Stadtrats an die Verwaltung, teilt die Stadt mit. In diesem Kontext gewinne die ablauforientierte Sichtweise an Bedeutung. Wesentlicher Unterschied zur bisherigen, aufbauorientierten Organisation: Alle Bereiche tragen die Verantwortung für eine zügige Aufgabenerledigung.
Sein volles Potenzial entfalte der umfassende Management-Ansatz GPM als Grundlage für die Digitalisierung, da optimierte Prozesse den Schlüssel zum digitalen Wandel der Landeshauptstadt darstellten. Besonders wichtig sei dabei die Zusammenarbeit mit dem IT-Referat: bei der Digitalisierung von Prozessen sei etwa eine enge Abstimmung zwischen Fachbereichen und IT-Referat notwendig. Prozesse können dazu beitragen, die Qualität der fachlichen Anforderungen und damit auch der IT-Lösungen zu steigern.