E-ProcurementBalanceakt meistern

Der öffentliche Einkauf zeichnet sich durch gewachsene, häufig dezentrale Beschaffungsstrukturen aus. Diese treffen aktuell auf die Forderung nach Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Compliance. Der öffentliche Einkauf benötigt also Lösungen, die zum einen Effizienz und Standardisierung ermöglichen, zum anderen aber auch die unterschiedlichen Ansprüche von Verwaltung und Einrichtungen berücksichtigen. Diesen Balanceakt vollziehen digitale Beschaffungssysteme. Sie vereinheitlichen Prozesse, reduzieren Medienbrüche und machen Abläufe nachvollziehbar. Außerdem verbinden plattformbasierte Ansätze Lieferanten, Bedarfsträger und Vergabestrukturen. Dadurch fördern sie die Durchgängigkeit der Prozesse. 

„Digitale Beschaffung im öffentlichen Sektor ist ein Instrument, um Verwaltung effizienter, transparenter und zugleich nutzerfreundlich zu gestalten“, berichtet Manuel Delvo, Geschäftsführer des Anbieters veenion. „Die Herausforderung liegt darin, Standardisierung und Flexibilität zu verbinden.“

Digitale Beschaffung in kommunalen Strukturen

Wie digitale Beschaffung in kommunalen Strukturen umgesetzt werden kann, zeigt ein Praxisbeispiel aus einer größeren deutschen Stadtverwaltung. Mehrere Dienststellen und zahlreiche Nutzende verwenden dort einen webbasierten Shop, dessen Basis die Anwendung open ordering von veenion bildet. Das System deckt den wiederkehrenden Bedarf nach Büromaterial, Möbeln und Dienstleistungen ab. Die Plattform nutzt zuvor ausgeschriebene Rahmenvereinbarungen und elektronisch hinterlegte Kataloge. Dadurch erfolgen Bestellungen effizient, transparent und rechtssicher, ohne dass jede Organisationseinheit eigene Vergabeverfahren durchführen muss. Bestellungen werden dabei direkt ausgelöst, Lieferungen gehen unmittelbar an die Bedarfsträger und Rechnungen werden automatisiert bearbeitet. Auch vergabekonforme Direktaufträge unterstützt die Lösung. Der Shop stellt Vergleichsangebote zur Verfügung und das System dokumentiert lückenlos jeden Schritt. Das Beispiel zeigt, wie eine Stadtverwaltung operative Effizienz, Rechtssicherheit und transparente Steuerung kombiniert – und wie sich dieser Ansatz auch in übergeordnete Plattformen integrieren lässt.

Kaufhaus des Landes Rheinland-Pfalz

Das Land Rheinland-Pfalz verwendet das „Kaufhaus des Landes“. Rund 400 Verwaltungseinheiten – von Ministerien und Landesbehörden über Universitäten bis hin zu Polizei, Feuerwehr und Forstämtern – decken ihre Bedarfe über die zentrale Plattform ab, die ebenfalls auf der E-Procurement-Lösung open ordering basiert. Monatlich laufen rund 1.500 Bestellungen, die automatisierte Bearbeitung reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Besondere Funktionen wie der integrierte Waren-Konfigurator und die Multilieferanten-Kataloge ermöglichen die Direktvergabe innerhalb der Plattform. Bedarfsträger können selbstständig Bestellungen auslösen. Dabei stellen digitale Vergleichsangebote und Freigabeworkflows sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden. Auch Sonderbedarfe, etwa für Geflüchteten­unterkünfte oder Impfzentren, lassen sich schnell und flexibel abbilden. Die Rollen- und Rechteverwaltung gewährleistet individuelle Zugriffsrechte. Der Betrieb erfolgt im BSI-zertifizierten Rechenzentrum des Landes und garantiert so die Datensicherheit.

Standardlösung Deutsche e-Beschaffung

Für Kommunen, die den Einstieg in die digitale Beschaffung suchen, bietet veenion die neu entwickelte Standardlösung Deutsche e-Beschaffung. Sie umfasst zentrale Funktionen wie kuratierten Content, wiederkehrende Bestellungen sowie einen vergabekonformen Direktvergabe-Workflow, der die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt. Gleichzeitig erlaubt das standardisierte System kleinere Workflow-Anpassungen an die individuellen Anforderungen der Verwaltung. Die Deutsche e-Beschaffung basiert auf einem monatlichen Lizenzmodell. Dadurch bietet sie attraktive Einstiegspreise an. Städte und Gemeinden können also ohne aufwendige Ausschreibungen sofort in die digitale Beschaffung einsteigen. Perspektivisch lässt sich die Lösung mit weiteren Modulen auf ein volles open-ordering-Projekt erweitern, sodass sich bereits bestehende Prozesse und Schnittstellen integrieren lassen.

Im Koalitionsvertrag ist das Kaufhaus des Bundes als zentraler digitaler Marktplatz für öffentliche Beschaffung verankert. Der Vertrag erörtert die Möglichkeit, kommunale Plattformen interoperabel mit bundesweiten Angeboten zukünftig zu verknüpfen. Die Software für das Kaufhaus des Bundes entwickelt ebenfalls veenion als technischer Partner. Ziel ist eine durchgängige Beschaffungslandschaft, in der Bedarfe, Angebote und Prozesse über alle Ebenen hinweg digital vernetzt sind. Die Lieferantenseite profitiert von effizienter Angebotserstellung, Bedarfsträger von standardisierten Sortimentszugängen und zentrale Stellen gewinnen Transparenz über Beschaffungsvolumina. So lassen sich Synergien zwischen Verwaltungsebenen nutzen, Prozesskosten senken und die Einhaltung vergabe­rechtlicher Anforderungen wird lückenlos dokumentiert.

Potenzial voll entfalten

Die Entwicklung zeigt, dass Digitalisierung im öffentlichen Einkauf weit über die bloße Abbildung bestehender Prozesse hinausgeht. Vielmehr entsteht ein vernetztes Ökosystem, in dem E-Procurement-Plattformen nicht nur Werkzeuge, sondern infrastrukturelle Grundlage für Zusammenarbeit und Steuerung sind. Ihr volles Potenzial entfalten sie dort, wo digitale Lösungen von Kommunen, Ländern und Bund integriert gedacht und umgesetzt werden.