LeobenELAK beschleunigt Bauverfahren

Als eine der ersten Kommunen Österreichs will die Stadt Leoben in der Steiermark komplett digital arbeiten. Dadurch sollen etwa bei der Abwicklung von Bauverfahren Zeiteinsparungen für die Bürger erzielt werden. Hierzu waren neben entsprechenden Software-Lösungen auch tiefgreifende organisatorische Änderungen notwendig. Unterstützt wurde Leoben (24.500 Einwohner) dabei von der Firma OTS Informationstechnologie. „Größte Herausforderung bei diesem Projekt war die Umsetzung der Organisationsentwicklung“, erklärt Dunja Valenti, Stabsstellenleiterin Organisation und Controlling sowie Projektleiterin seitens der Stadt Leoben. „In Zusammenarbeit mit der Firma OTS wurde der Spagat zwischen IT-Implementierung und Optimierung der Verfahrensabläufe jedoch erfolgreich gemeistert.“
Grundstein der Organisationsoptimierung ist nach Angaben von OTS, dass die gesamte Tagespost bereits um 9:30 Uhr den einzelnen Sachbearbeitern zur Verfügung steht. Die eingehende Tagespost wird via Scanner zentral digitalisiert, indexiert und mit einer Eingangs-ID versehen, die gleichzeitig zur Identifikation des physischen Dokuments verwendet wird. Nach der Erfassung wird das digitale Dokument in elektronische Postmappen gespeichert. Die weitere Bearbeitung erfolgt gemäß den jeweiligen Rechten durch die einzelnen Referate. Auch eingehende E-Mails werden automatisch erfasst und revisionsicher in den zentralen Postmappen gesichert. Die weitere Bearbeitung und die Generierung neuer Dokumente erfolgt dann mithilfe des Dokumenten-Management-Systems DMS³/eAkteOpen+ von OTS, das eine zentrale Komponente für den Elektronischen Akt (ELAK) beinhaltet. Durch die vorlagenbasierte Dokumentenerstellung wird laut Hersteller ein einheitliches Erscheinungsbild erreicht. Zudem werden Vorgangsinformationen automatisch in die Dokumente integriert und garantieren so eine schnelle und wirtschaftliche Bearbeitung.
Selbst komplexe Bauvorgänge lassen sich im ELAK effizient und übersichtlich verwalten. So kann die Stadt Leoben laut Projektleiterin Dunja Valenti schon jetzt rund 20 Prozent der Verfahrensdauer im Baugenehmigungsverfahren einsparen. Diese Vorgangsbeschleunigung komme vor allem den Bürgern, aber auch der Verwaltung selbst zugute. Auch in anderen Bereichen ermöglicht die eingesetzte Lösung eine Optimierung der Arbeitsprozesse, etwa durch elektronische Genehmigungsabläufe mit digitaler Signatur. Für die dezentrale Bearbeitung der ELAK-Dokumente kommen in Leoben auch mobile Clients zum Einsatz. Über eine integrierte elektronische Unterschrift können Dokumente dann von allen Beteiligten direkt unterschrieben werden. Wie das Unternehmen OTS mitteilt, sind weitere Einsatzgebiete für den Elektronischen Akt bereits in Planung. So sollen etwa die hybride Zustellung sowie die über zwanzig Beteiligungsunternehmen der Stadt Leoben an ELAK angebunden und so das externe Reporting sichergestellt werden.