SozialwesenAutomatisierung entlastet

Wer in der Sozialwirtschaft abrechnet, weiß: der Weg vom Leistungsnachweis bis zur Zahlung durch das Sozialamt ist lang, komplex und oft papiergebunden. Entsprechend groß ist das Potenzial einer durchgängigen digitalen Transformation vom Antrag bis zur Abrechnung. Wenn dieses Potenzial gehoben wird, werden Sozialämter ebenso wie soziale Unternehmen entlastet und es entsteht mehr Transparenz.

Im Auftrag der Sozialverwaltung werden in Deutschland jährlich stationäre, teilstationäre und ambulante Leistungen im Umfang von mehreren Milliarden Euro erbracht. Leistungserbringer sind spezialisierte Anbieter wie Pflegedienste, Einrichtungen und Werkstätten. Bislang belasteten Medienbrüche, ein hoher manueller Aufwand, der Zeitversatz sowie stark differierende (Abrechnungs-)Prozesse sowohl die Leistungserbringer als auch die Kostenträger in den Rechtskreisen SGB IX und SGB XII. Zwar haben in den vergangenen zehn Jahren viele Leistungserbringer ihre internen Abläufe digitalisiert und automatisiert. Dennoch blieb die digitale Verbindung zu den Kostenträgern in den meisten Fällen unterbrochen. Eine durchgängige Prozesskette war also nicht möglich.

Das gestaltet die Praxis im Fachamt nicht nur mühsam, sondern auch überaus zeitaufwendig. Wegen des geringen Automatisierungsgrads müssen die Fachkräfte Daten prüfen, Leistungen manuell zuordnen und Fehler korrigieren. „Die steigende Arbeitslast der Sozialämter ist mit bisherigen Methoden nicht mehr zu bewältigen“, hieß es schließlich aus der Praxis.

Entlastung im Kreis Darmstadt-Dieburg

Wie groß das Entlastungspotenzial allein durch die Automatisierung des Abrechnungsprozesses ist, zeigt ein bereits abgeschlossenes Projekt des Landkreises Darmstadt-Dieburg mit dem Software- und Beratungshaus Prosoz Herten. In mehreren Workshops wurden die damaligen (Abrechnungs-)Prozesse analysiert und unter Beteiligung verschiedener Leistungserbringer eine Vielzahl von Optimierungsbedarfen identifiziert. Das Ziel, den Abrechnungsprozess im Interesse aller Stakeholder nahezu vollständig zu automatisieren, konnte fristgerecht erreicht werden, indem eine weitere Komponente für das Fachverfahren OPEN/PROSOZ eingeführt wurde.

Ein projektbegleitend wie auch nachgehend durchgeführtes Monitoring ergab, dass sich mit diesem Vorhaben der Bearbeitungsaufwand für die Abrechnungsprozesse pro Sachbearbeiter und Monat von elf Stunden auf weniger als 20 Minuten reduziert hat. Zwar verursachten die Automatisierung und Einführung einer Massendatenverarbeitung selbstverständlich Mehraufwände für die Fachverfahrensbetreuung. Diese fielen jedoch gering aus. In der Gesamtbetrachtung entstand eine Entlastung im Umfang von mehr als 90 Prozent für alle Beteiligten im Fachamt.

Automatisierte Prozesse sind mehr als nur eine technische Modernisierung. Sie verändern Strukturen nachhaltig. Sie entlasten die Akteure und schaffen den dringend benötigten Freiraum für die Erledigung solcher Aufgaben, die sich auch künftig nicht automatisieren lassen. Dazu zählen insbesondere die Interaktion zwischen Menschen und die zielorientierte Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Fachämtern – und das immer im Interesse der Klienten.

Entwicklungsprozess gemeinsam gestalten

Die Erledigung der Aufgaben oder deren Organisation erfolgt dabei in regionaler Verantwortung und orientiert sich an den örtlichen Bedingungen und Gegebenheiten. IT-Lösungen müssen diese Vielfalt respektieren und sie so weit wie möglich automatisiert abbilden. So kann die Digitalisierung zum Bindeglied zwischen Bund, Ländern, Kommunen und der (Sozial-)Wirtschaft werden.

Bei der Automatisierung besteht die zentrale Herausforderung darin, diejenigen Prozesse zu identifizieren, die sich sinnvoll standardisieren lassen, und alle Beteiligten einzubinden. Fachverfahrenshersteller spielen in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Dank ihres bundesweiten Wissens über Verwaltungsprozesse können sie dabei helfen, digitale Lösungen praxisnah und zukunftssicher zu gestalten. Die Grundlage hochautomatisierter IT-Lösungen sind durchgängige, digitale und medienbruchfreie Prozesse.

Der Weg zur digitalen Abrechnung in der Sozialwirtschaft ist kein Sprint, sondern ein kooperativer Entwicklungsprozess. Für den Erfolg ist es entscheidend, Erfahrungen zu bündeln, Standards zu schaffen und Schnittstellen gemeinsam weiterzuentwickeln. Nur so bleibt die Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern bringt eine konkrete Entlastung.