AachenDigitale Modellregion

Wie kann die Stadtverwaltung der Zukunft aussehen? Viele Themen werden die Verwaltungen von morgen anders angehen als heute, vor allem im Hinblick auf digitales Arbeiten. Im Jahr 2017 wählte das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen deshalb fünf Modellregionen aus, um Ideen und Inspiration zu liefern, wie eine Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung, E-Government und digitale Stadtentwicklung zur Smart City gelingen können. Das Land stellte für das Projekt 91 Millionen Euro zur Verfügung.
Seitdem arbeiten die Leitkommunen der Modellregionen Paderborn, Gelsenkirchen, Wuppertal, Soest und Aachen an Innovationen für eine digitale Verwaltung und an Problemlösungen in verschiedenen Themenbereichen. Neue Ideen waren in den Bereichen Nachhaltigkeit (Mobilität, Energie, Klima und Umwelt), Wirtschaft (Wissenstransfer, Start-ups, E-Handel und Tourismus 4.0) sowie alltägliches Leben (Gesundheit, digitale Kreativquartiere, Bildung, Sicherheit und Smart Home) gefragt.

Aachen übernahm die Federführung

Die Modellregion Aachen legte ihre Schwerpunkte auf E-Government, Open Data, Bildung und Gesundheit. Die Federführung übernahm die Stadt Aachen. Wolfgang Pauels leitete die Projektgruppe bestehend aus Mitarbeitenden diverser städtischer Fachbereiche sowie der StädteRegion. Die Wahl auf Aachen als Modellregion fiel wegen der ortsansässigen Forschungs- und Lehreinrichtungen der Rheinisch-Westfälisch-Technischen Hochschule, der Fachhochschule, der Fraunhofer-Institute und dem digitalHUB. Die Lage der Stadt im Dreiländereck Belgien, Deutschland, Niederlande spielte ebenfalls eine Rolle. „Für uns war es eine große Herausforderung, schnell viele neue Ideen zu generieren. Solche Vorschläge liegen nicht einfach in der eigenen Schreibtischschublade“, erinnert sich Pauels an die Anfänge des Prozesses.
30 Ideen sammelte das Team der Modellregion Aachen, 24 davon reichte es zur Förderung ein. Insgesamt 14 Projekte konnte die Gruppe umsetzen. „Wir mussten flexibel sein. Ohne Förderbescheide konnten wir noch keine Stellen ausschreiben. Wenn ein Bescheid kam, haben wir schnell jemanden für die entsprechenden Stellen gesucht. Besonders in der Corona-Pandemie mussten wir unsere Arbeitsweise zügig anpassen, um weiterzukommen“, erklärt Pauels.

Umsetzung ist ein Prozess

Im Bereich E-Government ging unter anderem das Projekt egov multidigital an den Start. Das Team von Susanne Pauqué und Norbert Dödtmann packte das Projekt in sieben Teilbereichen an. Die Spannweite der Prozesse reichte vom digitalen Posteingang über ein Dokumenten-Management-System mit elektronischer Vorgangsbearbeitung bis hin zur digitalen Abwicklung des Personalrats-Managements und Online-Serviceangeboten über das städtische Portal. „Ein ganz wichtiger Faktor ist, die Mitarbeitenden abzuholen, wenn man gravierende Änderungen in ihrem Arbeitsalltag vornimmt“, berichtet Dödtmann. „Für viele Mitarbeitende in den Fachabteilungen war das Projekt eine große Herausforderung, weil sie neben dem Tagesgeschäft in mehreren Teilprojekten mitwirken und dauerhaft diverse neue IT-Systeme nutzen mussten. Das geht natürlich nicht von heute auf morgen“, ist sich Pauqué bewusst. „Das Ganze ist ein Prozess. Aber mittlerweile hören wir häufiger von den Kolleginnen und Kollegen, dass die Veränderung viele Vorteile hat. Das ist natürlich ein Erfolg. Vor allem, weil wir diese Systeme in Zukunft ausbauen wollen“, sagt Pauqué. „Der eigentliche Erfolg an der Stelle ist, dass wir nahezu den gesamten Fachbereich Personal und Organisation digitalisiert haben“, erklärt Dödtmann.

Open Data, BürgerID, digitales Stadtarchiv

Seit 2014 betreibt die Stadt Aachen ein Open-Data-Portal, das durch die Förderung des Landes gemeinsam mit der StädteRegion Aachen weiterentwickelt wurde. Das Portal stellt Daten kostenfrei für alle zur Verfügung, die sich informieren, aber auch direkt mit den vorhandenen Daten weiterarbeiten wollen. „Das Portal ist wichtig, um die Arbeit der Verwaltung für die Nutzerinnen und Nutzer transparenter zu gestalten. Daten sind außerdem ein bedeutender Baustein moderner Infrastruktur. Um sie zur Verfügung zu stellen, müssen viele rechtliche Vorgaben beachtet werden: Technische oder organisatorische Herausforderungen können eine Veröffentlichung erschweren“, erläutert Gabi Bongard, Leiterin des Open-Data-Projekts.
Weitere Errungenschaften für die zukünftige Verwaltung sind das digitale Stadtarchiv und eine BürgerID für das Smartphone. Dank dieser ID können Bürgerinnen und Bürger die Online-Serviceangebote der Stadt auch unterwegs nutzen.

Präventive Gesundheitsmaßnahmen

Durch viele neue digitale Arbeitsprozesse richtete sich der Blick der Verwaltung auch auf die Beschäftigten. Aus diesem Grund ging Aachen das Projekt „Gesundheit und digitaler Wandel“ gemeinsam mit den Städten Soest, Gelsenkirchen sowie der Universität Witten/Herdecke an. Letztere untersuchte die Auswirkungen der digitalen Arbeitsprozesse auf die Beschäftigten. Aus den Ergebnissen leitete die Projektgruppe präventive Gesundheitsmaßnahmen ab. So können Mitarbeitende der Stadt Aachen über die App 7mind+ verschiedene Meditations- und Entspannungstechniken kennenlernen sowie durch Kurzvorträge und aktive Pausen eine gedankliche Auszeit vom Alltag nehmen. Einen anderen Teilbereich deckt die App preResc ab, eine Software, die Einsatzaufkommen, Ressourcen und Routenplanung der Rettungsdienste durch moderne Datenanalyse effizienter gestaltet.

Kita-Kompass und anonymes Hilfsangebot

Dem Thema Bildung näherte sich die Modellregion Aachen mit verschiedenen Projekten. Neben einem Bildungsportal für die VHS gab es den Kita-Kompass und das Smart-School-Projekt. Ein Überraschungserfolg für Pauels war der Kita-Kompass. Mithilfe der Software organisieren Eltern ihre Kinderbetreuung außerhalb der Öffnungszeiten der Kindertagesstätten (Kitas), indem sie auf das vertrauenswürdige Elternnetzwerk sowie auf Sport-, Bildungs- und Informationsangebote für die ganze Familie zurückgreifen. Die App startete als Pilotprojekt in drei Tagesstätten, mittlerweile nutzen sie 20 Kitas in Aachen mit Erfolg: „In den Kitas, die über die App verfügen, nutzen 100 Prozent der Eltern die Software. Eine so große Resonanz hatten wir nicht erwartet“, freut sich Pauels.
Das Portal Anlauf! hilft Mitarbeitenden der Stadt Aachen bei Mobbing, sexueller Belästigung oder Compliance-Verstößen. Nutzerinnen und Nutzer bitten Vertrauenspersonen anonym per Chat um Hilfe. Gleichzeitig hilft die Plattform bei Fragen, Konflikten oder Bedenken. Die App erhält Anerkennung über die Region hinaus und wurde von anderen Kommunen ebenfalls eingeführt.
Pauels zieht Bilanz: „Neben der Vernetzung mit anderen Modellregionen haben wir durch das Projekt zu vielen anderen Kommunen enge Kontakte geknüpft. Von diesem Netzwerk profitieren wir weiterhin. Die Förderung endet, aber wir werden die von uns angestoßenen Projekte natürlich weiterführen.“