Kreis ViersenElektronischer Rechnungsworkflow

Der Kreis Viersen bearbeitet Rechnungen jetzt digital. Damit ist die Kommune laut eigenen Angaben Vorreiter am Niederrhein und im Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN). „Hierdurch handeln wir nachhaltig. Und wir bearbeiten Rechnungen schneller“, erklärt der Leiter des Amts für Personal und Organisation beim Kreis Viersen, Karl Schippers und ergänzt: „Wir haben einen Rechnungsworkflow eingeführt, der vollständig elektronisch und ohne Ausdrucke funktioniert.“ Außerdem sei für alle beteiligten Sachbearbeiter jederzeit sichtbar, in welchem Bearbeitungsstadium sich die Rechnung befindet.
Bei einem Gesamtvolumen von etwa 30.000 Rechnungen im Jahr ergibt sich durch die Digitalisierung großes Einsparpotenzial, teilt der Kreis weiter mit. Denn Papier gehe in der Verwaltung für gewöhnlich einen langen Weg: „Seit Jahrzehnten landen die Rechnungen üblicherweise in Papierform auf den Schreibtischen der Sachbearbeiter. Dann werden sie gestempelt, kopiert, verteilt, im Aktenschrank der Fachämter abgeheftet und in der Kreiskasse archiviert“, erläutert Achim Wankum, Leiter des Amts für Finanzen im Kreis Viersen. Eine einseitige Rechnung in Papierform habe einen drei- bis vierfachen Papiereinsatz zur Folge, weil Kopien für die Akten gemacht werden müssen.
Der Kreis Viersen will laut eigenen Angaben grundsätzlich weniger Papier verwenden. So habe der Papieratlas 2019 die Kommune für ihr nachhaltiges Handeln gewürdigt. Durch die elektronische Rechnungsbearbeitung ergeben sich laut Kreisangaben Einsparungen von mehr als 31.000 Litern Wasser, mehr als 6.500 Kilowattstunden Strom und 635 Kilogramm CO2-Emissionen pro Jahr.