Kreis Minden-LübbeckeDigitale Sozialakte

In den kommunalen Jobcentern im Kreis Minden-Lübbecke wird seit Sommer 2016 die digitale Sozialakte mit Anbindung an das Fachverfahren AKDN-sozial genutzt. Die Lösung wurde vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) gemeinsam mit dem Kreis und den Pilotkommunen Espelkamp, Lübbecke und Minden entwickelt. Im Fokus stand dabei die optimale und datenschutzkonforme Unterstützung der Zusammenarbeit des Optionskreises Minden-Lübbecke mit den Kommunen, welche die Leistungsgewährung nach SGB II wahrgenommen haben. Zum Jahresanfang 2018 hat der Kreis die Delegation der Aufgaben zur Leistungsgewährung nach SGB II zurückgenommen. Die daraus resultierenden Veränderungen wurden von einer Projektgruppe analysiert, die vom krz begleitet wurde. Die umfangreichen Anpassungen hat der IT-Dienstleister nach eigenen Angaben fristgerecht umgesetzt. Dadurch konnte die zentrale Lösung bereits Ende 2017 auch im Jobcenter der Stadt Preußisch Oldendorf eine selbstentwickelte SharePoint-Umgebung ablösen. 35.000 Dokumente hat das krz in diesem Zuge in das von ihm betriebene Dokumenten-Management-System (DMS) übernommen.
Inzwischen arbeiten laut krz-Angaben 65 Mitarbeiter an vier Standorten mit rund 22.000 digitalen Akten und profitieren von der automatisierten Aktenbildung und Ablage sowie der schnellen Informationsbeschaffung und Auskunftserteilung. Am größten Standort Minden sorge eine zentrale Scan-Stelle für einen noch effektiveren Arbeitsablauf. Den Sachbearbeitern stünden vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die E-Akte zu füllen – so etwa das Einscannen am Arbeitsplatz, das Hinzufügen digital vorliegender Dokumente oder die direkte Ablage aus den verschiedenen Office-Anwendungen.
„Durch den Einsatz der digitalen Akte verkürzen sich die Entscheidungswege, weil Suchzeiten verringert werden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit und nachdem sich die Kolleginnen und Kollegen auf die veränderten Arbeitsabläufe eingestellt haben, haben alle die Vorteile der digitalen Akte erkannt und niemand möchte mehr zurück zum analogen System“, berichtet Helen Weßel-Brinkmann, Teamleiterin am Standort Minden. Ziel ist es, die E-Akte im Jobcenter nun flächendeckend einzusetzen sowie für weitere Rechtsgebiete der Leistungsverwaltung zu implementieren, um Vorgänge noch effizienter bearbeiten zu können, teilt das krz mit.