Märkischer KreisDie Hälfte der Verwaltung arbeitet papierlos

Die Verwaltung des Märkischen Kreises macht nach eigenen Angaben große Fortschritte bei der Digitalisierung: Hier wird das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Doxis4 eingeführt. Inzwischen arbeiten 42 Aufgabenbereiche aus 38 Organisationseinheiten der Kreisverwaltung fast vollständig digital – das entspricht rund 50 Prozent der Verwaltung. Etwa 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen das System aktuell, mehr als 3,5 Millionen Dokumente und neun Millionen Seiten wurden bereits digitalisiert.

Die Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind offensichtlich: Die Lösung ermöglicht einen schnellen Zugriff, rechtssichere Aktenführung und effizientere Abläufe, gleichzeitig fallen deutlich weniger Papierberge an. Bereiche wie Bildung und Teilhabe, Veterinärwesen, der Natur- und Umweltschutz oder die Ausländerbehörde möchten heute schon nicht mehr ohne DMS arbeiten, so die Kreisverwaltung.

Damit die Umstellung gelingt, setzt der Kreis auch auf einen zertifizierten externen Scandienstleister. So können Akten nach hohen Sicherheitsstandards digitalisiert und, wo möglich, Papierbestände abgebaut werden. Langfristig sollen bis zu 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angebunden werden. Das bedeutet, dass zum jetzigen Zeitpunkt schon fast die Hälfte des Weges geschafft ist. „Der Märkische Kreis zeigt damit: Digitalisierung ist keine Zukunftsvision, sondern gelebter Alltag“, sagt Benjamin Richter, Schriftgutverwalter & DMS-Projektleiter beim Märkischen Kreis.