MönchengladbachEntsorger digitalisiert Prozesse

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) schreibt es vor: Bund, Länder und Kommunen müssen bis Ende des Jahres 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anbieten. Eine Pflicht, die oft als lästig empfunden wird. Die Corona-Pandemie hat aber gezeigt, dass die rasant fortschreitende Digitalisierung viele Prozesse vereinfachen und beschleunigen kann. Davon haben alle etwas: die Mitarbeitenden der Verwaltung sowie die Bürgerinnen und Bürger.
Das Software-Haus Sensis aus Viersen hat mit der Lösung TRAS eine Software für Abfallwirtschafts- und Entsorgungsunternehmen entwickelt. Die vollständig skalierbare und modular aufgebaute Lösung lässt sich bei kommunalen Abfallwirtschafts- und Städtereinigungsbetrieben, bei großen Entsorgungsunternehmen, bei Deponiebetreibern, Recycling- und Verbrennungsanlagen, bei Abfallerzeugern sowie mittelständischen Container-Diensten einsetzen.
Das Modul „Kommunale Dienste“ ist speziell auf die Anforderungen des OZG-Standards abgestimmt. Mit TRAS werden die Serviceprozesse im Umfeld der kommunalen Abfallentsorgung von der Anfrage bis zur Durchführung digitalisiert. Damit ist die Basis für die kommunale Auftragsverwaltung (KAV) online erstellt, die wiederum mit dem OZG zur gesetzlichen Pflicht wird. Mithilfe von TRAS können im Rahmen der kommunalen Auftragsverwaltung Einzelaufträge erfasst, durchgeführt und verfolgt werden. Diese Art der Auftragserledigung sowie die Verfolgung und Abrechnung erfolgen in der gewohnten Umgebung in einer datenbankgestützten Abwicklung.


In Mönchengladbach im Einsatz

Bereits erfolgreich im Einsatz ist die Lösung TRAS bei den Mönchengladbacher Abfall-, Grün- und Straßenbetrieben (MAGS). Bevor die Prozesse digitalisiert wurden, gingen Aufträge dort auf verschiedenen Kommunikationswegen ein: Per Telefon, E-Mail, Brief oder gar Fax. „Problem der ganzen Zugangswege waren der hohe Verwaltungsaufwand und die naturgemäß intransparente Datenqualität“, berichtet Matthias Otten, der das Einführungsprojekt koordiniert hat. „Was am Telefon besprochen wurde, kann falsch verstanden werden, Briefe gingen in Ablagen verloren. Es hat schon viel Aufwand und Akribie benötigt, da einen guten Job zu machen.“
Nun können sich die Bürgerinnen und Bürger einfach digital und rund um die Uhr bei dem Mönchengladbacher Entsorger melden – direkt von ihrem Smartphone aus oder über das Bürgerportal. Je nach Antrag startet die Software dann automatisiert den entsprechenden Vorgang.
Inzwischen lasse sich fast alles digital erledigen, so Otten: „Einige Verwaltungsprozesse laufen bereits komplett automatisiert, so zum Beispiel die Änderung der Personenzahl im Haushalt, Meldungen rund um die Tonne wie ‚Tonne defekt‘ oder ‚Tonne gestohlen‘, die Erteilung eines SEPA-Mandats oder die Bestellung der Sperrmüllabholung.“ Auch Prozesse wie der Eigentümerwechsel, die Bestellung einer Tonne oder die Beantragung von Eigenkompostierung wurden digitalisiert.

Alle profitieren


Der Einsatz der Sensis-Software hat für die Verwaltung und die Bürger Mönchengladbachs Vorteile. Für die Bürger sind die Abfall-, Grün- und Straßenbetriebe nun jederzeit erreichbar und sie können ihre Anliegen auf elektronischem Wege leichter und schneller lösen.
Der Entsorger selbst spart durch den Einsatz von TRAS Zeit und kann auf die manuelle Datenerfassung verzichten. „Wir haben unsere Fehlerquote dramatisch reduziert und hatten schon nach drei Monaten eine Automatisierungsrate von 40 Prozent im Sperrmüllprozess“, berichtet Matthias Otten. „Das Wichtigste ist aber, dass wir nun vollständig die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes erfüllen.“