OerlinghausenDigiChange-Ergebnisse liegen vor

Anfang 2021 hat die niedersächsische Stadt Oerlinghausen beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensburg-Lippe (krz) zwei DigiChange-Projekte in Auftrag gegeben. Jetzt hat der IT-Dienstleister die Ergebnisse präsentiert.
Wie das krz mitteilt, umfassen sie die Erstellung einer kommunalen Digitalisierungsstrategie über die nächsten sieben Jahre und ein Wissensmanagement-Konzept. Letzteres soll die Übergabe bei Ruhestand, Weggang oder Vertretungen von publikumsrelevanten Bereichen etwa wegen Urlaub oder Krankheit optimal gestalten. Zudem soll es der Verwaltung als Entscheidungsgrundlage zur Umsetzung der Digitalisierung dienen.
In fünf Terminen seit Januar 2021 hatten die krz-Mitarbeiter um den krz-Koordinator für Kommunalberatung Torsten Fisahn gemeinsam mit der Oerlingshauser Digitalisierungsbeauftragten Sabine Lindhorst, Fachbereichsleiter Marcel Jagnow und betroffenen Beschäftigten der Stadt die beiden Konzepte entwickelt.
Alle Beteiligten loben die schnelle und zielgerichtete Arbeitsweise des Teams, die auch dazu geführt habe, dass das Wissensmanagement-Konzept bereits bei einigen Oerlinghauser Kolleginnen und Kollegen angewendet werde.
Einmal mehr habe sich in dem Projekt gezeigt, dass Digitalisierung weit mehr ist, als nur die Einführung neuer Technik, sondern eine ganzheitliche Umstrukturierung, die immer mehr auch die Mitarbeitenden in den Fachbereichen betreffe. Kernziel beider DigiChange-Projekte sei gewesen, direkt mit den Beschäftigten der Kommune die Punkte herauszuarbeiten, in der die Digitalisierung Lösungen bereits bestehender Probleme biete.

Digitalisierungsstrategie bis 2028

Laut krz umfasst die Digitalisierungsstrategie einen Zeitstrahl mit Bündelungen und Prioritäten unter Einbeziehung bestehender Projekte. Unter konstruktiver und wertschätzender Einbeziehung der zuständigen Fachbereiche wurden für die Digitalisierung diejenigen Bereiche ermittelt und priorisiert, die aufgrund der personellen Ausstattung, der demografischen Entwicklungen und der Zielgruppe besonders von einer Umwandlung profitieren. Wichtig sei hier, dass ein Change-Management aufgebaut werde, das in den drei Schritten Information, Kommunikation und Transaktion die Mitarbeitenden einbezieht.
So stehe als erste Aufgabe die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) an. Bis 2028 sollen dann laut dem gemeinsam erarbeiteten Plan, der auch Umstellungen und Puffer ermögliche, alle Bereiche der Oerlingshauser Verwaltung digitalisiert sein.

Wissen erfassen und teilen

Auch im Bereich des Wissensmanagements sei aufgrund des Altersstrukturatlasses der Stadt und der Publikumsnähe der einzelnen Fachbereiche eine Priorisierung vorgenommen worden. Des Weiteren sei thematisiert worden, wie Wissen erfasst und zur Verfügung gestellt werden könne, und wie die Mitarbeiter motiviert werden können, ihr Wissen zu teilen. Wissensmanagement liefere zudem die Möglichkeit, mehr über die eigene Verwaltung zu erfahren.
Bürgermeister Dirk Becker habe hier auf die besondere Situation seiner Kommunalverwaltung mit weniger als 100 Beschäftigten hingewiesen. Nicht jeder Kollege habe eine Vertretung, oft handle es sich um Einzelkämpfer. Anhand eines eigenen Altersstrukturatlasses könne die Kommune zum Beispiel rechtzeitig auf bevorstehende Ruhestände reagieren. Das Konzept des krz sei dafür eine tolle Ergänzung.
Ein proaktiver Umgang mit dem demografischen Wandel und der Digitalisierung biete große Chancen, so Becker, indem sich die Aufgaben der Städte und Gemeinden verlagern – weg von der Verwaltung im eigentlichen Sinne des Wortes, hin zur Gestaltung des kommunalen Lebens. Standardaufgaben können automatisiert werden, übergreifende Themen müssen nicht mehr individuell und vor Ort entschieden werden.
Die Ergebnisse beider DigiChange-Projekte werden auch dafür verwendet, andere Städte und Gemeinden im Verbandsgebiet zu unterstützen. „So schaffen wir Synergieeffekte durch Übertragungspotenziale, denn die Nachfrage nach Beratung durch die Kommunen ist groß“, betont Torsten Fisahn. „Das krz sieht sich als umfassender Dienstleister für alle Mitgliedkommunen und steht weiterhin beratend und unterstützend für die Digitalisierungsumsetzung zur Verfügung.“