MünchenArbeitsplatz flexibel buchen

Zunehmende Digitalisierung, neue aktivitätsbasierte Büroraumkonzepte und die Möglichkeiten von Homeoffice haben das vorherrschende Verständnis von Arbeit weitreichend verändert: Die Digitalisierung von Geschäftsabläufen und Prozessen sowie Homeoffice fördern ein ortsunabhängiges Arbeiten, neue Büroraumkonzepte bieten ein vielfältiges Arbeitsbereichsangebot, das die aktuelle Tätigkeit unterstützt. Der Ort der Aufgabenerledigung wird somit unmittelbar an die konkret zu erledigende Aufgabe geknüpft. Mit den neuen Büroraumkonzepten und der Flexibilisierung von Arbeit geht zudem das Loslösen vom eigenen, festen Arbeitsplatz einher. Diese Entwicklung hat das Potenzial, nicht nur attraktive Arbeitsbedingungen für die Mitarbeitenden zu schaffen, sondern auch eine optimierte Nutzung verfügbarer Büroflächen zu erreichen.
Die Grundvoraussetzungen dafür, dass Büroarbeitsplätze flexibel, aktivitätsbasiert und ortsunabhängig genutzt werden können, hat im Jahr 2021 das auf zahlreiche Standorte verteilte Kreisverwaltungsreferat der bayerischen Landeshauptstadt München (LHM) identifiziert. Wichtig ist demnach insbesondere, Transparenz und Sicherheit hinsichtlich der verfügbaren Büroarbeitsplätze zu schaffen – Interessierte müssen wissen, welche Arbeitsplätze gerade wo zur Verfügung stehen. Als potenzielle Lösung wurde gemeinsam mit weiteren Referaten der LHM der Einsatz einer Sharing-Plattform für die Buchung von Büroarbeitsplätzen erprobt. Nach erfolgreicher Bewerbung von Isarwatt beim Innovationswettbewerb der Stadt München konnte gemeinsam mit der Energiegenossenschaft in einer mehrwöchigen Co-Creation-Phase die Sharing-Plattform klink für den Einsatz im städtischen Umfeld eingerichtet werden.

Achtwöchige Pilotphase

Im Rahmen einer achtwöchigen Pilotphase konnten dann knapp 100 Test-User aus verschiedenen Referaten rund 20 Büroarbeitsplätze an verschiedenen Standorten der LHM standortübergreifend buchen. Zusätzlich wurde für eine Abteilung die Buchung der vorgehaltenen und nicht ausreichenden Büroarbeitsplätze am eigenen Standort ermöglicht. In der Sharing-Plattform konnten die beteiligten Referate standortübergreifend buchbare sowie für die eigenen Mitarbeitenden zur Verfügung stehende Arbeitsmöglichkeiten darstellen. Für jede Arbeitsmöglichkeit wurden die Ausstattung vor Ort, die zeitliche Verfügbarkeit – zum Beispiel nur von Montag bis Mittwoch zwischen 6:00 und 15:00 Uhr – sowie der berechtigte Nutzerkreis definiert. Zusätzlich konnten weitere relevante Informationen wie Zugang oder Lage hinterlegt werden. Die Test-User konnten die eingestellten Arbeitsmöglichkeiten in Abhängigkeit der Verfügbarkeiten buchen. Eine Suchfunktion ermöglichte das Filtern nach gewünschten Standorten und benötigten zeitlichen Verfügbarkeiten.
Im Anschluss an die Pilotphase wurde eine umfangreiche Evaluation durchgeführt. Diese bestätigte, dass sich die angestrebten Ziele, attraktive Arbeitsbedingungen zu fördern und die Nutzung vorhandener Büroflächen zu optimieren, mit dem Einsatz der Sharing-Plattform erreichen lassen. Rund 89 Prozent der Befragten gaben an, dass die Möglichkeit eines standortübergreifenden Arbeitens die Attraktivität der Stadt München als Arbeitgeberin steigern kann – die Plattform schafft die Voraussetzungen hierfür, indem sie transparent macht, welche Arbeitsplätze überhaupt zur Verfügung stehen, und unterstützt so eine räumlich flexible Arbeitsweise der Beschäftigten. Die Arbeitswege der Mitarbeitenden lassen sich damit signifikant verkürzen oder können ganz eingespart werden.

Besser ausgelastete Räume

Des Weiteren ergibt sich durch den Einsatz der Lösung die Chance, Räume besser auszulasten: Die Mehrheit der Befragten (74 Prozent) sieht ein klares Potenzial dafür, vorhandene Büroflächen mithilfe der Plattform optimal zu nutzen und nicht benötigte Flächen durch die Reduzierung der erforderlichen Anzahl an vorgehaltenen Arbeitsplätzen langfristig einzusparen.
Entscheidend beim Einsatz einer Sharing-Plattform ist die Überlegung, für welche Fachbereiche ein standortübergreifendes und aktivitätsbasiertes Arbeiten sinnvoll oder überhaupt möglich ist. Insbesondere für Bereiche mit aktuell hoher Anwesenheitserfordernis und Bindung an einen bestimmten Arbeitsplatz oder Arbeitsbereich – wie es etwa für Mitarbeitende im Bürgerbüro der Fall ist – ist eine Einbindung der Büroarbeitsplätze in eine Sharing-Plattform zum aktuellen Zeitpunkt nicht zielführend. Vielmehr sollten solche Bereiche in den Fokus genommen werden, welche häufig wechselnde Tätigkeiten aufweisen und aufgrund verschiedener Termine regelmäßig an unterschiedlichen Standorten an Besprechungen teilnehmen. Zusätzlich können alle Bereiche betrachtet werden, bei welchen aufgrund der Aufgabenstellung kein eigener Arbeitsplatz erforderlich ist – hier können nicht benötigte Arbeitsplätze eingespart oder nicht ausreichende Büroarbeitsplätze optimal genutzt werden.
Da die Pilotphase das Erfordernis einer Sharing-Plattform für die Landeshauptstadt München bestätigt hat, setzt das IT-Referat nun ein entsprechendes IT-Projekt auf, um die Einführung einer solchen Lösung für städtische Büroarbeitsplätze in die Tat umzusetzen.