WormsEffiziente Personalarbeit

Die Digitalisierung bleibt für den öffentlichen Sektor eine zentrale Herausforderung. Gerade in Deutschland gelten öffentlicher Dienst und Digitalisierung nicht unbedingt als Traumpaar. Doch es gibt auch positive Beispiele – so etwa im Fall der Stadt Worms, die ihre komplexe Personalverwaltung erfolgreich digitalisiert hat. Die Stadt Worms Beteiligungs-GmbH ist ein Unternehmen des Konzerns Stadt Worms und gleichzeitig Holding-Gesellschaft für zehn Tochter- und mehrere Enkelgesellschaften. Das stellt die Personalarbeit vor besondere Herausforderungen – insbesondere im digitalen Zeitalter. Denn obwohl die Stadt Worms als Konzernmutter fungiert, ist die Beteiligungs-GmbH ein privatrechtliches Unternehmen. Das Personal-Management der Beteiligungs-GmbH betreut nicht nur die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern berät auch zwei Tochtergesellschaften in unternehmensübergreifenden Fragestellungen, etwa zur Tarifbindung. „Natürlich sind die Digitalisierung und der möglichst agile Umgang mit althergebrachten Prozessen eine echte Herausforderung. Aber die haben wir gerne angenommen, auch wenn wir nicht typisch kommunal aufgestellt sind“, sagt Lisa Köhler, Assistentin der Geschäftsführung bei der Beteiligungsgesellschaft.

Zentrale Lösung gesucht

Seit der Unternehmensgründung im Jahr 2004 hat die Personalabteilung der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH vorrangig analog gearbeitet – ohne Papier ging nichts. Erste Schritte in Richtung Digitalisierung erfolgten 2017, als ein digitales Zeiterfassungstool und eine cloudbasierte digitale Personalakte eingeführt wurden. Allerdings waren diese beiden Tools nicht verbunden. Trotz der nun digitaleren Arbeitsweise waren Prozesse weiterhin kompliziert, zeitaufwendig und uneinheitlich. Jeder einzelne Prozessschritt musste manuell und von unterschiedlichen Mitarbeitenden angestoßen werden. Und trotz des hohen Zeitaufwands fehlte weiterhin eine zentrale Information für Führungskräfte und Personalverwaltung: Welche Mitarbeitenden werden wann im Urlaub sein?
So sollte eine neue zentrale Lösung gefunden werden, welche die Personalverwaltung effektiv bei Standardaufgaben entlastet, vor allem durch automatisierte Workflows. Damit sollte insbesondere bei Standardprozessen wie Urlaubs­anträgen der Zeitaufwand signifikant verringert werden. Die Anforderungen an die neue Lösung waren klar definiert. Sie sollte Datensilos auflösen, automatisierte Abläufe ermöglichen und eine Vielzahl von HR-Prozessen abdecken. Weitere Kriterien waren ein Anbieter mit Firmensitz in Deutschland und eine webbasierte Software – sprich Cloud-Lösung. Im Rahmen der vorliegenden Vergaberichtlinien der Beteiligungs-GmbH spielten zudem finanzielle Fragen bei der Entscheidung eine zentrale Rolle. „Wir haben mit Personio genau die Lösung gefunden, die wir gesucht haben“, resümiert Köhler. Das Personal-Management kommunizierte die Entscheidung für ein ganzheitliches HR-Tool an die Mitarbeitenden und holte sie frühzeitig mit ins Boot.

Arbeitsalltag grundlegend verändert

Der Implementierungsprozess war innerhalb von nur zwei Monaten abgeschlossen. Da Personio eine webbasierte Software ist, wurden die IT-Ressourcen der Beteiligungs-GmbH für die Implementierung nicht benötigt, denn sowohl die Einrichtung als auch die Produktschulungen in Kleingruppen konnten von den beiden HR-Managerinnen durchgeführt werden. Der Arbeitsalltag in der HR hat sich mit der Einführung von Personio grundlegend verändert – und zwar zum Positiven. Es ist nur noch ein Tool notwendig, um sämtliche wichtige Daten einzusehen. Nicht mehr zwischen den Programmen und Insellösungen hin- und herspringen zu müssen, bringt eine deutliche Zeitersparnis. Die digitale HR-Lösung spielt ihre Vorzüge voll aus. „Rund um die Themen Urlaubs­antrag, Arbeitszeiten und Dokumenten-Management gewinne ich dank Personio pro Woche etwa eine Stunde Arbeitszeit. Gerade die Dokumentenvorbereitung ist nun viel simpler. Statt fünf Arbeitsschritten benötige ich heute nur noch einen Mausklick“, sagt Lisa Köhler. Die gewonnene Zeit steckt sie in die Optimierung des Personal-Managements. Die Beteiligungs-GmbH nutzt das On- und Offboarding, das komplette An- und Abwesenheitsmanagement und das Dokumenten-Management rund um die digitale Personalakte. Vor kurzem wurde die E-Signatur erfolgreich eingeführt.

Positive Erfahrungen machen die Runde

Für besonders viel Effizienz sorgen die Dokumentenvorlagen. Manuelle Arbeit wird damit von automatisierten Prozessen abgelöst. „Wir bauen das Vorlagen-Management kontinuierlich aus – Probezeit, tarifliche Höhergruppierung, für all diese Prozesse gibt es standardisierte Vorlagen, die mir Personio automatisch personalisiert. Manuelle, fehleranfällige Änderungen waren gestern“, so Lisa Köhler. Hilfreich in diesem Zusammenhang ist die Individualisierung durch eigene Attribute. So lassen sich bei den Mitarbeitenden in der digitalen Personalakte beispielsweise die tariflichen Eingruppierungen festlegen. Die positiven Erfahrungen der Stadt Worms Beteiligungs-GmbH mit Personio haben mittlerweile die Runde in den Personalabteilungen des Konzerns gemacht. Die Folge: Zwei weitere Tochtergesellschaften planen den Einstieg, eine dritte führt das Tool aktuell bereits ein.