Digitale SouveränitätVöllig losgelöst

Anlässlich der „Woche der digitalen Souveränität“ hat der Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) seine Mitglieder dazu aufgerufen, ihre Geschichte der digitalen Transformation und Souveränität einzureichen. Für den Einkaufsdienstleister TEK-Service aus Lörrach begann sie vor mehr als zehn Jahren und mündete in einer strategischen Neuausrichtung. Seit dem Jahr 2000 entwickelt TEK-Service Einkaufslösungen für öffentliche Verwaltungen und mittelständische Unternehmen. Auf Basis von webbasierten Portalen digitalisiert das Familienunternehmen Einkaufsprozesse und vernetzt Besteller, Lieferanten sowie Datenströme.

Für TEK-Service waren es nicht politische Überlegungen, sondern wiederkehrende Erfahrungen, die den Anstoß zu mehr Unabhängigkeit gaben. Über viele Jahre hinweg war die technologische Basis des Portalanbieters eng mit den Services eines weltweit dominierenden Softwarekonzerns verbunden. Dessen regelmäßige Produkt- und Versionswechsel führten dazu, dass kundenspezifische Erweiterungen und individuelle Weiterentwicklungen immer wieder angepasst oder neu aufgebaut werden mussten. Die Folge waren ein erheblicher Aufwand, eingeschränkte Innovationsspielräume und eine starke Abhängigkeit von Entscheidungen, die außerhalb des eigenen Einflussbereichs getroffen wurden.

Automatische Upgrades

Insbesondere automatische Upgrades des Softwareanbieters hatten in der Vergangenheit wiederholt zu Problemen geführt. Von einem Tag auf den anderen waren bewährte Funktionen und Prozesse nicht mehr oder nur eingeschränkt verfügbar. Das verursachte hohen Aufwand bei der Fehlerbehebung und Anpassung und führte zu Reibungsverlusten mit den Kunden.

Für einen Dienstleister, dessen Erfolg auf langfristigen Kundenbeziehungen und individuellen Anforderungen basiert, stellte diese Abhängigkeit ein erhebliches unternehmerisches Risiko dar. TEK-Service hatte damals erkannt: Wenn das Unternehmen innovativ und kundenorientiert bleiben will, muss es die Kontrolle über seine Technologie selbst in der Hand halten. Die Konsequenz: Das Unternehmen investierte in eigene Systeme und baute Lösungen auf, die die vollständige Unabhängigkeit von den Plattformen großer internationaler Softwareanbieter ermöglichen sollten.

Umstellung im laufenden Betrieb

Die Eigenentwicklungen hat das Unternehmen über Jahre hinweg parallel zur Bestandssoftware und dem operativen Tagesgeschäft vorangetrieben. Schritt für Schritt wurden Prozesse aus der alten in die neue Systemlandschaft ausgesteuert, um nach Prozessabschluss wieder in die bestehende Systemlandschaft überführt zu werden. Der Aufwand war für alle Beteiligten des Unternehmens immens. Planung, Entwicklung, Testläufe, Dokumentationen, Know-how-Transfer an Mitarbeitende und Kunden – an alles musste gedacht werden, und das im laufenden Betrieb.

Am Ende dieses langjährigen Transformationsprozesses stand die Migration in ein deutsches Rechenzentrum mit deutscher Cloud-Umgebung an. Damit gewährleistet die neue Infrastruktur die hohen Anforderungen, die öffentliche Auftraggeber und Unternehmen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance stellen. 2025 konnte das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Im Rahmen eines geplanten Wartungsfensters wurde die Verbindung zwischen alter und neuer Systemlandschaft gekappt. Die bisherigen Server blieben zunächst im Stand-by-Betrieb, um bei Bedarf auf Bestandsdaten zugreifen zu können. Gleichzeitig nahm die neue Plattform im deutschen Rechenzentrum ihren Betrieb auf und stand Kunden sowie Partnern unmittelbar zur Verfügung. Die Umstellung verlief störungsfrei, und TEK-Service betreibt seine Einkaufsportale nun vollständig eigenständig.

Anforderungen der Kunden im Zentrum

Die Weiterentwicklungen orientieren sich heute ausschließlich an den Anforderungen der Kunden – und nicht mehr an Produktzyklen, Lizenzmodellen oder strategischen Entscheidungen externer Softwareanbieter. Auch die Zugriffsberechtigungen auf seine Systeme bestimmt TEK-Service heute selbst.

Für TEK-Service und seine Kunden ergeben sich daraus mehrere Vorteile. Dazu zählen die freie Wahl von Technologien und Dienstleistungsunternehmen sowie die Möglichkeit, individuelle Kundenanforderungen schneller umzusetzen. Zugleich verringert sich die Abhängigkeit von den Geschäfts- und Lizenzmodellen globaler Plattformanbieter. Durch den Einsatz eigener, weiterentwickelter Technologie können zudem Qualität und Verlässlichkeit erhöht werden.

TEK-Service begrüßt die „Woche der digitalen Souveränität“ des BITMi ausdrücklich. Mit den veröffentlichten Wechselgeschichten würdigt der Verband den gesellschaftlichen Beitrag, den der deutsche IT-Mittelstand jeden Tag leistet. TEK-Service versteht den eigenen, über Jahre vollzogenen Wechsel zu einer unabhängigen Systemlandschaft als Beispiel für diesen Beitrag.