Bad BentheimArbeitsplatz in der Cloud

Die Digitalisierung der Verwaltung, vorangetrieben durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die NIS2-Richtlinie, erfordert die Schaffung von neuen Prozessen und Systemen. Um den wachsenden Effizienz­anforderungen und den immer begrenzteren Ressourcen gerecht zu werden, ist eine Modernisierung unerlässlich. Gleichzeitig bleibt eine Offenheit für zukünftige Systeme entscheidend, um flexibel und innovativ auf neue Herausforderungen reagieren zu können. Das sieht man auch bei der Stadt Bad Bent­heim so, wo die Weiterentwicklung des digitalen (Verwaltungs-)Arbeitsplatzes vorangetrieben wird. „Es muss eine Struktur geschaffen werden, in der Standards vorgegeben werden, auf denen man später aufbauen kann. Die Kommune möchte weg von der alten Verwaltung“, sagt Thomas Malkowski, der seit vier Jahren als IT-Fachmann die Verwaltungsdigitalisierung in Bad Bentheim vorantreibt. Ihre Ziele will die Stadt in Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister ITEBO durch die Einführung von Microsoft 365 erreichen. Malkowski vergleicht seine Rolle dabei mit der eines Hausarztes: „Die Kommune – oder Patientin – möchte weg von der alten Verwaltung. Um das zu erreichen, kommt zusätzlich die Fachärztin ITEBO ins Spiel. Gemeinsam erschaffen Hausarzt und Fachärztin den modernen kommunalen Arbeitsplatz für die Patientin. Die Medizin, mit der das gelingt, ist die Softwarelösung Microsoft 365.“

Optimierte Zusammenarbeit

Die Stadt Bad Bentheim hat die ITEBO-Unternehmensgruppe bereits seit Jahren als starken Partner für die Digitalisierung an ihrer Seite. Nach der Analyse des Ist-Zustands überprüften die Partner gemeinsam, welche Ressourcen vorhanden sind und wie darauf aufgebaut werden kann. Auf dieser Basis wurde der Soll-Zustand entwickelt. Zudem waren sich Thomas Malkowski und der ITEBO-Projektleiter Roman Gervelmeyer von Anfang an einig, dass die Mitarbeitenden mit eingebunden werden sollen. Es galt, die IT-Infrastruktur der Kommune zu modernisieren und die Arbeitsprozesse durch cloudbasierte Lösungen effizienter zu gestalten. Microsoft 365 bietet neben den klassischen Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint auch Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive, welche die Zusammenarbeit sowohl innerhalb der Verwaltung als auch mit externen Partnern verbessern.

Die Einführung von Microsoft 365 in einer Kommune bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere in den Bereichen Zusammenarbeit, Kommunikation und Flexibilität. Die cloudbasierte Lösung erlaubt es der Verwaltung, effizienter zu arbeiten und sich an moderne Arbeitsanforderungen wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten anzupassen. Dabei müssen Herausforderungen wie Datenschutz oder die Abhängigkeit von Clouddiensten sorgfältig abgewogen und durch entsprechende Maßnahmen ausgeglichen werden. Dank der flexiblen und modularen Lösungen kann die Einführung von Microsoft 365 individuell auf die Bedürfnisse der Kommune zugeschnitten und zukunftssicher gestaltet werden.

Gerüstet auch in Zukunft

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Abschaffung von Barrieren in der Kommunikation. Digitale Tools wie Microsoft Teams ermöglichen es, jederzeit und von überall aus effektiv zu kommunizieren – per Chat, Videokonferenz oder durch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Das erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung erheblich und führt zu einer höheren Effizienz. Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, können problemlos miteinander in Kontakt bleiben und Arbeitsprozesse ohne Verzögerungen vorantreiben.

Langfristig wird durch die Umstellung eine digitale Infrastruktur geschaffen, die nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden kann, sondern auch in Zukunft erweiterbar ist. Die flexible und skalierbare Cloudlösung von Microsoft 365 kann problemlos an sich verändernde Bedürfnisse angepasst werden – etwa durch die Einführung neuer Funktionen oder die Integration zusätzlicher Anwendungen. So bleibt die Stadt Bad Bentheim auch für künftige Herausforderungen gut gerüstet und kann ihre Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln. Insgesamt führt die Einführung von Microsoft 365 zu einer moderneren und effizienteren Verwaltung, die den Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service bietet, die Zusammenarbeit verbessert und gleichzeitig die ökologische Nachhaltigkeit fördert.

Zuverlässiger Begleiter

In einer Kommune ist eine effiziente und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von großer Bedeutung. Um diese zu fördern, müssen gemeinsame Dateien für verschiedene Abteilungen zugänglich gemacht werden. Dies betrifft nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung, sondern auch den sicheren Austausch von Informationen mit externen Partnern, die an kommunalen Projekten beteiligt sind. Um einen reibungslosen Informationsaustausch zu gewährleisten, ist es wichtig, dass in der Kommune einheitliche Dateiformate verwendet werden. Dadurch werden Missverständnisse minimiert und die Effizienz bei der Zusammenarbeit erhöht.

Um eine solche Umstellung erfolgreich umzusetzen, werden Know-how und Personal benötigt. Die Stadt Bad Bentheim hat sich mit der ITEBO-Unternehmensgruppe für ihren langjährigen IT-Dienstleister entschieden, der die Umstellung durchführt und immer für Fragen zur Verfügung steht. Der IT-Dienstleister stellt sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben korrekt in die bestehenden Unternehmens­prozesse integriert werden. Eine Analyse der vorhandenen Strukturen hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Optimierungspotenziale aufzudecken. Im Rahmen der Projektierung begleitet ITEBO den gesamten Prozess, von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung, und gewährleistet, dass alle Maßnahmen nachhaltig verankert werden.

Der Weg zum modernen Arbeitsplatz

Das Einführungsprojekt startete mit einem Kick-off, bei dem die Eckpunkte definiert und der Projektplan aufgestellt wurden. Zunächst wurde das Cloud- und Security-Fundament aufgebaut, gefolgt von der Etablierung einer Geräteplattform mithilfe von ­Intune. Diese Plattform wurde anschließend intensiv getestet. Parallel dazu wurden die Anforderungen an das E-Mailsystem überprüft und wo nötig angepasst. Im nächsten Schritt entstand eine stabile Teams-Infrastruktur, gefolgt vom Aufbau der Geräte-Infrastruktur. Schulungen für ausgewählte Pilotanwenderinnen und -anwender aus verschiedenen Abteilungen begleiteten den schrittweisen Roll-out. Danach erfolgte die Anpassung der Systeme an die täglichen Anwendungen aller Abteilungen, wobei die Schulung und der Umzug jeder Abteilung einer Prioritätenliste folgte. Nach wie vor tauschen sich alle Beteiligten kontinuierlich aus. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt den Anforderungen entspricht und flexibel weiterentwickelt werden kann. So ebnet eine gute Vorbereitung den Weg für den modernen Arbeitsplatz, der stetig erweitert und flexibel angepasst werden kann.