AdvertorialIn 48 Stunden gestartet. In einem Quartal flächendeckend im Einsatz

80 Prozent der Verwaltungsmitarbeitenden nutzen eine KI-Plattform in ihrem Arbeitsalltag – nach gerade einmal einem Quartal im Produktivbetrieb. Was nach einem ambitionierten Pilotprojekt klingt, ist in der Gemeinde Herzebrock-Clarholz schlicht der aktuelle Stand. Es ist das Ergebnis einer Einführung, die auf klaren Entscheidungen, pragmatischem Vorgehen und einem Bürgermeister basiert, der die Sache selbst in die Hand genommen hat.

Der Ausgangspunkt: Kein KI-Budget, keine IT-Abteilung – und trotzdem eine klare Anforderung

Herzebrock-Clarholz im Kreis Gütersloh zählt rund 16.500 Einwohner und etwa 100 Verwaltungsmitarbeitende. Bis Ende 2025 gab es keine KI-Lösung im Haus. Den ersten Impuls setzte Bürgermeister Marco Diethelm selbst: Auf einer Konferenz des Netzwerks junger Bürgermeister:innen nahm er an einem Ayunis-Workshop teil. Was er dort sah, traf eine Verwaltungsrealität, die er gut kannte.

Gesucht war eine Lösung, die sich ohne monatelange Einführungsprojekte und ohne eigene IT-Infrastruktur umsetzen lässt. Transparent im Preis, DSGVO-konform und klar auf den öffentlichen Sektor ausgerichtet. Drei Faktoren gaben letztlich den Ausschlag: die Möglichkeit, in 48 Stunden loszulegen, eine nachvollziehbare Preisgestaltung ohne Lizenzdschungel – und positive Empfehlungen von Bürgermeisterkolleg:innen, die Ayunis Core bereits im Einsatz hatten.

„Dass verschiedene Modelle genutzt werden können, ist ein wichtiger Vorteil. So können wir je nach Aufgabe abwägen, welche Lösung fachlich sinnvoll, datenschutzrechtlich vertretbar und organisatorisch praktikabel ist. Anderen Kommunen, die mit dem Thema KI starten, kann ich Ayunis Core uneingeschränkt empfehlen – gerade wegen der schnellen Einführung und der klaren Preisgestaltung.“

Marco Diethelm, Bürgermeister, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Die Einführung: Fünf Schritte, die andere Kommunen direkt übernehmen können

Der Rollout in Herzebrock-Clarholz folgte einem klaren Muster – strukturiert genug, um replizierbar zu sein, und pragmatisch genug, um in einer Verwaltung dieser Größenordnung zu funktionieren.

1. Schulung zuerst. Vor dem produktiven Start stand eine fachbereichsübergreifende Schulung zu Datenschutz und Cybersicherheit. Alle Mitarbeitenden starteten damit mit demselben Grundverständnis für den verantwortungsvollen Umgang mit KI.
2. Eine zentrale Anlaufstelle im Haus. Mit Thorben Sickau, Vizekämmerer und KI-Beauftragter, wurde eine feste Ansprechperson benannt. Diese Rolle erwies sich als Schlüsselfaktor für die schnelle Verbreitung.
3. Vor-Ort-Termine in jeder Fachabteilung. Der KI-Beauftragte besuchte die Teams, analysierte gemeinsam mit den Beschäftigten konkrete Arbeitsabläufe und identifizierte die Einsatzbereiche mit dem größten Nutzenpotenzial. Aus diesen Gesprächen entstanden die ersten produktiven Fähigkeiten.
4. Experimentieren ausdrücklich erlaubt. Mitarbeitende wurden eingeladen, eigene Routinen kritisch zu hinterfragen und selbst zu entdecken, wo das Werkzeug sie unterstützt – statt fertige Lösungen vorgesetzt zu bekommen.
5. Pragmatischer Rollout statt Big Bang. Stellen ohne nennenswerten Schreibtischanteil – etwa der Hausmeisterdienst – wurden bewusst ausgeklammert. Das Ergebnis: 80 Prozent Nutzungsabdeckung, was in der Praxis einem nahezu flächendeckenden Einsatz entspricht.

„Entscheidend ist für mich: Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden ausdrücklich, zu experimentieren, ihre eigenen Arbeitsabläufe zu hinterfragen und selbst herauszufinden, wo Ayunis Core sie am besten unterstützen kann. Genau dort entstehen die wertvollsten Anwendungen.“

Thorben Sickau, KI-Beauftragter, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Die Praxis: Vom Bürgermeisterbüro bis in die Sachbearbeitung

Ayunis Core ist heute in sechs Fachbereichen produktiv oder in konkreter Erprobung: Bürgermeisterbüro, Personal, Zentrale Dienste & Beschaffung, Ordnungsamt, Hochbauamt und Gebäudemanagement. Typische Aufgaben sind Stellenbewertungen nach TVöD, Stellenausschreibungen, Dienstanweisungen, Angebotsvergleiche, Bürgeranfragen und Social-Media-Posts.

Bürgermeister Marco Diethelm gehört selbst zu den aktivsten Nutzern: Er beantwortet Bürgeranfragen mit Unterstützung von Ayunis Core und verwaltet die Social-Media-Auftritte der Gemeinde auf Instagram und Facebook über eine eigens erstellte KI-Fähigkeit. Besonders überzeugt hat ihn die Diktierfunktion: Sie verkürzt den Weg zwischen Gedanke, Notiz und veröffentlichtem Text spürbar.

Ein konkretes Beispiel aus der Beschaffung zeigt die Alltagswirkung besonders deutlich. Eine neue Mitarbeiterin erhielt wenige Wochen nach Dienstantritt den Auftrag, eine Arbeitsschutzplattform im Wert von über 15.000 Euro zu beschaffen. Marktrecherchen bei Nachbarkommunen verliefen ergebnislos, ein bekannter Anbieter schied wegen zu hoher Kosten früh aus. Sie stand vor einer anspruchsvollen Beschaffungsaufgabe – in einem fachlich komplexen Sachgebiet, kurz nach Stellenantritt.

Mit Ayunis Core schärfte sie zunächst das Anforderungsprofil, legte eine wiederverwendbare KI-Fähigkeit an, ließ Angebote strukturiert vergleichen und bereitete die Entscheidungsvorlage vor. Die Entscheidungsträger nahmen die Vorlage positiv auf. Was ohne KI-Unterstützung mehrere Wochen in Anspruch genommen hätte, erledigte sie in wenigen fokussierten Arbeitsphasen verteilt über einige Tage.

„Ayunis Core hat mir ermöglicht, eine zeitintensive Rechercheaufgabe effizient abzuschließen und meine Energie gezielt einzusetzen, anstatt sie durch ständige Unterbrechungen zu verlieren.“

Frau Rosenthal, Zentrale Dienste und Beschaffung, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Die Ergebnisse: Messbare Wirkung nach einem Quartal

Aus dem ersten Quartal Produktivbetrieb zeichnen sich konkrete Effekte ab:

• Beschaffungsvorgänge werden um ein bis zwei Wochen verkürzt und liefern eine bessere Entscheidungsgrundlage.
• Stellenbewertungen nach TVöD werden durch KI-gestützte Argumentation fundierter belegt – mit direkter Wirkung auf den Personalhaushalt.
• Neue Mitarbeitende bearbeiten Vorgänge früher selbstständig, auch in komplexen Sachgebieten.
• Standardarbeiten wie Dienstanweisungen, Ausschreibungstexte und Bürgerantworten entstehen einheitlicher und schneller.

Die selbst erstellten KI-Fähigkeiten – von der Stellenbewertung über Angebotsvergleiche bis hin zu Social-Media-Vorlagen – sind dabei nicht nur intern im Einsatz: Über den Ayunis Marketplace können sie mit anderen Kommunen geteilt und von diesen nachgenutzt werden.

Der nächste Schritt: Rechtsquellen, mobile Nutzung, gemeinsame Wissensbasis

Herzebrock-Clarholz plant, Ayunis Core künftig an die täglich genutzten Rechtsquellen anzubinden: Bundes- und Landesgesetze, Satzungen, DIN-Normen und bisherige Beschlüsse aus dem Dokumentenmanagement. Hinzu kommen mobile Nutzung und ein gemeindeweiter einheitlicher Schreibstil für alle KI-gestützten Texte. Über den Ayunis Marketplace soll die Gemeinde noch mehr eigene Fähigkeiten teilen und bewährte Vorlagen anderer Kommunen nachnutzen.

Über Ayunis Core

Ayunis ist auf sichere und souveräne Software-Lösungen für den öffentlichen Sektor spezialisiert. Bereits rund 800 Kommunen setzen auf Produkte des Münchner GovTech-Unternehmens, um ihre Prozesse zu modernisieren. Mit Ayunis Core bietet Ayunis ein VerwaltungsGPT, das speziell für den Einsatz in öffentlichen Einrichtungen entwickelt wurde. Die Lösung ermöglicht Kommunen jeder Größe einen sicheren und effizienten Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Verwaltungsalltag. Ayunis Core ist 100 Prozent Open Source, DSGVO-konform und lässt Kommunen die freie Wahl beim eingesetzten Modell. Damit bietet die Software eine europäische, datenschutzkonforme Alternative zu kommerziellen KI-Anwendungen und unterstützt Verwaltungen dabei, KI sicher und regelkonform am Arbeitsplatz zu nutzen.